Racjonalne drukowanie jako sposób na optymalizację kosztów

Pomimo to, że coraz więcej dokumentów w przedsiębiorstwach jest przechowywanych w formie elektronicznej, drukowanie nadal powszechnie wykorzystuje się zarówno w małych, jak i w dużych firmach. Potwierdza to raport HSM, według którego w 2015 roku jedna trzecia polskich przedsiębiorców zauważyła w swoich firmach wzrost wykorzystania papieru i tonerów o 31 proc. w stosunku do 2014 roku. Łatwo się domyślić, że wiąże się to również ze wzrostem kosztów. Tymczasem firma analityczna KPMG sprawdziła, że 52 proc. przedsiębiorców działających w Polsce nie monitoruje kosztów wydruku dokumentów. Jeśli jednak już analizowane są wydatki na druk, źródło danych stanowi najczęściej audyt realizowany własnymi zasobami przedsiębiorstwa.

Audyt powinien stać się początkiem procesu optymalizacji. Należy sprawdzić, jakie działania związane z drukowaniem i z obsługą sprzętu drukującego generują największe koszty. Według wymienionego już wcześniej raportu KPMG w Polsce firmy wykorzystują około 5,5 mld kartek papieru A4 miesięcznie, a rocznie jest to 68 mld kartek. Z tego około 8,2 proc. wydruków jest marnowanych, co jeszcze bardziej zwiększa koszty prowadzenia przedsiębiorstwa. Duży wpływ na nieracjonalne drukowanie mają nawyki i przyzwyczajenia pracowników. 54 proc. z nich przygotowuje tylko i wyłącznie wydruki jednostronne zamiast dwustronnych. To generuje nie tylko dodatkowe koszty i powoduje zużycie większej ilości papieru, ale także zmusza do przechowywania dużej liczby dokumentów. Ta ostatnia kwestia jest kolejnym czynnikiem, wpływającym na zwiększanie wydatków związanych z drukowaniem. Aż w 55 proc. polskich firm większość procedur administracyjno-biurowych jest realizowana w formie papierowej, a nie cyfrowej.

Gdy już wszystkie czynniki zawiązane z generowaniem nadmiernych kosztów drukowania zostały zidentyfikowane, należy jak najszybciej wdrożyć procedury i działania, które pozwolą ograniczyć wydatki na ten cel. Przede wszystkim ważne jest, żeby wyrobić u pracowników dobre nawyki oraz świadomość tego, że powinni wykorzystywać urządzenia drukujące w sposób optymalny. Nie wszystkie dokumenty trzeba przecież od razu drukować, podobnie jest z korespondencją elektroniczną. Dodatkowo, jak pokazują badania firmy IDC, jeden dokument bywa powielany w przedsiębiorstwach przeciętnie 19 razy, chociaż nie ma to najczęściej żadnego racjonalnego uzasadnienia.

Równie istotną kwestią jest wyposażenie firmy w odpowiednie drukarki. Z jednej strony warto postawić na ergonomiczne modele, których eksploatacja nie okaże się rujnująca dla budżetu przedsiębiorstwa, a z drugiej należy dobrać urządzenia do rzeczywistych potrzeb danej firmy. Jeśli na przykład konieczne jest wykonywanie bardzo dużej liczby wydruków, warto zdecydować się na zakup drukarek laserowych. Za każdym też razem należy zwrócić uwagę na materiały eksploatacyjne.

- Niezależne badania Buyers Laboratory czy SpencerLab dowodzą, że zamienniki są o wiele mniej wydajne niż oryginalne tusze i tonery, ich żywotność jest ograniczona, a znaczna ich część jest wadliwych już w momencie zakupu - mówi Grzegorz Konik z HP.- Upada więc mit, że można dużo zaoszczędzić na alternatywnych materiałach eksploatacyjnych. Dodatkowo oryginalne wkłady atramentowe i tonery zapewniają wysoką jakość wydruków i bezawaryność urządzeń - statystycznie serwisanci drukarek naprawiają drukarki z powodu stosowania zamienników tonerów trzykrotnie częściej w porównaniu z drukarkami, których użytkownicy stosują oryginalne wkłady - dodaje Grzegorz Konik.

Za jakość druku w 70 proc. odpowiada materiał eksploatacyjny. Właściwie dobrane materiały eksploatacyjne stanowią zatem kolejny punkt na drodze do optymalizacji kosztów druku. Nie bez znaczenia jest także fakt, że regenerowane tonery i tusze mogą wpłynąć na skrócenie żywotności drukarek, a także uszkodzić ich elementy - ponad 3 na 4 serwisantów drukarek przyznało, że stosowanie zamienników tonerów w drukarkach skraca żywotność drukarki, a ponad 60 proc. z nich twierdzi, że wymieniają zestawy konserwacyjne lub inne części w drukarkach częściej, gdy są w nich stosowane zamienniki wkładów. Wtedy, zamiast optymalizacji wydatków, pojawiają się nowe koszty związane z naprawą sprzętu.

Racjonalne drukowanie nie jest trudne czy skomplikowane do wdrożenia zarówno w dużej, jak i małej firmie, a może przynieść realne ograniczenie wydatków. Potrzebna jest tylko ścisła współpraca z pracownikami, wyrobienie u nich właściwych nawyków, rozsądne zarządzanie procesem drukowania oraz używanie właściwie dobranych urządzeń i materiałów eksploatacyjnych. Takie podejście pozwoli uczynić drukowanie jednym z elementów optymalizacji kosztów w firmie.