Kiedy po raz pierwszy usłyszał Pan o Krajowym Systemie e-Faktur, jaka była pierwsza reakcja? Czy pomyślał Pan raczej: "kolejna zmiana w przepisach", czy od razu pojawiła się obawa, że to będzie skomplikowany system, który może być trudny do opanowania?
Huber Charków: Niestety pojawiła się obawa o zmianę, bo oznaczało to konieczność nauczenia się czegoś nowego. Trochę było to denerwujące, gdyż zamiast ułatwiać przedsiębiorcom prowadzenie biznesu, co chwilę zmieniają się przepisy.
Kiedy pojawiła się myśl, że warto poszukać narzędzia, które uprości obsługę faktur i jednocześnie poradzi sobie z KSeF? Czy była to świadoma decyzja, czy raczej efekt rozmowy z kimś, kto podsunął takie rozwiązanie?
Szczerze mówiąc, ominęło mnie szukanie narzędzi do KSeF, gdyż od początku prowadzenia działalności, czyli od 2018 roku, korzystam z mBanku. Ucieszyłem się, kiedy moja księgowa powiedziała, że mOrganizer dobrze działa i będzie w pełni zintegrowany z KSeF.
Oglądałem później kilka wprowadzeń do ministerialnego KSeFu, ale moim zdaniem jest on mało intuicyjny i brakuje w nim funkcji usprawniających pracę. Oczywiście spełnia podstawowe założenia dotyczące wystawiania faktur, ale każdorazowe wpisywanie danych, pilnowanie terminów i brak możliwości łatwego kopiowania podobnych dokumentów nie ułatwia pracy.
Co było dla Pana największym zaskoczeniem, kiedy zaczął Pan korzystać z narzędzia do obsługi faktur i KSeF w jednym miejscu? Czy rzeczywiście okazało się to prostsze, niż Pan zakładał na początku?
Największym zaskoczeniem było to, że mOrganizer nie zmienił diametralnie moich nawyków związanych z wystawianiem faktur. Bardzo mi odpowiadało, że nie muszę uczyć się wszystkiego od nowa i mogę nadal skupiać się przede wszystkim na swojej pracy. Dużą zaletą jest też możliwość wysyłania faktur z systemu jednocześnie e-mailem, jak i do KSeF.
Jak wygląda dziś wystawianie faktury w Pana firmie w porównaniu z tym, jak było wcześniej? Czy w codziennej pracy odczuwa Pan w ogóle, że faktura przechodzi przez system KSeF, czy raczej dzieje się to "w tle"?
Samo wystawianie faktur nie trwa dłużej. Mogę przygotować dokument i wysłać go szybko do KSeF i do klienta e-mailem. Problemy pojawiają się tylko przy korektach błędów, które zdarzają się każdemu.
Właśnie - to jak to jest z tymi korektami? Czy mOrganizer wspomaga Pana w takich operacjach?
Wspomaga i to bardzo - wystarczy, że rozpocznę korektę i system od razu wystawi mi sam skorygowaną fakturę i wyśle ją do KSeF. Jeszcze nie do końca wiem, jak wygląda sprawa przy podaniu błędnych danych klienta ponieważ wszyscy się tego uczymy, ale mam nadzieje, że to również będzie bezproblemowe.
Biorąc pod uwagę charakter Pana działalności - raczej opiera się Pan na fakturach kosztowych czy sprzedażowych? Jak mOrganizer radzi sobie z katalogowaniem i przechowywaniem dokumentów?
Ciężko jest mi jednoznacznie określić, czy są to kosztowe czy sprzedażowe - oczywiście życzymy sobie, żeby jak najwięcej było sprzedażowych (śmiech). Moja działalność w głównej mierze polega na graniu koncertów oraz skupianiu się na sprawach z nimi związanymi. Nie wyobrażam sobie żebym podczas przygotowań do obecnego projektu - skupionego nie tylko na muzyce, ale zadbaniu o to, żeby świece również zaskakiwały słuchaczy tworząc coś wyjątkowego, musiał jeszcze dodatkowo uczyć się nowej obsługi systemu, a także wystawiał każdą fakturę przez ministerialny system. Wszystkie faktury mam poukładane w e-segregatorze w ramach mOrganizera i system mi je sam pobiera. Dzięki temu mogę skupić na swoich rzeczach, bez obaw o przetrzymywanie faktur.
Kluczowa wydaje się oszczędność czasu. Czy po wdrożeniu takiego rozwiązania zauważył Pan, że obowiązkowe czynności trwają dziś krócej?
Trochę dłużej trwa w chwili obecnej przesłanie faktur z całego miesiąca, ponieważ trzeba bardziej kontrolować, które dokumenty zostały już wysłane, a które jeszcze nie. Niestety część przedsiębiorców wystawia faktury, a część jeszcze paragony z NIP-em, co jest bardzo męczące, ponieważ równolegle funkcjonują dwa systemy. Z drugiej strony dostarczanie faktur jest dziś szybsze. Dzięki synchronizacji nie muszę się tym martwić.
Ciekawi mnie moment przełomowy. Czy był taki dzień lub sytuacja, w której pomyślał Pan: "To wcale nie jest takie trudne, jak się obawiałem"?
Chyba wtedy, kiedy wystawiłem pierwsze faktury w systemie. Oczywiście pojawiła się frustracja przy wgrywaniu faktur z różnych źródeł lub przy korektach, ale na razie jestem zadowolony.
I na koniec pytanie praktyczne. Gdyby przedsiębiorca, który wciąż obawia się KSeF, poprosił Pana o jedną radę z własnego doświadczenia - co by Pan powiedział, żeby przekonać go, że ten system wcale nie musi być taki straszny?
System nie będzie straszny tylko wtedy, kiedy wszyscy będziemy z niego korzystać już w pełni, a nie tylko częściowo. Obecnie nadal istnieją różnice między sposobem wystawiania faktur i paragonów, co komplikuje pracę. Ale myślę, że kiedy każdy przedsiębiorca w końcu dołączy do KSeF i przejdziemy na bardziej ujednolicony system rozliczeń, zauważymy, że liczba dokumentów papierowych, jakie co miesiąc musimy dostarczać do księgowości lub sami obsługiwać i przetrzymywać, jest znacząco mniejsza.
