Spis treści:
- Podatnik nadal odpowiada przed fiskusem
- Kiedy biuro odpowiada za błąd?
- A jeśli błąd wynikał z informacji przekazanych przez klienta?
- Umowa z biurem ma ogromne znaczenie
- OC biura rachunkowego - nie wystarczy wiedzieć, że istnieje
- Czy księgowy może odpowiadać karnie?
- Najważniejsza jest dobra komunikacja
- Biuro rachunkowe nie jest tarczą przed fiskusem
Podatnik nadal odpowiada przed fiskusem
Najważniejsza zasada jest prosta: powierzenie księgowości nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności za jego zobowiązania podatkowe.
Jeżeli biuro rachunkowe błędnie wyliczy podatek, urząd skarbowy będzie co do zasady dochodził zapłaty od podatnika. To przedsiębiorca pozostaje podmiotem zobowiązanym do prawidłowego rozliczenia podatku, nawet jeśli przygotowanie deklaracji czy prowadzenie ksiąg powierzył zewnętrznemu podmiotowi.
Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca musi ostatecznie ponieść ekonomiczny ciężar błędu księgowego. Jeżeli zaległość, odsetki lub inne koszty powstały wskutek nienależytego wykonania umowy przez biuro, przedsiębiorca może dochodzić od niego odszkodowania.
Wobec fiskusa odpowiada podatnik, natomiast wobec podatnika może odpowiadać biuro rachunkowe.
Przykład
Biuro błędnie wyliczyło podatek. W efekcie przedsiębiorca zapłacił zbyt mało, a urząd skarbowy stwierdził zaległość i naliczył odsetki. Przedsiębiorca musi uregulować zobowiązanie wobec fiskusa. Jeżeli jednak błąd wynikał z nienależytego wykonania obowiązków przez biuro, może następnie dochodzić naprawienia szkody.
Kiedy biuro odpowiada za błąd?
Biuro rachunkowe powinno wykonywać swoje obowiązki z należytą starannością, uwzględniając profesjonalny charakter prowadzonej działalności. Jeżeli nie wykona powierzonych czynności albo wykona je nieprawidłowo i klient poniesie z tego powodu szkodę, może powstać odpowiedzialność odszkodowawcza.
W praktyce może chodzić m.in. o:
- błędne zaksięgowanie operacji,
- pominięcie dokumentu,
- błędne wyliczenie podatku,
- nieterminowe przygotowanie deklaracji,
- nieprawidłowe rozliczenie składek,
- błędne zastosowanie ulgi lub preferencji podatkowej,
- niedopełnienie uzgodnionego obowiązku.
Sam fakt popełnienia błędu nie oznacza jednak automatycznie obowiązku zapłaty odszkodowania. Konieczne jest wykazanie szkody oraz związku pomiędzy błędem biura a jej powstaniem.
Jeżeli przedsiębiorca musiał np. zapłacić odsetki albo ponieść uzasadnione koszty sprawdzenia dokumentacji i przygotowania korekt przez inne biuro, takie wydatki mogą w określonych okolicznościach stanowić element szkody.
A jeśli błąd wynikał z informacji przekazanych przez klienta?
To jedna z najważniejszych kwestii w praktyce. Biuro rachunkowe pracuje na podstawie dokumentów i informacji przekazywanych przez przedsiębiorcę. Jeżeli klient nie dostarczy wszystkich dokumentów, poda błędne dane albo zatai istotną informację, odpowiedzialność biura może zostać ograniczona, a nawet wyłączona.
Nie oznacza to jednak, że księgowy może zawsze powiedzieć: "to wina klienta".
Jeżeli profesjonalista dostrzega oczywistą nieprawidłowość, brak dokumentu lub sprzeczność w danych i mimo tego dokonuje rozliczenia bez wyjaśnienia sytuacji, jego odpowiedzialność może wyglądać zupełnie inaczej.
Kluczowe jest więc nie tylko to, jakie informacje przekazał klient, ale także to, co biuro mogło i powinno było zauważyć.
Przykład
Przedsiębiorca nie poinformował księgowego o określonej transakcji, a w przekazanych dokumentach nie było żadnej informacji, która pozwalałaby ją wykryć. Trudno w takiej sytuacji przypisać biuru odpowiedzialność za nierozliczenie transakcji.
Jeżeli jednak księgowy wiedział o transakcji albo zauważył istotne braki w dokumentacji i mimo tego świadomie sporządził rozliczenie, sytuacja jest inna.
Umowa z biurem ma ogromne znaczenie
W przypadku sporu jednym z najważniejszych dokumentów będzie umowa. To ona powinna jasno określać zakres usług i obowiązki obu stron.
Czy biuro tylko prowadzi księgi? Czy przygotowuje i wysyła deklaracje? Czy zajmuje się kadrami i płacami? Czy odpowiada za określone rozliczenia ZUS? Kto ma monitorować terminy i kto ma informować przedsiębiorcę o brakujących dokumentach?
Im bardziej precyzyjnie określone są te kwestie, tym łatwiej ustalić odpowiedzialność za konkretny błąd.
Warto również pamiętać, że zapisy umowy powinny odpowiadać rzeczywistej współpracy. Jeżeli biuro faktycznie wykonuje szerszy zakres czynności niż formalnie wskazano w umowie, sam zapis ograniczający zakres usług nie musi rozstrzygać późniejszego sporu.
OC biura rachunkowego - nie wystarczy wiedzieć, że istnieje
Przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy biuro posiada odpowiednie ubezpieczenie OC, ale równie ważny jest zakres ochrony i wysokość sumy gwarancyjnej.
Obowiązkowe ubezpieczenie związane z usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych obejmuje określony zakres działalności. Tymczasem biura często świadczą dodatkowo usługi kadrowo-płacowe czy inne usługi podatkowe.
Dlatego warto upewnić się, czy polisa obejmuje rzeczywisty zakres współpracy. Przy większej działalności warto także rozważyć biuro posiadające dodatkowe ubezpieczenie ponad ustawowe minimum.
Czy księgowy może odpowiadać karnie?
W najpoważniejszych przypadkach odpowiedzialność może wykraczać poza kwestie odszkodowawcze.
Jeżeli mamy do czynienia ze świadomym nierzetelnym prowadzeniem ksiąg, celowym wprowadzaniem nieprawdziwych danych czy uczestniczeniem w działaniach mających na celu zaniżenie podatku, może pojawić się odpowiedzialność karna lub karnoskarbowa.
Znaczenie ma tutaj przede wszystkim zachowanie konkretnej osoby i jej świadomość.
Czym innym jest zwykła pomyłka księgowego, której nie udało się uniknąć mimo zachowania wymaganej staranności, a czym innym świadome uczestniczenie w nielegalnym działaniu.
Jeżeli przedsiębiorca celowo ukrywa część przychodów, a księgowy wie o tym i pomaga przygotować rozliczenie mające ukryć dochód przed fiskusem, odpowiedzialność może dotyczyć obu osób.
Jeżeli natomiast klient podał fałszywe informacje, a księgowy nie miał możliwości wykrycia nieprawidłowości przy zachowaniu profesjonalnej staranności, sytuacja będzie zasadniczo odmienna.
Najważniejsza jest dobra komunikacja
Wiele sporów między przedsiębiorcami a biurami rachunkowymi wynika z braku jasnego podziału obowiązków.
Przedsiębiorca uważa, że "księgowa miała się tym zająć", a biuro twierdzi, że "klient nie dostarczył dokumentów". Dlatego już na początku współpracy warto ustalić, kto odpowiada za przygotowanie i wysłanie deklaracji, kiedy należy przekazywać dokumenty oraz w jaki sposób biuro informuje o brakach lub ryzykach.
Przedsiębiorca powinien z kolei terminowo przekazywać kompletne i prawdziwe informacje oraz reagować na pytania księgowego.
Biuro rachunkowe nie jest tarczą przed fiskusem
Powierzenie księgowości profesjonalnemu podmiotowi może znacząco ograniczyć ryzyko błędów, ale nie przenosi automatycznie odpowiedzialności podatkowej z przedsiębiorcy na biuro.
Jeżeli biuro popełni błąd, przedsiębiorca może mieć wobec niego roszczenie odszkodowawcze. Aby je skutecznie dochodzić, trzeba jednak wykazać nie tylko sam błąd, ale również szkodę i związek między błędem a jej powstaniem.
Jeżeli problem wynikał z niepełnych informacji przekazanych przez klienta, odpowiedzialność biura może zostać ograniczona lub wyłączona. Jeżeli natomiast księgowy świadomie uczestniczył w nielegalnym działaniu, może pojawić się także odpowiedzialność karna lub karnoskarbowa.
Dlatego wybierając biuro rachunkowe, nie warto kierować się wyłącznie ceną. Liczą się kompetencje, jasna umowa, zakres usług, dobra komunikacja i odpowiednie ubezpieczenie.
Świadomy przedsiębiorca nie zakłada, że podpisanie umowy z księgowym rozwiązuje wszystkie problemy. Wie natomiast, gdzie kończy się jego odpowiedzialność, jakie obowiązki przejmuje biuro i jakie mechanizmy pozwalają ograniczyć ryzyko kosztownego błędu.
Grzegorz Hatala, adwokat, doradca podatkowy
Hatala & Storto Podatki
