Nie oznacza to jednak, że każda firma, która wprowadza nowy produkt, albo ulepsza swoją ofertę, automatycznie spełnia warunki ulgi. W pierwszej kolejności trzeba sprawdzić, czy prowadzone prace rzeczywiście mają charakter badawczo-rozwojowy.
Czym jest ulga B+R?
Ulga badawczo-rozwojowa (B+R) jest rozwiązaniem podatkowym, którego celem jest wspieranie przedsiębiorców inwestujących w rozwój innowacji.
Jej najważniejszą cechą jest możliwość dodatkowego odliczenia od podstawy opodatkowania określonych kosztów związanych z działalnością B+R.
W praktyce ten sam wydatek może być najpierw uwzględniony jako koszt uzyskania przychodu, a następnie - jeżeli spełnia ustawowe warunki - jego kwalifikowana część może zostać dodatkowo odliczona w ramach ulgi B+R.
W zależności od rodzaju kosztu i statusu przedsiębiorcy odliczeniu może podlegać 100 proc. albo 200 proc. kosztów kwalifikowanych. Z ulgi mogą korzystać zarówno małe, jak i duże przedsiębiorstwa, jeżeli prowadzą działalność badawczo-rozwojową i spełniają ustawowe warunki.
Co może być objęte ulgą B+R?
Katalog kosztów kwalifikowanych jest określony w przepisach, dlatego nie każdy wydatek poniesiony przy okazji projektu B+R będzie automatycznie objęty ulgą.
Jedną z najważniejszych grup są wynagrodzenia osób zaangażowanych w prace B+R. Jeżeli pracownik zajmuje się takim projektem tylko przez część czasu, dla rozliczenia istotna jest część wynagrodzenia odpowiadająca jego rzeczywistemu zaangażowaniu w działalność B+R.
Kolejną grupą są materiały i surowce wykorzystywane podczas prac badawczo-rozwojowych. Mogą to być na przykład komponenty wykorzystywane do budowy i testowania kolejnych wersji produktu, materiały do prób czy surowce zużywane podczas testów.
Znaczenie mogą mieć również określone badania, ekspertyzy, usługi specjalistyczne oraz wydatki związane z wykorzystywaniem aparatury naukowo-badawczej, jeżeli spełniają warunki przewidziane w przepisach.
W każdym przypadku trzeba sprawdzić nie tylko związek wydatku z projektem, ale również to, czy mieści się on w ustawowym katalogu kosztów kwalifikowanych i czy zostały spełnione dodatkowe warunki dotyczące danego rodzaju kosztu.
Kto może korzystać z ulgi?
Z ulgi B+R mogą korzystać przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, którzy ponoszą koszty kwalifikowane związane z działalnością badawczo-rozwojową i spełniają warunki określone w przepisach.
Nie trzeba posiadać statusu centrum badawczo-rozwojowego ani współpracować z uczelnią czy instytutem naukowym. Działalność B+R nie musi również polegać wyłącznie na prowadzeniu badań naukowych - może obejmować także prace rozwojowe.
Nie każda praca nad nowym produktem lub jego ulepszeniem będzie jednak działalnością B+R. Aby można było mówić o działalności badawczo-rozwojowej, musi ona spełniać ustawowe kryteria. W szczególności powinna mieć twórczy charakter, być prowadzona w sposób systematyczny oraz służyć zwiększaniu zasobów wiedzy i wykorzystaniu ich do tworzenia nowych zastosowań.
W przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą istotna jest również forma opodatkowania. Ulga B+R może być stosowana przez podatników osiągających dochody z działalności gospodarczej opodatkowane według skali podatkowej lub podatkiem liniowym. Nie dotyczy natomiast podatników rozliczających działalność na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych.
Jak działa mechanizm odliczenia?
Wybrane koszty prac badawczo-rozwojowych są najpierw są rozliczane jako koszty uzyskania przychodu, a więc zmniejszają dochód przedsiębiorstwa. Następnie ich kwalifikowana część może zostać dodatkowo odliczona od podstawy opodatkowania w ramach ulgi B+R.
Przykładowo, jeżeli firma poniosła 100 000 zł kosztów kwalifikowanych, nie oznacza to, że otrzyma 100 000 zł zwrotu. Kwota ta może natomiast - przy spełnieniu odpowiednich warunków i w zależności od rodzaju kosztu - zostać dodatkowo odliczona od podstawy opodatkowania.
Dzięki temu podatek jest obliczany od niższej podstawy. Rzeczywista korzyść podatkowa zależy więc m.in. od wysokości odliczenia oraz stawki podatku.
A co, jeśli firma nie ma wystarczającego dochodu?
Ulga B+R jest odliczeniem od podstawy opodatkowania, dlatego jej wykorzystanie w danym roku jest ograniczone wysokością dochodu, od którego można dokonać odliczenia. Jeżeli przedsiębiorca poniósł stratę albo jego dochód jest niższy od kwoty przysługującego odliczenia, niewykorzystaną część ulgi może rozliczyć w kolejnych sześciu latach podatkowych, na zasadach określonych w przepisach. Brak wystarczającego dochodu w danym roku nie oznacza więc automatycznie utraty prawa do ulgi B+R - niewykorzystane odliczenie może zostać przeniesione na kolejne lata.
Dokumentacja ma znaczenie
Samo przekonanie przedsiębiorcy, że prowadzi działalność B+R nie wystarczy. W razie kontroli powinien być w stanie wykazać zarówno charakter prowadzonych prac, jak i wysokość oraz związek poniesionych kosztów z działalnością badawczo-rozwojową.
Istotne jest również wyodrębnienie kosztów kwalifikowanych w ewidencji rachunkowej w sposób pozwalający na ich identyfikację.
W praktyce dokumentacja powinna pozwalać odpowiedzieć na podstawowe pytania: nad czym pracowała firma, jaki był cel projektu, kto uczestniczył w pracach, jakie zadania wykonywały poszczególne osoby, jakie materiały wykorzystano i jakie testy przeprowadzono.
Najlepiej dokumentować projekty, zaangażowanie pracowników i ponoszone koszty na bieżąco. Odtwarzanie tych informacji dopiero pod koniec roku może być trudne, szczególnie gdy projekt trwał wiele miesięcy.
Najczęstsze błędy
Jednym z najczęstszych błędów jest założenie, że każdy nowy produkt, usługa czy rozwiązanie automatycznie oznacza prowadzenie działalności B+R. Sam fakt wprowadzenia czegoś nowego nie wystarcza - konieczne jest spełnienie ustawowych warunków dotyczących charakteru i sposobu prowadzenia prac.
Problemem bywa również ujmowanie w uldze wszystkich wydatków związanych z danym projektem. Nie każdy koszt poniesiony przy realizacji projektu może zostać odliczony - musi on mieścić się w ustawowym katalogu kosztów kwalifikowanych i pozostawać w odpowiednim związku z prowadzoną działalnością B+R.
Istotne jest także odpowiednie przypisanie kosztów do konkretnych prac badawczo-rozwojowych. Przedsiębiorca powinien być w stanie wykazać, jakie prace były prowadzone, jakie osoby były w nie zaangażowane oraz jakie koszty pozostawały z nimi w związku. Brak odpowiedniej dokumentacji i wyodrębnienia kosztów w ewidencji może znacznie utrudnić wykazanie prawa do skorzystania z ulgi.
Podsumowanie
Sednem ulgi B+R jest możliwość dodatkowego odliczenia kosztów kwalifikowanych związanych z działalnością badawczo-rozwojową od podstawy opodatkowania.
Firma najpierw ponosi wydatek i rozlicza go w działalności, a następnie - jeżeli wydatek dotyczy rzeczywistych prac B+R i spełnia ustawowe warunki - może uwzględnić go również w ramach dodatkowego odliczenia.
Nie każda nowa usługa, produkt czy modyfikacja istniejącego rozwiązania będzie jednak działalnością B+R. Kluczowe jest ustalenie, czy prowadzone prace mają twórczy i systematyczny charakter oraz spełniają pozostałe kryteria wynikające z przepisów.
Dlatego przy rozliczaniu ulgi warto patrzeć nie tylko na same faktury i kwoty wydatków. Równie ważne jest to, co firma faktycznie robiła, kto był zaangażowany w projekt, jaki był jego cel i w jaki sposób można to udokumentować.
Grzegorz Hatala, adwokat, doradca podatkowy
Hatala & Storto Podatki
