Spis treści:
- Czym jest KSeF i kto musi z niego korzystać?
- Czy osoby wykonujące rękodzieło muszą korzystać z KSeF?
- Kiedy małe firmy będą zobowiązane do korzystania z KSeF?
Czym jest KSeF i kto musi z niego korzystać?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma teleinformatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej. System ten wprowadza jednolity format faktury ustrukturyzowanej, co ma na celu uproszczenie obiegu dokumentów oraz zwiększenie przejrzystości rozliczeń podatkowych.
KSeF jest przeznaczony przede wszystkim dla przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury VAT. Obowiązek korzystania z systemu dotyczy podatników VAT czynnych oraz zwolnionych z VAT, którzy prowadzą działalność gospodarczą i dokumentują sprzedaż fakturami. Oznacza to, że większość firm działających w Polsce zarówno dużych, jak i małych, będzie zobowiązana do wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF.
System nie obejmuje natomiast osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej i nie wystawiają faktur. W takich przypadkach korzystanie z KSeF nie jest wymagane.
Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF ma natomiast na celu ujednolicenie sposobu wystawiania faktur, usprawnienie kontroli podatkowej oraz ograniczenie nadużyć w obrocie gospodarczym. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność dostosowania systemów księgowych i sposobu dokumentowania sprzedaży do nowych przepisów.
Czy osoby wykonujące rękodzieło muszą korzystać z KSeF?
Osoby wykonujące rękodzieło, które prowadzą działalność gospodarczą i wystawiają faktury VAT, co do zasady będą objęte obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Oznacza to, że jeżeli osoba wykonująca rękodzieło sprzedaje swoje wyroby innym firmom i dokumentuje transakcje fakturą, po wejściu w życie obowiązku będzie musiała wystawiać je za pośrednictwem KSeF.
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W takich przypadkach nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF, nawet po jego wdrożeniu. Faktura dla konsumenta może zostać wystawiona poza systemem, a korzystanie z KSeF w relacjach B2C pozostaje dobrowolne.
Kiedy małe firmy będą zobowiązane do korzystania z KSeF?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wprowadzany jest etapami i obejmie również małe firmy oraz mikroprzedsiębiorców. Terminy jego wdrożenia zależą przede wszystkim od statusu podatnika VAT, a nie od wielkości przedsiębiorstwa.
Zgodnie z aktualnymi przepisami:
- od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmuje podatników VAT czynnych, czyli przedsiębiorców zarejestrowanych jako płatnicy VAT,
- od 1 kwietnia 2026 roku system stał się obowiązkowy dla podatników zwolnionych z VAT, w tym wielu małych firm i osób prowadzących działalność gospodarczą na mniejszą skalę,
- od 1 stycznia 2027 roku obejmie wcześniej zwolnionych przedsiębiorców (z łączną sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie).
Oznacza to, że również osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, w tym osoby wykonujące rękodzieło wystawiające faktury innym firmom, będą zobowiązane do korzystania z KSeF od wskazanych terminów, jeżeli dokumentują sprzedaż fakturami.
WB
