Spis treści:
- Których dokumentów nie wyrzucać?
- Jak długo przechowywać dokumenty podatkowe, bankowe i rachunki?
- Dokumentacja pracownicza i dokumenty ZUS. Kiedy można je zniszczyć?
Których dokumentów nie wyrzucać?
Spośród dokumentów, które warto zachować na stałe, wyróżnia się przede wszystkim świadectwa pracy. W teorii większość informacji o naszym zatrudnieniu trafia do systemów, niemniej jednak eksperci zalecają zachowanie tych dokumentów. Po pierwsze dlatego, że nikt nie gwarantuje braku awarii systemu, błędów w dokumentacji, likwidacji miejsca zatrudnienia czy konieczności udowodnienia okresów zatrudnienia.
Z tych samych powodów nie należy pozbywać się umów o pracę, zaświadczeń o zatrudnieniu i dokumentów potwierdzających wynagrodzenie. Na liście znajdują się także dokumenty dotyczące urlopów wychowawczych, służby wojskowej czy okresów pobierania zasiłków. Te bowiem mogą być dowodem w postępowaniach przed ZUS-em, zwłaszcza jeśli dokumentacja pracodawcy została zniszczona lub zaginęła.
Do dokumentów, których również nie należy wyrzucać, należą akty notarialne, umowy sprzedaży nieruchomości, dokumenty potwierdzające nabycie spadku, umowy darowizny, orzeczenia sądowe dotyczące własności oraz księgi wieczyste i ich odpisy. Są one podstawą wykazania prawa własności oraz historii nieruchomości.
Na stałe warto zachować również akty stanu cywilnego, czyli akt urodzenia, akt małżeństwa, akt rozwodu czy akt zgonu członka rodziny. Choć obecnie wiele z tych danych znajduje się w elektronicznych rejestrach państwowych, dokumenty często są potrzebne przy sprawach spadkowych, notarialnych czy administracyjnych.
Nie należy także pozbywać się dokumentów potwierdzających uzyskane wykształcenie. W tym świadectw ukończenia szkół, dyplomów studiów, certyfikatów zawodowych oraz uprawnień. Są one wydawane jednorazowo, a uzyskanie duplikatu po wielu latach może być czasochłonne, a w niektórych przypadkach niemożliwe.
Jak długo przechowywać dokumenty podatkowe, bankowe i rachunki?
Spora część dokumentów finansowych nie wymaga przechowywania przez całe życie. I tak na przykład dokumenty podatkowe, w tym zeznania PIT, potwierdzenia ich złożenia, faktury oraz dokumenty będące podstawą rozliczeń z urzędem skarbowym, należy przechowywać przez pięć lat. Termin ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Na przykład wiec przechowanie rozliczenia PIT za 2025 rok przedawnia się 31 grudnia 2031 roku. Po tym czasie dokumenty można zniszczyć, o ile nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola.
Taki sam pięcioletni okres dotyczy większości dokumentacji księgowej przedsiębiorców, w tym ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych oraz sprawozdań finansowych. Niemniej jednak dla niektórych dokumentów jak dotyczących na przykład kredytów, środków trwałych czy roszczeń, termin liczy się od zakończenia danej transakcji lub postępowania.
Do kiedy trzymać potwierdzenia przelewów bankowych? Tu eksperci podpowiadają, aby dokumenty związane z wykonaniem umowy przechowywać co najmniej przez sześć lat. Wynika to z faktu, że dokładnie tyle wynosi obecnie podstawowy termin przedawnienia większości roszczeń majątkowych wynikających z Kodeksu cywilnego.
W przypadku rachunków za media, czynsz czy opłaty administracyjne warto również zachować je przez kilka lat. Przydadzą się bowiem w razie ewentualnych roszczeń czy reklamacji. Dokumenty dotyczące kredytu hipotecznego warto zachować przez cały okres spłaty zobowiązania, a także kilka lat po jego całkowitym uregulowaniu.
Dokumentacja pracownicza i dokumenty ZUS. Kiedy można je zniszczyć?
W przypadku dokumentacji pracowniczej obowiązki dotyczą przede wszystkim pracodawców. Obecnie okres przechowywania akt osobowych zależy od daty nawiązania stosunku pracy. Jak czytamy na biznesowej stronie gov.pl, jeżeli pracownik został zatrudniony po 1 stycznia 2019 r., pracodawca przechowuje dokumentację przez okres zatrudnienia oraz 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.
W przypadku osób zatrudnionych między 1999 a 2018 rokiem okres ten może wynosić 10 lub 50 lat zależnie od tego, czy pracodawca złożył do ZUS-u tzw. raport informacyjny. Natomiast dla pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem zasadą pozostaje 50-letni okres archiwizacji dokumentacji pracowniczej.
Jednocześnie, a jak wspomnieliśmy wyżej, pracownik nie powinien zakładać, że skoro pracodawca przechowuje dokumenty, sam może je wyrzucić. Wręcz przeciwnie, każdy zatrudniony powinien trzymać się wymienionych terminów.
Nieco inaczej wygląda sytuacja z dokumentami składanymi do ZUS-u przez przedsiębiorców. Co do zasady kopie deklaracji rozliczeniowych i raportów przekazywanych do ZUS-u należy przechowywać przez pięć lat od dnia ich przekazania. W dodatku od początku listopada 2025 r. zlikwidowano obowiązek przechowywania papierowych kopii zgłoszeń przekazywanych elektronicznie do ZUS-u.
