KSeF - nowy standard fakturowania w firmach
Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, to platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej. Zamiast przesyłać dokumenty w PDF lub drukować je i wysyłać pocztą, przedsiębiorcy przesyłają je bezpośrednio do centralnego systemu.
W praktyce oznacza to, że każda e-faktura trafia do ministerialnego repozytorium i jednocześnie do odbiorcy. Dzięki temu dokumenty są archiwizowane automatycznie, a przedsiębiorca nie musi martwić się o ich przechowywanie czy bezpieczeństwo, choć zaleca się oczywiście prowadzenie również własnej, wewnętrznej ewidencji.
Wprowadzenie systemu odbywa się etapami. Największe firmy zostały objęte obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF już w lutym 2026 roku, natomiast małe i średnie, muszą zacząć korzystać z systemu od kwietnia 2026 roku. Zwolnieni są wyłącznie przedsiębiorcy, których dochody wynoszą mniej niż 10 tys. zł miesięcznie - ci dołączą w styczniu 2027 roku.
Warto jednak pamiętać, że odbieranie faktur przez KSeF stało się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców od początku działania systemu.
Dlaczego wdrożenie KSeF w spółce jest bardziej złożone?
W jednoosobowej działalności gospodarczej dostęp do KSeF jest stosunkowo prosty, ponieważ przedsiębiorca działa w systemie we własnym imieniu lub może skorzystać z usług biura rachunkowego. W przypadku spółek sytuacja wygląda inaczej.
Tutaj pojawia się kilka osób, które mogą pracować z fakturami - księgowi, pracownicy działu sprzedaży czy członkowie zarządu. Dlatego przed rozpoczęciem pracy z systemem musimy zdecydować, kto i w jakim zakresie będzie miał dostęp do dokumentów.
Kluczowe jest ustalenie sposobu uwierzytelniania spółki w systemie. Od tej decyzji zależy zarówno sposób logowania, jak i późniejsze zarządzanie uprawnieniami.
Jak spółka może uzyskać dostęp do systemu?
Spółki mogą korzystać z KSeF na dwa główne sposoby. Pierwszym z nich jest działanie jako podmiot (a nie konkretna osoba), tym celu wykorzystuje się kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. Wszystkie operacje wykonywane w KSeF są przypisywane bezpośrednio do spółki, a nie osoby fizycznej.
Pieczęć elektroniczna zawiera podstawowe dane identyfikacyjne przedsiębiorstwa, takie jak nazwa, adres, numer NIP czy numer KRS. Z prawnego punktu widzenia jest ona odpowiednikiem tradycyjnej pieczęci firmowej i potwierdza autentyczność dokumentów.
Drugim rozwiązaniem jest wyznaczenie administratora systemu, czyli osoby uprawnionej, która działa w imieniu spółki. W tym przypadku spółka wskazuje jedną osobę, która otrzymuje pierwsze uprawnienia do obsługiwania KSeF.
Formularz ZAW-FA i rola administratora
Jeżeli spółka nie korzysta z pieczęci elektronicznej, konieczne jest zgłoszenie administratora poprzez formularz ZAW-FA. Dokument ten składamy w urzędzie skarbowym - papierowo lub elektronicznie.
W zgłoszeniu możemy wskazać tylko jedną osobę, która uzyska pierwsze uprawnienia w systemie. Administrator staje się więc centralną postacią w procesie wdrożenia KSeF w firmie.
To właśnie on loguje się do systemu jako pierwszy i nadaje dostęp kolejnym użytkownikom. Co ważne, nie musi to być członek zarządu czy wspólnik. Wiele spółek powierza tę rolę księgowej, pracownikowi działu finansowego lub zewnętrznemu biuru rachunkowemu.
Zarządzanie dostępami w KSeF
Jedną z najważniejszych funkcji systemu jest możliwość dokładnego określenia, kto może wykonywać konkretne działania. W praktyce oznacza to, że możemy przydzielić różne poziomy dostępu różnym osobom w firmie.
Pracownik działu sprzedaży może mieć możliwość wystawiania faktur, księgowość dostęp do ich pobierania i archiwizacji, a administrator kontrolę nad całym systemem. Takie rozwiązanie zwiększa bezpieczeństwo danych finansowych i pozwala lepiej zarządzać obiegiem dokumentów.
Dostęp można w każdej chwili zmienić lub cofnąć, co jest szczególnie ważne w przypadku zmian kadrowych czy współpracy z podmiotami zewnętrznymi (np. biurem rachunkowym).
Finanse spółki w jednym miejscu
Przy wdrażaniu KSeF warto również przyjrzeć się rozwiązaniom finansowym, które ułatwiają zarządzanie firmą. W mBanku można założyć konto dla spółki połączone z narzędziem mOrganizer Finansów, które pozwala zarządzać fakturami bezpośrednio z poziomu konta bankowego.
Nie musimy korzystać z dodatkowego narzędzia księgowego. Wystarczy otworzyć rachunek dla spółki w mBanku z mOrganizerem finansów. Wszystko, co potrzebujemy do prowadzenia przedsiębiorstwa mamy zintegrowane ze sobą, w jednym miejscu.
Jak przygotować spółkę do pracy z KSeF krok po kroku?
Wdrożenie systemu warto zaplanować z wyprzedzeniem. Na początku powinniśmy zdecydować, czy korzystamy z pieczęci elektronicznej, czy wyznaczamy administratora poprzez formularz ZAW-FA.
Następnie należy wykonać pierwsze logowanie do systemu oraz zaplanować strukturę uprawnień w firmie. W praktyce oznacza to określenie, kto będzie wystawiał faktury, kto będzie je przeglądał, a kto zarządzał dostępami.
Ostatnim etapem jest integracja systemu fakturowania z KSeF. Wiele firm korzysta z programów księgowych lub aplikacji do wystawiania faktur jak mOrganizer Finansów, które automatycznie przesyłają dokumenty do systemu. Dzięki temu codzienna praca z fakturami nie wymaga logowania się do kilku różnych narzędzi.
Spokojne wejście w nowy system
Choć Krajowy System e-Faktur może wydawać się dużą zmianą organizacyjną, w praktyce jego wdrożenie da się przeprowadzić spokojnie. Najważniejsze jest wcześniejsze przemyślenie procedur, a także wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za dostęp oraz uporządkowanie struktury uprawnień w firmie.
Dobrze przygotowana spółka może potraktować KSeF nie jako obowiązek, ale jako szansę na uporządkowanie obiegu dokumentów i większą kontrolę nad finansami. A jeśli połączymy obsługę faktur z narzędziami bankowymi i księgowymi, codzienna administracja firmy może stać się znacznie prostsza.
