Spis treści:
- Przez jaki czas należy przechowywać różne rodzaje dokumentów?
- Jakich umów i rachunków nie warto wyrzucać?
- Co może się stać, jeśli zbyt wcześnie wyrzucisz dokumenty?
Przez jaki czas należy przechowywać różne rodzaje dokumentów?
Nie ma jednego terminu, przez który trzeba przechowywać wszystkie umowy i rachunki. To, jak długo warto zachować dany dokument, zależy przede wszystkim od jego rodzaju oraz celu, jaki może spełniać w przyszłości. W niektórych przypadkach obowiązek przechowywania wynika z przepisów, w innych jest to po prostu zabezpieczenie swoich interesów.
Przykładowe okresy przechowywania dokumentów to:
- dokumenty podatkowe - co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku,
- umowy kredytowe i dokumenty dotyczące spłaty zobowiązań - warto zachować co najmniej do czasu całkowitego rozliczenia, a najlepiej również przez pewien okres po spłacie,
- rachunki i faktury związane z gwarancją lub rękojmią - do czasu wygaśnięcia uprawnień z tego tytułu,
- umowy dotyczące nieruchomości - najlepiej przechowywać bezterminowo,
- dokumenty związane z zatrudnieniem lub ubezpieczeniem - przez okres, w którym mogą być potrzebne do potwierdzenia uprawnień lub dochodzenia roszczeń.
Warto pamiętać, że samo zakończenie umowy nie zawsze oznacza, że dokument można od razu wyrzucić. W wielu sytuacjach może on być potrzebny do potwierdzenia zawarcia umowy, jej warunków lub wykonania zobowiązań, nawet kilka lat po zakończeniu współpracy.
Jakich umów i rachunków nie warto wyrzucać?
Niektóre dokumenty warto przechowywać nawet wtedy, gdy nie ma już ustawowego obowiązku ich archiwizowania. Mogą okazać się potrzebne w przypadku reklamacji, sporu z kontrahentem, sprzedaży nieruchomości czy konieczności udowodnienia dokonanej płatności.
Szczególnie warto zachować:
- umowy sprzedaży i akty notarialne dotyczące nieruchomości,
- umowy kredytowe oraz potwierdzenia całkowitej spłaty zobowiązania,
- umowy dotyczące zakupu samochodu oraz dokumenty potwierdzające jego nabycie,
- rachunki i faktury za droższy sprzęt RTV, AGD czy elektronikę - przynajmniej do czasu upływu gwarancji lub rękojmi,
- dokumenty dotyczące remontów i modernizacji nieruchomości, które mogą być potrzebne np. przy jej późniejszej sprzedaży,
- polisy ubezpieczeniowe oraz dokumenty potwierdzające wypłatę odszkodowania.
Dobrym rozwiązaniem jest również zachowanie potwierdzeń przelewów dotyczących ważniejszych płatności, takich jak zakup nieruchomości, samochodu czy spłata kredytu. W razie sporu mogą one stanowić dowód, że zobowiązanie zostało wykonane.
Co może się stać, jeśli zbyt wcześnie wyrzucisz dokumenty?
Zbyt wczesne pozbycie się umów, rachunków czy potwierdzeń płatności może utrudnić dochodzenie swoich praw. W wielu sytuacjach to właśnie dokumenty stanowią najważniejszy dowód zawarcia umowy, dokonania zapłaty lub wykonania określonych obowiązków.
Brak odpowiednich dokumentów może powodować m.in.:
- trudności z uznaniem reklamacji lub skorzystaniem z gwarancji i rękojmi,
- problemy z udowodnieniem, że zobowiązanie zostało spłacone,
- trudności podczas kontroli podatkowej, jeżeli dokument powinien być jeszcze przechowywany,
- problemy z dochodzeniem swoich roszczeń w przypadku sporu z drugą stroną umowy.
Należy też pamiętać, że odtworzenie dokumentów po kilku latach nie zawsze jest możliwe. Choć w niektórych przypadkach można zwrócić się o duplikat faktury lub umowy, nie każda firma przechowuje dokumentację przez nieograniczony czas.
WB
