KSeF to jedno z najgłośniejszych haseł ostatnich miesięcy. Czy Krajowy System e-Faktur jest Pani zdaniem rewolucją, czy raczej ewolucją - naturalnym etapem cyfryzacji państwa i polskich firm?
Anna Pawlak, Departament Klienta Firmowego w mBanku: KSeF jest jednocześnie rewolucją i naturalnym etapem ewolucji. Z jednej strony zmienia sposób myślenia o fakturowaniu - od papierowych i elektronicznych dokumentów przechowywanych lokalnie przechodzimy do jednolitego, centralnego systemu.
Z drugiej strony jest to kolejny krok w procesie cyfryzacji, który już od lat obserwujemy w sektorach takich jak bankowość czy administracja. Firmy coraz częściej korzystają z elektronicznego obiegu dokumentów, podpisów cyfrowych czy automatyzowanych systemów księgowych. Dla przedsiębiorców będzie to duża zmiana organizacyjna, ale docelowo może oznaczać bardziej uporządkowane, szybsze i bezpieczniejsze procesy.
Na pewno na systemie skorzysta państwo, ale czy przedsiębiorcy mają się z czego cieszyć? Czy mogą realnie zyskać na zmianie?
Tak, przedsiębiorcy również mogą realnie zyskać. KSeF przede wszystkim oznacza większą automatyzację i mniej pracy manualnej przy obiegu dokumentów. Jednolity format faktur pozwoli łatwiej integrować dane m.in. z systemami księgowymi - a to może oznaczać mniej błędów, szybsze księgowanie, większą kontrolę płatności i przejrzystość.
W dłuższym horyzoncie czasowym firmy mogą też ograniczyć koszty związane z archiwizacją dokumentów i obsługą papierowych procesów. Na korzyść jest również skrócenie czasu oczekiwania na zwrot VAT i tym samym poprawa płynności finansowej.
Wystawienie faktury do tej pory nie należało do czynności skomplikowanych. Czy z KSeF jest to trudniejsze, czy może jeszcze łatwiejsze niż dotychczas?
Na początku może wydawać się trudniejsze, ponieważ przedsiębiorcy będą musieli przyzwyczaić się do nowych zasad, procedur i narzędzi. Pojawia się konieczność integracji systemów, nadania uprawnień pracownikom. Jednak po okresie wdrożenia wystawianie faktur może być nawet łatwiejsze niż dotychczas. Firmy, które odpowiednio wcześniej przygotują swoje systemy i procesy, szybko odczują wygodę wynikającą z większej automatyzacji.
Jakie problemy mogą napotkać przedsiębiorcy? Czy wdrożenie KSeF wiąże się z ryzykiem błędów, które mogą skutkować karami?
Największym wyzwaniem będzie odpowiednie przygotowanie organizacji. Problemy mogą dotyczyć integracji systemów księgowych i sprzedażowych z KSeF, właściwego nadania uprawnień, a także poprawności danych przesyłanych do systemu. Dlatego kluczowe jest, aby potraktować wdrożenie KSeF jak zmianę całego procesu biznesowego.
Dodatkowym obszarem ryzyka jest także zmiana codziennych nawyków i sposobu pracy w firmie. KSeF oznacza odejście od dotychczasowej elastyczności - nie można już edytować faktury, "cofnąć" jej ani poprawić po wysłaniu. Wymusza to większą staranność już na etapie przygotowania danych. W wielu organizacjach konieczne będzie również ujednolicenie procedur, które do tej pory funkcjonowały nieformalnie.
Jakie są największe obawy przedsiębiorców związane z nowym systemem i czy rzeczywiście są one uzasadnione?
Przedsiębiorcy najczęściej obawiają się skomplikowanych procesów i dodatkowych kosztów, ryzyka awarii oraz kar za błędy, opóźnienia. Niektóre firmy martwią się również o bezpieczeństwo danych. Te obawy są zrozumiałe, bo KSeF rzeczywiście oznacza dużą zmianę organizacyjną, ale w praktyce największym zagrożeniem nie jest sam system, ale odkładanie przygotowań na ostatnią chwilę.
Jakie pytania najczęściej zadają przedsiębiorcy, którzy już zaczęli korzystać z KSeF?
Najczęściej przedsiębiorcy chcą się przede wszystkim upewnić, czy obowiązek korzystania z KSeF na pewno ich dotyczy (śmiech). Poza tym ich pytania koncentrują się głównie na kwestiach praktycznych związanych z codzienną obsługą systemu. Wśród najpopularniejszych tematów pojawiają się: zakres dokumentów w KSeF, postępowanie w razie błędu, współpraca z kontrahentami, w tym zagranicznymi a także kwestie techniczne.
Gdyby miała Pani obstawiać, kto będzie miał największy problem z wdrożeniem systemu, jak opisałaby Pani takie przedsiębiorstwo? Jak firmy mogą sobie ułatwić funkcjonowanie w tym systemie?
Przede wszystkim problem może spotkać przedsiębiorstwa, które odkładają wprowadzenie KSeF na ostatnią chwilę. Firmy, które nie przeanalizują wcześniej swoich procesów, nie przetestują integracji i nie przeszkolą pracowników, mogą odczuć wdrożenie najbardziej.
Poza rozpoczęciem przygotowań odpowiednio wcześniej dużym wsparciem może okazać się współpraca z partnerem, który oferuje rozwiązania integrujące z KSeF z codziennym zarządzaniem finansami firmy.
Czy firmy muszą całkowicie zmienić swoje systemy księgowe, aby korzystać z KSeF, czy istnieją rozwiązania, które ułatwiają integrację nowego systemu z obecnymi narzędziami?
Firmy zazwyczaj nie muszą zmieniać całej swojej księgowości, aby zacząć korzystać z KSeF. Większość popularnych programów została już rozbudowana o funkcje umożliwiające wysyłanie i odbieranie e‑faktur w nowym standardzie. Wystarczy upewnić się, że dotychczasowe narzędzie potrafi pracować z formatem KSeF oraz nawiązywać połączenie z systemem.
W praktyce przedsiębiorcy mogą również skorzystać z rozwiązań, które znacząco upraszczają cały proces. Jednym z nich jest mOrganizer Finansów od mBanku. Narzędzie integruje obsługę KSeF z codziennymi finansami firmy - pozwala zarówno wystawiać faktury, jak i automatycznie pobierać dokumenty przesłane przez kontrahentów. Całość działa w jednym, intuicyjnym środowisku, dzięki czemu nie trzeba przełączać się pomiędzy różnymi aplikacjami do faktur, płatności czy analizy danych.
Największą wartością takiego rozwiązania jest spójność informacji. Dane o fakturach automatycznie łączą się z historią rachunku i przelewami, co pozwala przedsiębiorcy szybciej kontrolować płatności i sprawniej zarządzać finansami. Co ważne, mOrganizer eliminuje konieczność logowania się do systemu ministerialnego czy ręcznego przekazywania dokumentów do księgowości - wszystkie faktury trafiają do niego automatycznie. Dzięki temu zyskujemy porządek, łatwe wyszukiwanie i kategoryzowanie dokumentów oraz zdecydowanie mniejsze ryzyko pomyłek.
Wyobraźmy sobie dwóch przedsiębiorców: jeden korzysta z tego narzędzia, drugi - wystawia faktury bezpośrednio przez krajowy system. Czym różni się ich codzienna praca?
Różnica między mOrganizerem a rozwiązaniem rządowym jest przede wszystkim w wygodzie i czasie poświęcanym na obsługę dokumentów. Przedsiębiorca, który pracuje bezpośrednio w krajowym systemie, musi samodzielnie logować się do KSeF, wyszukiwać faktury, pobierać je, a następnie przekazywać do księgowości. Wszystkie czynności wykonuje ręcznie, co przy większej liczbie dokumentów staje się czasochłonne i podatne na pomyłki.
Z kolei przedsiębiorca korzystający z mOrganizera Finansów ma większość tych procesów zautomatyzowanych. Faktury z KSeF pojawiają się w narzędziu automatycznie, można je łatwo kategoryzować, udostępniać księgowym jednym kliknięciem, a dodatkowo są one powiązane z płatnościami i historią rachunku. Dzięki temu dużo szybciej weryfikuje, co zostało opłacone, a co jeszcze czeka na realizację. Przekłada się to na realną oszczędność czasu i mniejsze ryzyko popełnienia błędu.
Dla jakich firm mOrganizer Finansów jest szczególnie przydatny - dużych organizacji czy raczej małych i średnich przedsiębiorstw?
mOrganizer Finansów jest szczególnie przydatny dla małych i średnich firm, które nie mają rozbudowanych działów księgowo‑finansowych ani własnych systemów zintegrowanych z KSeF. Dla takich przedsiębiorców automatyzacja pobierania faktur, ich porządkowanie i możliwość łatwego udostępniania dokumentów księgowym to realna oszczędność czasu i mniej formalności na co dzień.
Jednocześnie rozwiązanie sprawdzi się także w większych organizacjach, które chcą sprawnie połączyć obieg faktur z rozliczeniami bankowymi, mieć lepszą kontrolę nad płatnościami i zapewnić spójność danych w całej firmie. W praktyce jest to narzędzie uniwersalne.
Na koniec - co poradziłaby Pani przedsiębiorcom, których KSeF objął od kwietnia?
Przede wszystkim zachęcam, żeby potraktować tę zmianę spokojnie, ale jednocześnie odpowiedzialnie. Najważniejsze jest dobre przygotowanie - sprawdzenie czy firma ma odpowiednie narzędzia, czy pracownicy wiedzą, jak wygląda proces wystawiania i odbierania faktur w KSeF, oraz czy systemy są ze sobą poprawnie zintegrowane.
Zdecydowanie zachęcam również, by korzystać z narzędzi, które ułatwiają codzienną pracę - takich jak mOrganizer Finansów. Automatyczne pobieranie faktur, szybkie udostępnianie ich księgowym i dostęp do wszystkich dokumentów w jednym miejscu sprawiają, że przedsiębiorca może skupić się na prowadzeniu biznesu, a nie na obsłudze systemów.
