Do 30 września wpis adresu do doręczeń elektronicznych w Bazie Adresów Elektronicznych musi uzyskać każda jednoosobowa firma zarejestrowana w CEIDG do końca 2024 r., która tego jeszcze nie zrobiła. Przy czym od lipca 2025 r. adres trzeba było założyć przy każdej zmianie wpisu w CEIDG, także przy zmianie kodu PKD czy zawieszeniu działalności.
E-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, z tymi samymi skutkami prawnymi. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. Do tej pory założono blisko 5 mln takich skrzynek (zarówno prywatnych, jak i firmowych).
Od października dla firm będą obowiązkowe.
Jeśli urząd wyśle pismo, a przedsiębiorca go nie odbierze, po 14 dniach uznaje się je za doręczone. Od tego momentu liczą się terminy na odpowiedź na wezwanie czy odwołanie od decyzji, niezależnie od tego, czy ktoś pismo przeczytał. Może to stanowić prawdziwe ryzyko w całej tej zmianie. Dlatego zaraz po aktywacji warto włączyć powiadomienia e-mail i ustalić, kto w firmie regularnie sprawdza skrzynkę. W małej działalności to najczęściej sam właściciel, który akurat jest na urlopie albo u klienta.
- Sam wniosek nie wystarczy. Po jego złożeniu przychodzi e-mail z linkiem aktywacyjnym i dopiero po aktywacji adres trafia do Bazy Adresów Elektronicznych. Utworzenie adresu i skrzynki może potrwać kilka dni, więc kto zostawi to na 30 września, może formalnie nie zdążyć. Nie zmienia to tego, że wniosek trzeba złożyć jak najszybciej. Wiele osób ma już skrzynkę do e-Doręczeń jako osoba prywatna, na przykład w mObywatelu, i uważa, że sprawa jest załatwiona. Nie jest. Firma potrzebuje osobnego adresu, a skrzynki prywatnej nie można używać do spraw firmowych. Firmowa skrzynka działa w Koncie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl, a publiczna usługa Poczty Polskiej jest bezpłatna - zwraca uwagę Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt.
Zobacz również:
Rzecznik MŚP pozytywnie ocenia rozwiązania służące unowocześnianiu administracji i usprawnianiu komunikacji przedsiębiorców z urzędami i przyznaje, że e-Doręczenia mają potencjał, aby ograniczyć czas poświęcany na obsługę korespondencji i ułatwić prowadzenie spraw urzędowych, ale ma zastrzeżenia.
- Wprowadzaniu nowych obowiązków cyfrowych powinna towarzyszyć szeroka i odpowiednio wcześnie prowadzona akcja informacyjna, skierowana również do mikro- i małych przedsiębiorców. Samo udostępnienie informacji na stronach administracji może okazać się niewystarczające. Istotne jest, aby przedsiębiorca wiedział nie tylko, że został objęty nowym obowiązkiem, lecz także rozumiał, jakie działania powinien podjąć, w jakim terminie i jakie skutki wiążą się z korzystaniem z nowego systemu. Szczególnego znaczenia nabiera zapewnienie prostych instrukcji oraz dostępnego wsparcia w okresie przejściowym - mówi Interii Dagmara Rybicka, dyrektor Gabinetu Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców. I jak dodaje, powinny być uwzględniane możliwości najmniejszych przedsiębiorców, a poziom kompetencji cyfrowych, dostęp do odpowiedniego sprzętu czy jakość infrastruktury internetowej pozostają zróżnicowane. Dlatego proces cyfryzacji powinien być prowadzony w sposób, który zapewnia przedsiębiorcom odpowiedni czas na dostosowanie się oraz dostęp do wsparcia.
E-Doręczenia czy ePUAP? Przedsiębiorcy mogą łatwo się pomylić
Brak odpowiedniej kampanii informacyjnej może zaskoczyć zwłaszcza osoby, które od wielu lat nie prowadzą działalności gospodarczej, bo one także mają obowiązek założenia firmowej skrzynki.
- Zawieszenie oznacza czasowe zaprzestanie wykonywania działalności, nie powoduje jednak ustania wszystkich relacji przedsiębiorcy z administracją. Również w tym okresie może być do niego kierowana korespondencja przez organy administracji, m.in. dotycząca spraw związanych z wcześniejszym prowadzeniem firmy. Z tej perspektywy zapewnienie skutecznego kanału doręczeń także w okresie zawieszenia działalności znajduje uzasadnienie - ocenia Dagmara Rybicka.
Zobacz również:
Dodaje przy tym, że sposób realizacji tego obowiązku powinien uwzględniać specyfikę sytuacji przedsiębiorcy, który czasowo nie prowadzi firmy i może pozostawać poza bieżącym obiegiem spraw związanych z jej funkcjonowaniem.
- Dlatego, zdaniem Rzecznika MŚP, istotne jest zachowanie proporcji pomiędzy potrzebą zapewnienia organom skutecznej możliwości doręczania korespondencji a zakresem obowiązków nakładanych na przedsiębiorcę w okresie zawieszenia działalności. Szczególnego znaczenia nabiera przy tym jasne informowanie o konieczności monitorowania adresu do e-Doręczeń również w czasie zawieszenia oraz o konsekwencjach związanych z otrzymaniem korespondencji tą drogą - mówi Rybicka.
Jak od strony technicznej założyć i aktywować skrzynkę, by nie przegapić korespondencji, która tam wpłynęła?
"Samo uzyskanie adresu do e-Doręczeń nie wystarczy - aby zacząć korzystać z usługi, trzeba jeszcze aktywować adres i skrzynkę. Dopiero po aktywacji adres zostaje wpisany do bazy BAE i możliwe jest wysyłanie oraz odbieranie korespondencji. Firmy mogą korzystać z darmowej usługi e-Doręczeń u publicznego dostawcy, za pośrednictwem Konta Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl" - tłumaczy Ministerstwo Cyfryzacji. I wyjaśnia, jak to działa od strony technicznej i operacyjnej.
W tym celu należy przygotować wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń w e-usłudze na Biznes.gov.pl lub wniosek o zmianę danych w CEIDG, a następnie go podpisać i wysłać. Ministerstwo Cyfryzacji sprawdzi wniosek merytorycznie i formalnie. O tym, że adres i skrzynka zostały utworzone, przedsiębiorca dowie się z wiadomości e-mail przesłanej przez zespół e-Doręczeń. Po otrzymaniu wiadomości aktywacyjnej przedsiębiorca powinien zalogować się do Konta Przedsiębiorcy. Logowanie jest możliwe przy użyciu profilu zaufanego lub e-dowodu. Przy aktywowaniu adresu do e-Doręczeń system poprosi o podanie adresu e-mail, na który będą przychodziły powiadomienia m.in. o nowych wiadomościach pojawiających się w skrzynce do e-Doręczeń. Na aktywowany adres do e-Doręczeń przyjdzie wiadomość o jego wpisie do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Od tego momentu urzędy, które mają adresy do e-Doręczeń, będą przesyłać firmie korespondencję tylko elektronicznie, na adres wpisany do BAE.
"Skrzynką może zarządzać sam przedsiębiorca albo wskazany przez niego administrator. Warto pamiętać, że od momentu wpisania ADE do BAE staje się on właściwym adresem przedsiębiorcy do elektronicznej korespondencji urzędowej. Oznacza to, że podmioty publiczne korzystające z e-Doręczeń mogą kierować pisma właśnie na ten adres. Z adresu do doręczeń elektronicznych można korzystać również za pośrednictwem kwalifikowanych dostawców usług (KDU). Koszty uzyskania i korzystania z adresów u dostawców kwalifikowanych określają cenniki oraz zasady opłat w e-Doręczeniach. Wymiana korespondencji z podmiotami publicznymi jest dostępna niezależnie od wyboru dostawcy usługi, a przesyłki kierowane do i od podmiotów publicznych pozostają bezpłatne także dla użytkowników korzystających z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego" - tłumaczy biuro prasowe Ministerstwa Cyfryzacji.
Część przedsiębiorców może się obecnie pogubić, jeśli chodzi o elektroniczne kanały wymiany korespondencji z administracją państwową. Czym w praktyce różni się system e-Doręczeń od ePUAP?
Jak tłumaczy Ministerstwo Cyfryzacji, e-Doręczenia są nowym standardem elektronicznego doręczania korespondencji, wdrażanym etapowo zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych. Nie należy jednak utożsamiać e-Doręczeń z ePUAP - są to odrębne rozwiązania i odrębne usługi. Od 1 stycznia 2026 roku e-Doręczenia stały się podstawowym sposobem komunikacji między podmiotami publicznymi a niepublicznymi - o ile przepisy szczególne nie przewidują innych form doręczeń.
- Funkcjonowanie równolegle kilku elektronicznych narzędzi kontaktu z administracją może powodować problemy wykraczające poza samą dezorientację przedsiębiorców. Ryzyko pojawia się w sytuacji, gdy dotychczas wykorzystywany kanał, np. ePUAP, nadal pozostaje technicznie dostępny, natomiast przesłane za jego pośrednictwem pismo w określonej sprawie nie wywołuje już skutku prawnego. Przedsiębiorca może więc pozostawać w przekonaniu, że prawidłowo dopełnił obowiązku, podczas gdy właściwym sposobem komunikacji są już e-Doręczenia - przyznaje Dagmara Rybicka.
Nie wystarczy założyć skrzynkę. Trzeba ją regularnie sprawdzać
Jak dodaje, do Biura Rzecznika MŚP trafiały sprawy pokazujące praktyczne konsekwencje braku jednolitych zasad doręczania korespondencji. - Zdarzało się, że w kontaktach z tym samym przedsiębiorcą wykorzystywane były różne kanały - elektroniczne i tradycyjne. W jednej ze spraw przedsiębiorczyni nie zapoznała się w terminie z korespondencją przesłaną jednym z nich, co przełożyło się na uchybienie terminowi na podjęcie dalszych czynności. Takie sytuacje pokazują, że sposób komunikacji administracji z przedsiębiorcą musi być uporządkowany i przewidywalny.
Cyfryzacja powinna upraszczać kontakt z urzędem i dawać przedsiębiorcy pewność, gdzie znajdzie korespondencję oraz w jaki sposób skutecznie załatwi daną sprawę. Konieczność równoległego monitorowania kilku miejsc i każdorazowego weryfikowania zasad doręczeń przeczy idei upraszczania relacji z administracją - dodaje w rozmowie z Interią.
Zobacz również:
Dlatego Rzecznik MŚP postuluje uporządkowanie zasad elektronicznych doręczeń, precyzyjne określenie sposobów ich stosowania oraz jasne informowanie o konsekwencjach wyboru określonej formy kontaktu. W okresie przejściowym potrzebna jest także szeroka akcja informacyjna dotycząca wprowadzanych zmian. Docelowo rozwiązania te powinny tworzyć spójny i przejrzysty model, który ograniczy ryzyko negatywnych konsekwencji wynikających wyłącznie z zastosowania niewłaściwej formy doręczenia.
Z kolei Piotr Juszczyk zwraca uwagę, że od początku 2026 r. zmieniły się zasady wysyłania pism do urzędu skarbowego. Według Ministerstwa Finansów podania wysłane przez ePUAP nie są skutecznie doręczane organom podatkowym. Pismo elektroniczne trzeba wysłać na adres do e-Doręczeń urzędu albo przez e-Urząd Skarbowy lub PUESC. Przedsiębiorca, który z przyzwyczajenia wyśle wniosek czy korektę przez ePUAP, może się przekonać, że dla urzędu ten dokument nigdy nie dotarł. - Dlatego e-Doręczeń nie traktowałbym jak kolejnego urzędniczego obowiązku do odhaczenia. To po prostu nowa skrzynka pocztowa firmy, tylko że listonosz nie dzwoni dwa razy - komentuje.
Monika Krześniak-Sajewicz
