Spis treści:
- KSeF - co to jest?
- Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
- Kogo obejmuje obowiązek korzystania z KSeF?
KSeF - co to jest?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to ogólnopolski system teleinformatyczny służący do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Został stworzony przez Ministerstwo Finansów i umożliwia przesyłanie faktur bezpośrednio do centralnej bazy zamiast przekazywania ich wyłącznie między kontrahentami.
Faktura w KSeF ma określony, jednolity format elektroniczny (tzw. faktura ustrukturyzowana). Oznacza to, że dokument nie jest zwykłym plikiem PDF, ale zawiera dane zapisane w formacie zgodnym ze schemą określoną przez resort finansów. Po przesłaniu do systemu faktura otrzymuje unikalny numer identyfikujący i jest uznawana za wystawioną w momencie jej przyjęcia przez KSeF.
Zobacz również:
Cały system KSeF ma z kolei na celu uszczelnienie systemu podatkowego, ograniczenie nadużyć oraz uproszczenie obiegu dokumentów w firmach. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy będą wystawiać faktury za pośrednictwem systemu księgowego zintegrowanego z KSeF lub bezpośrednio w aplikacji udostępnionej przez administrację skarbową.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest wprowadzany etapami. Od 1 lutego 2026 roku z KSeF muszą korzystać najwięksi podatnicy VAT, czyli firmy, których wartość sprzedaży (razem z podatkiem) przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku. Jest to pierwsza grupa objęta obowiązkiem wystawiania faktur wyłącznie w formie ustrukturyzowanej przez system.
Pozostali przedsiębiorcy będą objęci obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 roku. Od tej daty KSeF stanie się standardowym sposobem wystawiania faktur w obrocie między firmami. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek będzie dotyczył też najmniejszych podmiotów (o miesięcznej sprzedaży do 10 tys. zł).
Warto podkreślić, że obowiązek dotyczy faktur wystawianych między przedsiębiorcami (B2B). Oznacza to, że od wskazanych terminów podatnicy VAT będą musieli dokumentować sprzedaż przy użyciu systemu KSeF, a faktura będzie uznana za wystawioną dopiero w momencie jej przyjęcia przez system.
Kogo obejmuje obowiązek korzystania z KSeF?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dotyczy podatników prowadzących działalność gospodarczą i wystawiających faktury w obrocie między firmami. System obejmie więc przede wszystkim przedsiębiorców będących podatnikami VAT, zarówno czynnymi, jak i w określonych przypadkach korzystającymi ze zwolnienia z VAT.
KSeF będzie obowiązkowy dla:
- podatników VAT czynnych posiadających siedzibę działalności gospodarczej w Polsce,
- podatników zwolnionych z VAT, jeżeli wystawiają faktury dokumentujące sprzedaż w ramach działalności gospodarczej,
- podmiotów zagranicznych posiadających w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, jeżeli uczestniczy ono w transakcji.
Obowiązek dotyczy faktur wystawianych w relacjach B2B, czyli między przedsiębiorcami. Oznacza to, że sprzedaż dokumentowana fakturą dla innej firmy będzie musiała zostać wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przesłana do KSeF.
System nie obejmuje natomiast każdej sytuacji sprzedaży. W przypadku sprzedaży na rzecz konsumentów (B2C) obowiązek korzystania z KSeF co do zasady nie ma zastosowania, choć przedsiębiorca może dobrowolnie wystawić fakturę w systemie również w takim przypadku.
WB
