Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wchodzi w życie już na początku przyszłego roku, najpierw od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, potem od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
We wtorek Ministerstwo Finansów i Gospodarki, zgodnie z harmonogramem, rozpoczęło testy otwarte API KSeF 2.0, czyli testy oprogramowania, które służy do wymiany informacji między Krajowym Systemem e-Faktur a dostępnymi na rynku systemami do fakturowania. Dzięki temu dostawcy systemów finansowo-księgowych mogą sprawdzić, jak ich oprogramowanie współpracuje z systemem KSeF 2.0. Integracja usług jest konieczna, aby zapewnić zgodność systemów finansowo-księgowych z obligatoryjną wersją systemu KSeF 2.0.
Najmniejsze firmy z odroczeniem do 2027, ale jest haczyk
Cała operacja była wcześniej przesuwana, ale te terminy są już ostateczne. Wyjątkiem są najmniejsi, z niskimi fakturami na kilka tysięcy złotych - dla nich termin przesunięto do 1 stycznia 2027, ale muszą być czujni już w przyszłym roku.
Zobacz również:
- Od lutego 2026 faktury będą musiały być wystawiane i przyjmowane przez centralny system KSeF. System ten to platforma Ministerstwa Finansów i Gospodarki, która znajdzie się między sprzedawcą a nabywcą. To oznacza, że faktura nie będzie już dokumentem PDF przesłanym mailem czy wydrukiem z Excela, ale elektronicznym plikiem w KSeF, tj. e-fakturą. Dopiero w momencie, kiedy system nada jej numer identyfikacyjny, stanie się ona ważnym dokumentem. Tak samo będzie z fakturami korygującymi, każda korekta również musi przejść przez system, co ma wyeliminować ryzyko zagubienia czy manipulacji - tłumaczy Interii Biznes Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt.
Przekroczenie progu oznacza natychmiastową zmianę
- Przepisy dają też najmniejszym przedsiębiorcom dodatkowy czas. Do końca 2026 roku mikroprzedsiębiorcy, którzy wystawiają faktury o łącznej wartości nieprzekraczającej 10 tys. zł brutto miesięcznie, mogą nadal wystawiać faktury poza KSeF. To oznacza, że przedsiębiorcy, którzy obecnie wystawiają faktury w przedziale np. 8-10 tys. zł miesięcznie, nie muszą od razu wchodzić do KSeF od kwietnia 2026 i mają przywilej odroczenia wystawiania e-faktur do początku 2027 - tłumaczy Juszczyk. Zastrzega przy tym, że jeśli łączna wartość faktur w danym miesiącu przekroczy 10 tys. zł, obowiązek korzystania z KSeF powstaje natychmiast.
- Jeśli wystawiamy fakturę co miesiąc w kwocie 9 tys. zł, a nagle w którymś miesiącu będzie to 12 tys. zł, to ona już powędruje do KSeF i każda następna. W przypadku gdy mamy po kilka faktur miesięcznie, ale łącznie nie przekraczamy 10 tys. zł, nie musimy wysyłać ich do systemu. Ale jeśli na przykład mam sześć faktur na łączną wartość 9 tys. zł i wystawiam siódmą fakturę na 1,5 tys. zł w tym samym miesiącu, to ta faktura i już każda kolejna będzie musiała przejść przez KSeF - tłumaczy nam doradca podatkowy.
Odbiór faktur kosztowych obowiązkowy dla wszystkich od lutego
I co ważne - ta etapowość dotyczy wyłącznie wystawiania faktur w KSeF, natomiast na odbieranie każda polska firma musi być gotowa już od 1 lutego 2026 roku. - Oznacza to, że nawet jeśli mali wystawcy mogą przez pewien czas operować "po staremu" w zakresie wystawiania, to faktury kosztowe (te, które oni dostają) będą dostępne w systemie - zaznacza doradca podatkowy.
I wyjaśnia, że w praktyce wygląda to tak: Przypuśćmy, pan Marek, grafik freelancer, wystawia co miesiąc faktury na 9 tys. zł jednej firmie - ze względu na ich wartość może jeszcze to robić w "stary sposób" do 31 grudnia 2026 r. Ale jeśli inna firma wystawi mu fakturę kosztową (np. usługi telekomunikacyjne), to ona będzie dostępna w KSeF od lutego 2026 r. i pan Marek będzie zobowiązany pobrać ją najprawdopodobniej z systemu, gdyż tego typu dostawca to już duża firma i ona będzie już od lutego 2026 r. musiała zdawać się całkowicie na system KSeF.
Zobacz również:
Podsumowując, z punktu widzenia najmniejszych firm, faktury do 10 tys. zł miesięcznie nie są wyłączone z systemu na zawsze, ale ich wystawcy mają dodatkowy czas (do 1 stycznia 2027 r.) na dostosowanie się. Natomiast odbiór faktur kosztowych objęty będzie obowiązkiem od samego początku dla wszystkich przedsiębiorców.
Trzeba być jednak przygotowanym, bo jeśli raz przekroczymy próg, to już łapiemy się na nowy obowiązek.
Monika Krześniak-Sajewicz
