Odpowiedź, choć w wielu przypadkach pozytywna, zależy od spełnienia określonych warunków oraz odpowiedniego ukształtowania relacji ze współpracownikiem. Potwierdzają to zarówno przepisy ustawy o CIT, jak i aktualna praktyka organów podatkowych.
Kiedy wydatek może być kosztem podatkowym?
Zgodnie z ustawą o CIT, kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, ich zachowania lub zabezpieczenia. Aby jednak dany wydatek mógł zostać uznany za koszt podatkowy, musi spełniać kilka podstawowych warunków:
- być poniesiony przez podatnika,
- mieć charakter definitywny,
- pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
- być właściwie udokumentowany,
- nie znajdować się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów (art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).
Szczególne znaczenie ma ostatni z tych punktów. Ustawodawca wyłącza bowiem z kosztów uzyskania przychodów m.in. wydatki o charakterze reprezentacyjnym, takie jak usługi gastronomiczne czy zakup alkoholu.
Benefity dla B2B a koszty reprezentacji
W praktyce powstają wątpliwości, czy benefity dla współpracowników B2B mogą zostać uznane za koszty reprezentacji. Organy podatkowe coraz częściej przyjmują jednak korzystne dla podatników stanowisko.
W interpretacji indywidualnej z 19 grudnia 2024 roku (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.629.2024.2.ZK) Dyrektor KiS potwierdził, że wydatki na benefity, takie jak karty Multisport, pakiety medyczne czy ubezpieczenia na życie nie mają charakteru reprezentacyjnego. Ich celem nie jest bowiem budowanie wizerunku firmy, lecz:
- zwiększenie motywacji współpracowników,
- poprawa efektywności świadczonych usług,
- zapewnienie ciągłości działalności operacyjnej.
W konsekwencji mogą one stanowić koszty uzyskania przychodów.
Związek benefitów z przychodem - kluczowy warunek
Organy podatkowe podkreślają, że kluczowe znaczenie ma istnienie związku przyczynowo-skutkowego między ponoszonym wydatkiem a osiąganymi przychodami.
W praktyce oznacza to, że benefity dla współpracowników B2B mogą być uzasadnione podatkowo m.in. wtedy, gdy:
- ułatwiają pozyskanie wysoko wykwalifikowanych specjalistów,
- zwiększają atrakcyjność oferty współpracy,
- ograniczają absencję i poprawiają efektywność pracy,
- wpływają na terminową realizację projektów.
Takie podejście potwierdzają także kolejne interpretacje indywidualne z 2025 roku, w których organy zgadzały się na zaliczanie do kosztów m.in. pakietów medycznych, kart sportowych czy benefitów wellbeingowych.
Modele finansowania benefitów a skutki podatkowe
Istotne znaczenie ma sposób finansowania benefitów. W praktyce firmy stosują różne rozwiązania:
- pokrywają koszt benefitu w całości,
- współfinansują go razem ze współpracownikiem,
- finansują benefit, a następnie obciążają nim kontrahenta.
Każdy z tych modeli może prowadzić do innych konsekwencji podatkowych. Jak pokazuje praktyka interpretacyjna organów:
- kosztem podatkowym mogą być wydatki stanowiące element wynagrodzenia,
- nie stanowią kosztu wydatki w części, w jakiej są refakturowane na współpracownika,
- wyłączone z kosztów są również świadczenia finansowane z ZFŚS.
Znaczenie zapisów umownych
Jednym z najważniejszych aspektów jest odpowiednie uregulowanie benefitów w umowie B2B.
Organy podatkowe wskazują, że benefity powinny stanowić element wynagrodzenia za usługi. Co więcej, ich przyznanie powinno wynikać wprost z umowy lub aneksu. Brak takich zapisów może skutkować zakwestionowaniem kosztu.
W interpretacji z 5 grudnia 2025 roku podkreślono, że tylko świadczenia będące częścią wynagrodzenia mogą zostać uznane za koszt podatkowy. W przeciwnym razie mogą zostać potraktowane jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym.
Kiedy fiskus odmawia prawa do kosztu?
Nie zawsze jednak stanowisko organów jest korzystne dla podatników. Przykładem jest interpretacja z 23 stycznia 2026 roku, w której odmówiono prawa do zaliczenia wydatków na benefity do kosztów.
Powodem było to, że:
- świadczenia nie były elementem wynagrodzenia,
- nie zostały ujęte w umowie,
- nie wykazano ich wpływu na przychody spółki.
Organ uznał, że współpracownicy B2B, jako niezależni przedsiębiorcy nie wymagają dodatkowej motywacji w postaci benefitów, co podważyło związek wydatku z przychodem.
Podsumowanie
Kosztem podatkowym mogą być wyłącznie te wydatki na benefity, które pozostają w związku z przychodem, są faktycznie poniesione przez spółkę oraz stanowią odpowiednio ujęty w umowie B2B element wynagrodzenia.
Odpowiednie zaprojektowanie systemu benefitów oraz właściwe zapisy umowne mogą przesądzić o ich podatkowej kwalifikacji. Dla wielu firm jest to istotny element strategii HR i finansowej, który pozwala na jednoczesne zwiększenie konkurencyjności na rynku i zoptymalizowanie obciążeń podatkowych.
Aleksandra Kozień
Hatala & Storto Podatki
