Kto, kiedy i jak przekazuje dane w formie JPK?

Każdy podatnik prowadzący ewidencję zakupów i sprzedaży VAT ma obowiązek przekazywać co miesiąc informację JPK_VAT odzwierciedlającą zawarte w niej dane. Chodzi o ewidencję wskazaną w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT.

JPK_VAT składa się za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. Obowiązek przekazywania informacji co miesiąc dotyczy również podatników rozliczających się kwartalnie z tytułu VAT. Dane wykazane przez nich w JPK_VAT powinny odzwierciedlać zapisy z ewidencji VAT z określonego miesiąca. Z wymogu wygenerowania i przesłania JPK_VAT nie zwalnia złożenie "zerowej" deklaracji VAT. W takim przypadku należy wypełnić jedynie nagłówek pliku oraz część zawierającą dane identyfikujące podatnika. Pozostałe pozycje pozostawia się puste.

JPK_VAT przekazuje się Szefowi KAS - wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej (patrz: Sposoby przekazywania JPK_VAT). Potrzebny jest do tego kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany. Podatnik będący osobą fizyczną może ponadto posłużyć się danymi autoryzującymi. Sprowadza się to do podania kilku informacji potwierdzających jego tożsamość. Są to jego: identyfikator podatkowy, pierwsze imię, nazwisko, data urodzenia oraz kwota przychodu wykazana dla celów PIT za rok podatkowy o 2 lata wcześniejszy niż rok przesyłania JPK_VAT. Pliki JPK_VAT składane w 2019 r. należy autoryzować przychodem z PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39 albo PIT-40A za 2017 r. Jeżeli za 2017 r. nie zostało złożone żadne z wymienionych zeznań podatkowych lub roczne obliczenie podatku, wpisuje się "0" (zero).

Dane wykazane w JPK_VAT powinny odzwierciedlać ewidencję VAT oraz zgadzać się z danymi ujętymi w deklaracji VAT. Informację zawierającą błędy należy poprawić.

Korekta polega na ponownym wygenerowaniu pliku zawierającego wszystkie transakcje z danego miesiąca z poprawnymi danymi i wartościami. Konieczne jest złożenie na nowo kompletnej informacji JPK_VAT. Nie można przesłać pliku zawierającego tylko dane korygowane. Korekty JPK_VAT składa się obecnie według schematu JPK_VAT₍₃₎. Wersji tej należy użyć bez względu na to, według jakiego schematu został sporządzony błędny plik - stosuje się ją do korekt JPK_VAT za 2016 r., 2017 r., 2018 r. i 2019 r.

Struktura JPK_VAT₍₃₎ obowiązuje od 1 lutego 2018 r. Zawiera ona uproszczony system numerowania korekt. Pierwszą korektę pliku za dany miesiąc należy oznaczyć w polu "Cel złożenia" jako "1", następną korektę - "2", kolejną - "3" itd. We wcześniejszych wersjach JPK_VAT każda korekta miała numer "2". Szczególną uwagę należy więc zwrócić na numerację w przypadku korekty JPK_VAT za 2016 r. lub 2017 r. Jeżeli podatnik złożył za dany miesiąc 2016 r. lub 2017 r. tylko pierwotny JPK_VAT (z numerem "1"), a pierwszej jego korekty dokonuje w 2019 r., to korektę przekazuje na JPK_VAT₍₃₎ oznaczonym jako "2". Następne korekty za ten sam okres będą miały odpowiednio numer "3", "4", "5" itd. W przypadku gdy podatnik przed 1 lutego 2018 r. złożył korektę lub korekty JPK_VAT za dany miesiąc 2016 r. lub 2017 r. (z numerem "2"), a kolejnej korekty tego samego pliku dokonuje w 2019 r., to wpisuje "3" w polu "Cel złożenia". Następne korekty za ten sam okres należy oznaczyć jako "4", "5" itd.

Za niezłożenie JPK_VAT w terminie grozi grzywna. Przewiduje ją art. 80 § 1 i § 4 Kodeksu karnego skarbowego.

Uchybienie to może być potraktowane jako przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe. Przestępstwo skarbowe karane jest grzywną od 10 do 120 stawek dziennych (obecnie od 750 zł do 3.600.000 zł), a wykroczenie skarbowe - grzywną od 1/10 do dwudziestokrotnej wysokości minimalnej pensji (aktualnie od 225 zł do 45.000 zł). Wymiar grzywny w konkretnym przypadku zależy od okoliczności sprawy, a także sytuacji karanego: stanu majątkowego, dochodów, możliwości zarobkowania itp.

Sankcje karne skarbowe wymierzane są konkretnej osobie fizycznej (sprawcy). Odpowiedzialność za uchybienia firmy - indywidualnego przedsiębiorcy, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej - ponosi osoba, która zajmuje się jej sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi. Kompetencje w tym zakresie mogą wynikać z przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania określonych czynności. Karani są zasadniczo kierownicy jednostek: osoby prowadzące indywidualną działalność gospodarczą, członkowie zarządu, wspólnicy spółek osobowych.

Termin złożenia JPK_VAT może zostać odroczony na podstawie art. 48 Ordynacji podatkowej. Odroczenie jest dopuszczalne, na wniosek zainteresowanego, w przypadkach uzasadnionych jego ważnym interesem lub interesem publicznym. Powinien on wykazać, co i dlaczego przemawia za wyznaczeniem innej - indywidualnej - daty przesłania pliku za dany miesiąc. Wniosek w tej sprawie trzeba wnieść przed upływem terminu złożenia JPK_VAT. W przeciwnym razie będzie bezzasadny. Terminu, który już upłynął, nie wolno bowiem odroczyć. Wniosek rozpatruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy dla podatnika w sprawie VAT.

Niezależnie od wymogu składania co miesiąc JPK_VAT organ podatkowy ma prawo zażądać przekazania w formie JPK całości lub części ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych. Wezwanie do udostępnienia danych w tej postaci można otrzymać w czasie czynności sprawdzających, postępowania podatkowego, kontroli podatkowej czy celno-skarbowej.

Struktury JPK przekazywane na żądanie to: księgi rachunkowe (JPK_KR), wyciągi bankowe (JPK_WB), magazyn (JPK_MAG), faktury (JPK_FA), podatkowa księga przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR), ewidencja przychodów (JPK_EWP). Warunkiem realizacji wezwania jest prowadzenie księgi podatkowej lub tworzenie dowodu księgowego przy użyciu programu komputerowego. Przykładowo podatnik, który prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów w formie papierowej, przedkłada ją na żądanie organu podatkowej w takiej formie - nie musi przetwarzać jej na format JPK_PKPIR.

Organ podatkowy określa w wezwaniu zakres raportowanych danych. Zależy on od przedmiotu i stanu prowadzonej sprawy oraz od okresu objętego weryfikacją, np. żądanie może dotyczyć wygenerowania JPK_FA według daty wystawienia faktur, waluty czy kontrahenta. Pliki mogą obejmować dane z miesiąca, kwartału lub innego okresu. Należy jednak zaznaczyć, że największe podmioty mają obowiązek udostępnić w formie JPK księgi podatkowe i dowody księgowe odnoszące się do okresów począwszy od 1 lipca 2016 r., a pozostali - tj. mikro-, mali oraz średni przedsiębiorcy - od 1 lipca 2018 r.