Spis treści:
- Szkolenia online a VAT - podstawowa zasada
- Szkolenia online a usługi elektroniczne - ważne rozróżnienie
- Zmiany od 2025 roku - kluczowa rewolucja w VAT
- Co to oznacza w praktyce?
- VAT OSS - uproszczenie rozliczeń
- Stawka VAT i zwolnienia
- Najważniejsze obowiązki przedsiębiorców
Szkolenia online a VAT - podstawowa zasada
Zgodnie z ustawą o VAT, miejscem świadczenia usług w zakresie m.in. edukacji, kultury, rozrywki czy nauki na rzecz podmiotów niebędących podatnikami (czyli konsumentów) jest miejsce, w którym ta działalność jest faktycznie wykonywana.
Oznacza to, że w przypadku szkoleń online "na żywo", np. webinarów prowadzonych przez trenera w czasie rzeczywistym, kluczowe jest to, gdzie fizycznie znajduje się organizator lub prowadzący szkolenie.
Przykład
Jeśli szkolenie online prowadzone jest z Polski, a uczestnik znajduje się w Niemczech, miejscem opodatkowania pozostaje Polska.
Jeśli szkolenie prowadzone jest z Francji dla uczestników z Polski, miejscem opodatkowania będzie Francja.
W praktyce więc przy szkoleniach interaktywnych znaczenie ma miejsce faktycznego prowadzenia usługi, a nie lokalizacja uczestnika.
Szkolenia online a usługi elektroniczne - ważne rozróżnienie
Warto odróżnić szkolenia online od tzw. usług elektronicznych. Usługą elektroniczną jest np. kurs nagrany wcześniej i udostępniany bez aktywnego udziału prowadzącego.
Jeżeli:
- kurs jest nagrany,
- użytkownik korzysta z niego samodzielnie,
- brak jest bieżącej interakcji z trenerem,
to taka usługa może zostać uznana za usługę elektroniczną, co oznacza inne zasady ustalania miejsca opodatkowania VAT.
Zmiany od 2025 roku - kluczowa rewolucja w VAT
Od 1 stycznia 2025 roku zmieniły się przepisy dotyczące ustalania miejsca opodatkowania usług edukacyjnych online świadczonych na rzecz konsumentów w UE.
Zgodnie z nowymi regulacjami, w przypadku usług transmitowanych lub udostępnianych w formie wirtualnej miejscem opodatkowania jest kraj, w którym konsument (nabywca) ma miejsce zamieszkania, siedzibę lub zwykłe miejsce pobytu.
Co to oznacza w praktyce?
Od 2025 roku obowiązuje zasada "VAT w kraju konsumenta":
- klient z Niemiec: VAT według stawek niemieckich,
- klient z Francji: VAT według stawek francuskich,
- klient z Polski: VAT według polskich stawek.
Do momentu, gdy łączna wartość sprzedaży B2C na rzecz konsumentów z całej UE (w ramach usług elektronicznych) nie przekroczy 10 000 EUR rocznie, podatnik może rozliczać VAT w Polsce według krajowych zasad (tj. stosować polski VAT lub zwolnienie podmiotowe, jeżeli przysługuje). Limit ten ma charakter łączny dla całej Unii Europejskiej i nie jest liczony osobno dla poszczególnych państw.
Po przekroczeniu tego progu podatnik jest zobowiązany do stosowania zasad opodatkowania właściwych dla kraju konsumenta, tj. według stawek VAT obowiązujących w państwach członkowskich UE, w których znajdują się nabywcy. W celu uniknięcia konieczności rejestracji VAT w każdym z tych państw, podatnik może zarejestrować się do procedury VAT OSS, która umożliwia zbiorcze rozliczanie VAT w Polsce i przekazywanie go do właściwych administracji podatkowych państw członkowskich.
VAT OSS - uproszczenie rozliczeń
Jak zostało wspomniane wyżej, przedsiębiorcy mogą korzystać z procedury VAT OSS (One Stop Shop).
Dzięki temu:
- wszystkie rozliczenia zagranicznej sprzedaży trafiają do jednej deklaracji,
- rozliczenie odbywa się w Polsce,
- podatek przekazywany jest dalej do właściwych krajów UE.
To znacząco upraszcza sprzedaż kursów i szkoleń online na rynku międzynarodowym.
Stawka VAT i zwolnienia
W większości przypadków sprzedaż kursów online podlega podstawowej stawce VAT 23%.
Dotyczy to m.in.:
- kursów wideo,
- webinarów nagranych i udostępnianych online,
- pakietów edukacyjnych online.
Istnieją jednak dwa główne zwolnienia:
Zwolnienie edukacyjne
Dotyczy podmiotów systemu oświaty oraz określonych form nauczania prywatnego. Może obejmować m.in. jednostki edukacyjne oraz nauczycieli prowadzących nauczanie w ramach określonych przepisów.
Zwolnienie podmiotowe
Przysługuje przedsiębiorcom, których roczny obrót nie przekracza 240 000 zł (o ile nie zrezygnowali dobrowolnie ze zwolnienia z VAT).
Najważniejsze obowiązki przedsiębiorców
Sprzedając kursy i szkolenia online, należy pamiętać o kilku kluczowych kwestiach:
- prawidłowym określeniu, czy usługa jest szkoleniem "na żywo" czy usługą elektroniczną,
- stosowaniu właściwej stawki VAT,
- ustalaniu kraju konsumenta w przypadku sprzedaży zagranicznej,
- ewentualnym rozliczaniu VAT w procedurze OSS,
- gromadzeniu danych potwierdzających miejsce zamieszkania klienta (np. adres rozliczeniowy, dane płatności).
Podsumowanie
Opodatkowanie szkoleń online VAT-em zależy przede wszystkim od rodzaju usługi oraz statusu nabywcy. W przypadku szkoleń interaktywnych kluczowe jest miejsce faktycznego ich prowadzenia, natomiast przy usługach udostępnianych cyfrowo decyduje lokalizacja konsumenta.
Od 2025 roku obowiązuje istotna zmiana. VAT dla kursów online sprzedawanych konsumentom z UE rozliczany jest w kraju ich zamieszkania, a uproszczeniem tego procesu jest procedura VAT OSS.
W praktyce oznacza to większą odpowiedzialność w zakresie prawidłowego ustalania miejsca opodatkowania, ale jednocześnie łatwiejsze rozliczenia transgraniczne dla firm działających online.
Grzegorz Hatala, adwokat, doradca podatkowy
Hatala & Storto Podatki
