Koniec ZUS-owskiego absurdu?
Polska jest jednym z niechlubnych rekordzistów jeśli chodzi o czas przechowywania dokumentacji pracowniczej. Obecnie firmy muszą, pod groźbą kary finansowej, trzymać tego rodzaju akta aż przez 50 lat. Jednak już wkrótce, od 1 stycznia 2019 roku, ta sytuacja ma się diametralnie zmienić. Nastąpi koniec piętrzących się przez lata papierowych teczek!
Od 1 stycznia 2019 roku będą wprowadzone kolejne ułatwienia dla pracowników i pracodawców
Według obowiązujących jeszcze przepisów każdy pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres aż 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Polska jest tu jednym z niechlubnych rekordzistów. Dla porównania podajmy, że np. we Francji taki obowiązek to maksymalnie 5 lat, a w Kanadzie tylko 3 lata. W Holandii w ogóle nie ma nakazu prawnego przechowywania dokumentów dla celów emerytalno-rentowych.
Zdaniem specjalistów rozwiązanie, jakie obowiązuje w Polsce nie jest efektywne. Przede wszystkim przepisy w tej formie nie są żadną gwarancją dla ubezpieczonych, że będą mogli przedstawić w ZUS dokumenty niezbędne do przyznania emerytury lub renty. Obowiązek ten generuje także duże komplikacje i koszty dla pracodawców. Dokumenty muszą być bowiem przechowywane w formie papierowej w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
W przypadku nierealizowania tego obowiązku, pracodawca ponosi odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł. Aby sprostać przepisom, firmy obecnie często korzystają z usług zewnętrznych. Przyjmuje się, że miesięczny koszt utrzymania akt pracowniczych to rząd wielkości od 10 zł do nawet kilkuset złotych. Zależy to od m.in. liczby zatrudnionych czy objętości teczki pracowniczej.
Jeśli pomnożymy te wskaźniki przez maksymalny okres 50 lat, to robi się już bardzo duże obciążenie dla firmy.
Na szczęście dla przedsiębiorców ten przepis ulega zmianie. Od 1 stycznia 2019 roku będą mogli prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika już nie 50 a 10 lat, w wybranej przez siebie formie - papierowej lub elektronicznej.
Jest to niewątpliwie duże ułatwienie dla prowadzących biznes. I tu z pomocą wychodzi nowoczesna technologia. Archiwum będzie można prowadzić z pomocą platform internetowych, służących do elektronicznej obsługi dokumentów.
Jedną z nich jest EBI24. aplikacja pozwala na prowadzenie bieżącej dokumentacji (umowy, faktury) w formie elektronicznej, ale także na archiwizację nie wykorzystywanych aktualnie dokumentów. Pierwsze 30 dni użytkowania jest darmowe, potem podstawowy pakiet to wydatek 35 zł miesięcznie.
....................
Ustawa przewiduje skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych zostanie skrócony z 50 do 10 lat, ponieważ ZUS będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania świadczeń i ustalenia ich wysokości.
Ustawa przewiduje poza tym możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej zamiast papierowej oraz domyślne przekazywanie pensji na konto bankowe pracownika.
Minister przedsiębiorczości i technologii Jadwiga Emilewicz zapowiedziała, że dzięki temu zostaną ograniczone obowiązki pracodawców i zwiększone bezpieczeństwo pracowników.
Dodała, że pracownik będzie miał możliwość uzyskania kopii dokumentacji w każdym momencie.
Podkreśliła, że wprowadzenie nowych przepisów przyniesie znaczące oszczędności. "To oszczędność około 130 milionów złotych rocznie po stronie pracodawców" - wyjaśniła.
Wiceminister przedsiębiorczości i technologii Mariusz Haładyj uzupełnił, że obowiązek przechowywania akt pracowniczych przez 50 lat był najczęściej wskazywany na spotkaniach z przedsiębiorcami jako jeden z największych absurdów biurokratycznych polskiego prawa
Okres przechowywania akt pracowniczych w wielu innych krajach jest zdecydowanie krótszy niż obecnie w Polsce - na przykład w Danii wynosi 5 lat, w Finlandii i w Niemczech 10 lat.
ZUS -OSTRZEGA!
Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ostrzega przed wzmożoną aktywnością oszustów, którzy rozsyłają maile do klientów ZUS. Jak powiedział IAR rzecznik Zakładu Wojciech Andrusiewicz oszuści rozsyłają rzekomo w imieniu ZUS informacje o konieczności zapłacenia zaległych składek.
Zakład nie rozsyła do swoich klientów żadnych maili i nie należy tego typu wiadomości otwierać, gdyż grozi to wykradzeniem wrażliwych danych - zaznaczył Wojciech Andrusiewicz.
Dodał, że otwarcie załącznika z takiego maila może doprowadzić do zainfekowania komputera i wykradzenia danych, nawet danych dostępowych do bankowości elektronicznej.
Informacje o mailach Zakład otrzymał od klientów. Oszuści podszywający się pod ZUS w stopce maila popełnili błąd, podając inny, niż prawdziwy adres skrzynki mailowej - z końcówką "gov.pl", której Zakład nie używa. Strona i adresy mailowe w ZUS, to www.zus.pl i z końcówką zus.pl. - wyjaśnił Wojciech Andrusiewicz.
IAR
