Firma zagraniczna otwierająca oddział w Polsce (nie spółkę zależną, ale oddział) nie tworzy nowego podmiotu prawnego - oddział to wciąż ta sama spółka, tylko działająca w innym kraju. Problem w tym, że dla celów VAT podatnikiem pozostaje spółka macierzysta, która ma własny, odrębny numer NIP, widoczny na białej liście podatników VAT, ale niewidoczny w bazie REGON, bo formalnie nie jest tam zarejestrowana jako samodzielny podmiot. Tymczasem to właśnie z REGON korzysta większość systemów księgowych do automatycznej walidacji kontrahenta czy też wystawienia faktur.
Zobacz również:
Efekt jest taki, że przedsiębiorcy słyszą przy próbie uzyskania faktury: "nie ma takiego NIP-u", mimo że numer jest w pełni prawidłowy i aktywny. To pokazuje lukę między rejestrami publicznymi, tj. GUS i wykazem podatników VAT, które nie są ze sobą w pełni spójne. Przedsiębiorcy płacą za to realnym czasem i nerwami przy każdej próbie rozliczenia kosztów.
NIP istnieje, ale systemy księgowe go nie znajdują
Problem faktycznie istnieje i wynika z samej konstrukcji prawnej oddziału i braku synchronizacji polskich baz - potwierdzają specjaliści na co dzień spotykający się z takimi przypadkami.
Co można zrobić w tej sytuacji?
- Najskuteczniejszym rozwiązaniem jest przygotowanie krótkiego pisma wyjaśniającego z odwołaniem do zgłoszenia VAT-R i wydrukiem z wyszukiwarki podatników VAT Ministerstwa Finansów. To zwykle wystarcza, by osoba wystawiająca fakturę ręcznie dopisała dane kontrahenta. Z tym, że o ile jeszcze niedawno wypisywaliśmy faktury nawet ręcznie na podstawie danych przekazanych, tak teraz dzieje się to automatycznie. Stąd wielu wystawiających faktury nie umie sobie z tym poradzić. Dlatego byłoby dobrze, aby resort finansów i GUS ujednolicili bazy tak, by NIP-y nadawane zagranicznym podatnikom VAT były automatycznie widoczne również w REGON - mówi Piotr Juszczyk, główny dordca podatkowy inFakt.
Po wejściu KSeF-u problem jest jeszcze bardziej widoczny, ponieważ dziś większość procesów związanych z wystawianiem faktur opiera się na automatycznym pobieraniu danych kontrahenta. W praktyce także KSeF korzysta z tych samych źródeł danych. Jeżeli po wpisaniu NIP-u system nie odnajdzie zagranicznego podatnika w bazie, z której pobiera informacje, to automatyczne uzupełnienie danych również nie będzie możliwe. Kiedyś wiele programów nie zaciągało takich informacji automatycznie, natomiast obecnie przedsiębiorcy są już przyzwyczajeni do pełnej automatyzacji. Jeżeli po wpisaniu NIP-u system nie znajduje podmiotu, użytkownik często od razu zakłada, że numer jest błędny albo, że taki kontrahent nie istnieje. Tymczasem w tym przypadku problem nie leży po stronie podatnika, tylko po stronie braku synchronizacji między bazami danych. Dlatego kluczowe znaczenie ma zapewnienie spójności między rejestrami, z których korzystają zarówno przedsiębiorcy, jak i państwowe systemy służące do wystawiania faktur.
Eksperci: Potrzebna synchronizacja państwowych rejestrów
- Przy czym, w mojej ocenie, zazwyczaj istnieje możliwość ręcznego wprowadzenia danych w systemach księgowych, choć przedsiębiorcy odzwyczaili się od takiego rozwiązania. Dziś nikt nie chce ręcznie wpisywać NIP-u, adresu i pozostałych danych kontrahenta, skoro na co dzień wszystko odbywa się automatycznie. Jeśli system nie pobierze numeru automatycznie, wiele osób uznaje po prostu, że coś jest nie tak, a część może nawet nie wiedzieć, jak to ręcznie wprowadzić - dodaje Piotr Juszczyk.
NIP, którym oddział rozlicza VAT, nie jest widoczny w bazie GUS/REGON - bo dla celów VAT podatnikiem jest spółka-matka, a nie sam oddział. Systemy księgowe i KSeF sprawdzają kontrahenta właśnie przez GUS, więc ten NIP "nie istnieje" dla systemu, mimo że jest prawidłowy i aktywny na białej liście VAT. Wystawiający fakturę polegający na automatyzacji nie zaciągnie danych firmy, wówczas może podważać dane odbiorcy lub sprawdzić go na białej liście i wprowadzić dane ręcznie do swojego programu. Co z pewnością dodaje pracy.
Po to jest automatyzacja, żeby dane zaciągały się z baz. - Najbardziej racjonalnym rozwiązaniem byłoby lepsze połączenie publicznych baz danych. Jeżeli system nie znajduje podmiotu w REGON, powinien mieć możliwość automatycznego pobrania danych z wykazu podatników VAT. Technicznie jest to możliwe do zrealizowania. Mówiąc obrazowo, gdy jedna baza nie znajduje informacji o przedsiębiorcy, mogłaby automatycznie odwołać się do drugiej i uzupełnić brakujące dane. To przede wszystkim kwestia odpowiedniego zaprojektowania systemów informatycznych - podkreśla doradca podatkowy.
Ostrzega przy tym, że problem będzie prawdopodobnie narastał, ponieważ takich sytuacji będzie coraz więcej. W ramach wspólnego rynku europejskiego przedsiębiorcy coraz częściej prowadzą działalność za granicą poprzez oddziały. To naturalny kierunek rozwoju biznesu i wygodna forma prowadzenia działalności w innych państwach. Skoro liczba takich podmiotów rośnie, następuje automatyzacja i cyfryzacja - także na poziomie podatkowym - systemy administracyjne również powinny być do tego dostosowane.
Monika Krześniak-Sajewicz
