Na pierwszy rzut oka faktura w KSeF wygląda jak każda inna. Znajdziemy na niej dane sprzedawcy i nabywcy, pozycje towarów lub usług, kwoty netto, VAT i brutto. Różnice kryją się w innym miejscu. Otóż zamiast zwykłego pliku PDF powstaje ustrukturyzowany dokument w formacie XML, który odczytuje państwowy system.
Wystawianie faktur kiedyś i dziś
Faktura najpierw trafia więc do KSeF, a odbiorca uzyskuje do niej dostęp w systemie, gdzie zostaje zapisana i otrzymuje swój unikalny numer identyfikacyjny. Kolejna różnica polega na tym, iż do tej pory za wystawienie faktury uznawało się zapisanie pliku lub jego wysłanie.
Obecnie - w standardowym trybie online - dokument staje się oficjalną fakturą dopiero wtedy, gdy system go przyjmie i nada mu numer. Od tej chwili dokument istnieje w państwowej bazie i jest dostępny zarówno dla wystawcy, jak i dla odbiorcy. W praktyce oznacza to mniej problemów z przechowywaniem faktur, ale też nowy etap w procesie ich tworzenia.
Największa zmiana polega zatem na tym, że faktura przestaje być zwykłym plikiem, który krąży między firmami w mailach i folderach. KSeF wprowadza centralne miejsce przechowywania, gdzie trafiają wszystkie faktury. Dokument istnieje w jednym, oficjalnym źródle.
Zmienia się także sposób identyfikacji faktury. Zamiast polegać wyłącznie na numerze nadanym przez firmę, dokument otrzymuje dodatkowy numer w systemie KSeF. To swoisty identyfikator, potwierdzający fakt, że faktura została zarejestrowana i jest widoczna w systemie. Dzięki temu znika część sporów o to, czy i kiedy dokument faktycznie został wystawiony i wysłany.
Jak przygotować się do wystawienia faktury w KSeF?
Zanim wystawisz pierwszą fakturę w systemie, potrzebujesz dostępu do KSeF. Logowanie odbywa się na przykład za pomocą Profilu Zaufanego, e-dowodu albo certyfikatu kwalifikowanego. To sposób na potwierdzenie, że dokument rzeczywiście wysyła osoba uprawniona do działania w imieniu firmy.
Kolejny etap to nadanie uprawnień osobom, które będą wystawiały faktury. W wielu firmach zajmuje się tym księgowa albo pracownik działu finansowego. KSeF pozwala przypisać konkretne role, dzięki czemu jedna osoba może wystawiać dokumenty, a inna tylko je przeglądać.
Na końcu trzeba zdecydować, w jaki sposób będziesz z systemu korzystać. Faktury wystawiać można z pomocą aplikacji Podatnika MF, komercyjnego programu do obsługi KSeF, jak mOrganizer finansów czy innego narzędzia zintegrowanego z systemem.
Jako mBank wspieramy przedsiębiorców w sprawnym przejściu na KSeF, oferując mOrganizer finansów: narzędzie do bezpłatnego i nielimitowanego wystawiania oraz odbierania e‑faktur bezpośrednio z panelu konta firmowego, bez konieczności logowania do dodatkowych systemów. mOrganizer automatycznie podpowiada i uzupełnia część danych, zapamiętuje kontrahentów i pozwala opłacać faktury jednym kliknięciem. Dzięki temu cały proces przebiega szybciej, z mniejszym ryzykiem błędów, a w razie wątpliwości przedsiębiorcy mogą skorzystać z darmowej infolinii i asysty księgowej współpracującej z mBankiem
Jak wystawić fakturę w KSeF?
Sam proces wystawienia faktury w KSeF zaczyna się od zalogowania do systemu i wybrania odpowiedniej firmy (jeśli działasz w imieniu więcej niż jednego podmiotu). Po wejściu do panelu możesz utworzyć nową fakturę i zdecydować, jakiego rodzaju dokument chcesz wystawić. W zależności od sytuacji będzie to zwykła faktura sprzedażowa, faktura zaliczkowa, końcowa albo korygująca. Na tym etapie system prowadzi użytkownika przez kolejne pola formularza. Należy je uzupełnić, aby dokument spełniał wymogi struktury KSeF.
Następnie pojawia się część doskonale znana każdemu przedsiębiorcy: uzupełnianie danych faktury. Wprowadzasz informacje o sprzedawcy i nabywcy, w tym numer NIP oraz podstawowe dane firmy. Następnie dodajesz pozycje sprzedaży: nazwę towaru lub usługi, ilość, cenę jednostkową i odpowiednią stawkę VAT. System automatycznie oblicza wartości netto, podatku i kwoty brutto, dzięki czemu łatwo sprawdzić, czy wszystko się zgadza. W tym miejscu wpisuje się również informacje o płatności: termin zapłaty, forma płatności czy numer rachunku bankowego.
Ostatni etap to weryfikacja i wysłanie faktury do systemu. Po sprawdzeniu danych dokument zostaje zapisany w odpowiednim formacie i przesłany do KSeF. Jeśli wszystko jest poprawne, system przyjmuje fakturę i nadaje jej unikalny numer identyfikacyjny. W tym momencie faktura uznawana jest za wystawioną.
Wystawienie faktury w KSeF - instrukcja krok po kroku:
- Zaloguj się do systemu KSeF.
- Wybierz rodzaj faktury.
- Uzupełnij dane sprzedawcy i nabywcy.
- Dodaj pozycje faktury.
- Wypełnij informacje o płatności.
- Sprawdź dane i wyślij fakturę do KSeF.
- Odbierz numer KSeF.
Jak wystawić fakturę do KSeF szybciej dzięki mOrganizer Finansów?
W teorii wszystko da się zatem zrobić bezpośrednio w rządowym systemie. W praktyce oznacza to jednak sporo ręcznej pracy, ale pomocą przychodzą narzędzia upraszczające cały proces, takie jak mOrganizer finansów.
Wówczas przedsiębiorca wystawia fakturę w jednym miejscu, a system automatycznie przygotowuje dokument zgodny z wymaganiami KSeF i przesyła go dalej. Największą zaletą takiego rozwiązania jest oszczędność czasu i zredukowanie liczby ewentualnych błędów. Dane kontrahentów mogą być zapamiętane, część informacji podpowiada system, a finalnie faktura trafia do KSeF.
Wystawienie faktury z pomocą mOrganizera finansów - instrukcja krok po kroku:
- Po zalogowaniu przejdź do zakładki "Przychody", wybierz opcję "Wystaw fakturę" lub skorzystaj z opcji "Wystaw z szablonu".
- Wybierz typ faktury.
- Uzupełnij dane kontrahenta - wystarczy wpisać NIP, a system automatycznie pobierze dane firmy.
- Numer faktury zostanie przypisany automatycznie zgodnie z przyjętym schematem w firmie.
- Dodaj pozycje faktury - nazwę towaru lub usługi, ilość, stawkę VAT, cenę oraz GTU (jeśli wymagane).
- Wypełnij sekcje dodatkowe - między innymi dane bankowe i formę płatności.
- Zatwierdź fakturę - dokument zostaje zapisany w systemie i przygotowany do obsługi w KSeF.
Jak poprawić błąd na fakturze w KSeF?
Warto wiedzieć, iż w KSeF nie ma możliwości anulowania ani edytowania wystawionej faktury. Gdy dokument zostanie zatwierdzony i przyjęty przez system, trafia do centralnego rejestru i pozostaje tam na stałe. Jeśli więc zauważysz błąd w danych kontrahenta, kwocie albo stawce VAT - jedynym rozwiązaniem jest wystawienie faktury korygującej.
Taki dokument musi zawierać numer faktury, której dotyczy korekta, datę jej wystawienia, powód wprowadzenia zmian oraz poprawne dane. Co ważne, korekta również trafia do KSeF i funkcjonuje w systemie jako osobny dokument.
KSeF zmienia sposób obiegu faktur w Polsce, ale nie zmienia samej logiki fakturowania. Nadal wystawiasz dokument sprzedaży, wpisujesz dane klienta i określasz kwoty. Różnica polega na tym, że faktura najpierw trafia do centralnego systemu, który nadaje jej oficjalny numer i przechowuje ją w swojej bazie.
Dla przedsiębiorców kluczowe jest jedno: im szybciej oswoisz się z nowym procesem, tym mniej będzie w nim stresu i chaosu. A jeśli do wystawiania faktur wykorzystasz narzędzie, które automatyzuje wysyłkę do KSeF, cały proces może okazać się zaskakująco prosty.
