W skrócie
- Od 1 lutego 2026 roku największe przedsiębiorstwa są zobowiązane do wystawiania faktur w systemie KSeF, a pozostali przedsiębiorcy dołączą do tego obowiązku od 1 kwietnia 2026 roku.
- Faktury konsumenckie nie są objęte obowiązkiem KSeF, ale inna sytuacja występuje gdy np. pracownik bierze fakturę w imieniu firmy, np. rozliczając wydatki służbowe w delegacji.
- W okresie przejściowym w obiegu równolegle funkcjonować będą różne rodzaje faktur, a zasady ich wystawiania zależą od rodzaju transakcji i odbiorcy.
- Więcej podobnych informacji znajdziesz na stronie głównej serwisu
Od 1 lutego 2026 r. wystawianie faktur w KSeF stało się obowiązkowe dla największych przedsiębiorstw (z przychodem powyżej 200 mln zł w 2024 r.). Dla pozostałych nastąpi to 1 kwietnia 2026 r. Przy czym podatnicy, u których miesięczna wartość sprzedaży brutto, udokumentowanej fakturami, nie będzie przekraczała 10 tys. zł, będą mogli wystawiać faktury na dotychczasowych zasadach, poza KSeF, do końca 2026 r.
Jednak wraz z początkiem lutego każdy przedsiębiorca musi być gotowy na odbiór faktur z KSeF, nawet jeśli jeszcze oficjalnie nie ma obowiązku ich wystawiać. To istotna zmiana nie tylko dla dużych firm, ale także dla mikroprzedsiębiorców, osób fizycznych oraz wszystkich, którzy rozliczają koszty na podstawie faktur. Zmiany można rozpatrywać w trzech praktycznych kontekstach.
O to jak się odnaleźć w tej rzeczywistości Interia Biznes zapytała ekspertów IFIRMA.PL.
Faktury w relacjach między firmami
- Największe zmiany dotyczą relacji między przedsiębiorcami - czyli wszędzie tam, gdzie jedna firma wystawia fakturę innej firmie. Po 1 lutego duże firmy będą wystawiać faktury tylko w KSeF, a po 1 kwietnia dołączy do nich również większość pozostałych firm. Oznacza to, że w większości sytuacji to właśnie faktura, która trafi do KSeF i zostanie tam zarejestrowana, będzie uznana za legalnie wystawioną i otrzymaną. Momentem formalnego wystawienia i odebrania dokumentu jest jego zapisanie w systemie - tłumaczy Joanna Łuksza, kierownik zespołu ekspertów księgowych w IFIRMA.PL.
Jak zaznacza, ważnym elementem nowego systemu jest również zmiana formy faktury - w KSeF dokument ma postać pliku XML, a nie PDF ani tradycyjnego wydruku.
- To plik techniczny, nieczytelny bez specjalnego oprogramowania, dlatego dla celów wewnętrznych i komunikacji z klientem nadal stosowane będą wizualizacje faktur, czyli czytelne wersje PDF lub wydruki generowane na podstawie danych z systemu. Warto jednak podkreślić: wizualizacja to nie faktura, a jedynie jej kopia do wglądu. Prawnie wiążąca jest wyłącznie faktura w KseF - zaznacza.
Również obieg dokumentów i ich dostępność się zmieniają - odbiorca faktury nie musi już czekać na wiadomość e-mail od kontrahenta. Wystarczy, że zaloguje się do swojego konta w KSeF, wykorzystując do tego jedną z metod uwierzytelniania: profil zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczęć elektroniczna, token KSeF, certyfikat KSeF (możliwy do użycia od 1 lutego 2026 r.), gdzie znajdzie wszystkie faktury wystawione przez KSeF na swoją firmę. To zwiększa przejrzystość, ale wymaga też odpowiedniego dostępu technicznego i wiedzy o tym, jak z systemu korzystać.
- Warto zaznaczyć, że faktura w KSeF nie może być po prostu poprawiona w razie błędu, np. gdy wystawca omyłkowo wpisze błędny NIP firmy albo poda nieprawidłową kwotę. W takim przypadku konieczne jest wystawienie faktury korygującej, również przez KseF. Korekta trafia do systemu i dopiero tam uzyskuje moc prawną. Oznacza to, że nie wystarczy przesłać "poprawionej wersji" e-mailem ani wręczyć nowego wydruku. Każda zmiana musi przejść formalną ścieżkę w ramach systemu - podkreśla ekspertka.
Jak będą wystawiane faktury dla konsumentów?
Dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, czyli konsumentów, zmiany w systemie fakturowania od 1 lutego 2026 roku będą mniej odczuwalne niż w sektorze firmowym. Co do zasady, obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy transakcji z osobami prywatnymi. Oznacza to, że przy codziennych zakupach, np. sprzętu AGD, okularów, książek czy usług fryzjerskich, klient nadal będzie mógł otrzymać fakturę w dotychczasowej formie - papierowej lub w PDF przesłanym mailem.
- Fakturę konsumencką wystawia się na żądanie konsumenta, ale nie jest wymagana jego zgoda na otrzymywanie jej przez KSeF. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na wystawianie faktur dla konsumentów w KSeF, musi zapewnić nabywcy dostęp do dokumentu oraz wydać mu go poza systemem (np. e-mail, wydruk), przekazując wizualizację faktury z kodem weryfikującym QR - wyjaśnia Joanna Łuksza dla Interii Biznes.
W efekcie od 1 lutego 2026 roku w obiegu będą funkcjonować równolegle cztery główne formy faktur.
- Faktura ustrukturyzowana (XML w KSeF) - jedyna prawnie wiążąca forma dla transakcji B2B.
- Wizualizacja faktury z KSeF (PDF lub wydruk) - czytelna wersja dla użytkownika, ale bez mocy prawnej.
- Faktura papierowa lub PDF (dla konsumentów lub do końca 2026 roku dla firm, które nie weszły do KSeF) - nadal dozwolona poza KSeF, o ile klient nie zażąda inaczej.
- Paragon z NIP (faktura uproszczona) - dla zakupów firmowych do 450 zł, nie trafia do KSeF, ale jest ważna księgowo.
- Dla firm oznacza to, że muszą różnicować sposób fakturowania w zależności od rodzaju nabywcy - inaczej dla przedsiębiorcy, a inaczej dla osoby fizycznej. Jeśli dojdzie do pomyłki i faktura dla konsumenta trafi wyłącznie do KSeF (bez wydania kopii), klient może nawet nie wiedzieć, że dokument został wystawiony, co może być problematyczne np. przy reklamacjach czy zwrotach - mówi ekspertka IFIRMA.pl.
Warto więc, by szczególnie małe firmy i lokalni usługodawcy, którzy obsługują zarówno firmy, jak i osoby prywatne, mieli jasną procedurę - kiedy wystawiać fakturę w KSeF, a kiedy tradycyjnie.
KseF a rozliczanie wydatków pracowniczych, np. kosztów pracownika w delegacji
W przypadku osób fizycznych, które dokonują zakupu w imieniu firmy - jak np. pracownicy w delegacji, przedstawiciele handlowi czy osoby wykonujące zakupy służbowe - zasady fakturowania po 1 lutego 2026 roku są inne niż dla zwykłych konsumentów. Choć formalnie nie są przedsiębiorcami, to jeśli żądają wystawienia faktury na dane swojej firmy (czyli z NIP-em pracodawcy), to taka faktura traktowana jest jako transakcja B2B i musi zostać wystawiona w KSeF, oczywiście pod warunkiem, że firma, która ją wystawiła już zaczęła fakturować w tym systemie.
- W praktyce oznacza to, że pracownik, proszący np. na stacji benzynowej, w hotelu czy u optyka o fakturę "na firmę", nie otrzyma już klasycznego dokumentu papierowego lub PDF jako oryginału, ten trafi bezpośrednio do systemu KSeF, gdzie będzie dostępny dla działu księgowego firmy. Pracownik może jednak otrzymać tzw. wizualizację faktury, czyli czytelną kopię (wydruk lub PDF), która pozwoli mu rozliczyć zakup służbowy, nawet jeśli nie ma bezpośredniego dostępu do KseF - tłumaczy Interii Biznes ekspertka.
Jak podkreśla, dla małych firm i mikro przedsiębiorców ważne jest, by jasno ustalić z pracownikami, jak poprawnie wnioskować o fakturę w imieniu firmy i jak dokumentować wydatki, szczególnie jeśli chodzi o drobne zakupy, gdzie nadal możliwy jest paragon z NIP-em (do 450 zł). W takich przypadkach paragon będzie traktowany jako faktura uproszczona, wystarczająca do celów rozliczeniowych, choć nie trafiająca do KseF.
Monika Krześniak-Sajewicz
