Spis treści:
- Etapy wdrażania KSeF i zwolniona grupa
- Jak policzyć, czy jesteś w grupie zwolnionej?
- Uwaga na terminy - najczęstsza pułapka KSeF
Etapy wdrażania KSeF i zwolniona grupa
Od początku lutego korzystanie z systemu jest obowiązkowe dla wszystkich podatników, których wartość sprzedaży przekroczyła w 2024 roku kwotę 200 mln złotych. Przedsiębiorcy, którzy uzyskali niższe dochody, muszą być gotowi na wdrożenie KSeF już za chwilę - od 1 kwietnia.
Wyjątkiem jest jedna grupa podatników, którą tworzą mikroprzedsiębiorcy. Do końca 2026 roku wszyscy, których łączna wartość sprzedaży wraz z naliczonym podatkiem w danym miesiącu nie przekroczyła kwoty 10 tys. złotych, nie muszą wystawiać faktur przez KSeF. Ważne jest jednak, że cała ich sprzedaż musi być udokumentowana "tradycyjnymi" fakturami - elektronicznymi lub papierowymi.
Z tego zwolnienia mikroprzedsiębiorcy mogą korzystać do końca roku - od 1 stycznia 2027 zostaną również objęci KSeFem.
Jak policzyć, czy jesteś w grupie zwolnionej?
Co do zasady, w KSeF wystawiane są faktury między dwoma podmiotami biznesowymi. Zatem do limitu 10 tys. złotych wlicza się jedynie te faktury, które miałyby znaleźć się w KSeF. Do limitu nie wlicza się za to faktur wykluczonych z systemu czy objętych zwolnieniem, np. wystawionych na rzecz osób fizycznych czy pochodzących z kas rejestrujących, paragonów uznawanych za faktury.
Wytłumaczmy to na przykładzie. Pani Małgosia prowadzi kwiaciarnię, w której zazwyczaj sprzedaje kwiaty osobom fizycznym. Jednak niekiedy przygotowuje większe zlecenia B2B, będąc podwykonawcą firmy organizującej śluby.
W takim przypadku wystawia fakturę na co najmniej 1900 zł. Dopóki suma wszystkich takich faktur nie przekroczy 10 tys. złotych, nie ma obowiązku wystawiać ich przez KSeF do końca bieżącego roku. Od stycznia 2027, niezależnie od wysokości sprzedaży popartej fakturami dla innych podmiotów, pani Małgosia będzie zobowiązana korzystać z KSeF.
Uwaga na terminy - najczęstsza pułapka KSeF
Jeśli należysz do grupy, która powinna wystawiać faktury w KSeF od początku kwietnia, dokładnie zaplanuj wystawianie faktur za sprzedaż w marcu. Dotyczy to szczególnie usługodawców lub osób pracujących na kontraktach B2B, które rozliczają się "z dołu" po zakończonym miesiącu fakturą zbiorczą.
W KSeF liczy się data wystawienia faktury, a nie okres, za który została wystawiona. Oznacza to, że ostatnim dniem, w którym można wystawić fakturę poza KSeF, jest 31 marca. Od 1 kwietnia, nawet jeśli faktura będzie dotyczyła sprzedaży z 31 marca, dokument musi być wystawiony za pośrednictwem KSeF.
Aby zatem nie utrudniać sobie księgowości, warto wystawić wszystkie faktury za marzec najpóźniej w ostatnim dniu tego miesiąca.
Warto pamiętać, że obecny rok jest traktowany jeszcze jako okres przejściowy - chociaż oczywiście należy stosować się do wszystkich zaleceń i pamiętać o datach, ewentualne błędy będą łatwiejsze do wyjaśnienia ze skarbówką. To dobra informacja dla mniejszych firm i mikroprzedsiębiorców. Należy mieć jednak na uwadze, że wszelkie nieprawidłowości związane z fakturowaniem mogą znacznie opóźnić płatność ze strony klienta. Chociażby dlatego dobrze jest poświęcić kilka chwil na zapoznanie się z materiałami o KSeF - np. na stronie rządowej https://ksef.podatki.gov.pl lub we własnej bankowości elektronicznej czy programie do fakturowania.
KO
