Krajowy System e-Faktur już stał się obowiązkowy 1 lutego 2026 roku dla największych podatników z obrotem powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia w obowiązek wejdą pozostałe firmy, czyli dużo większa grupa. Tylko najmniejsi podatnicy, których miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł, mogą korzystać z odroczenia obowiązku do 2027 roku.
- Bardzo nas cieszy, że już teraz duża grupa firm wystawia faktury w systemie dobrowolnie, mimo że nie mają takiego obowiązku. Obecnie jest to ponad 306 tys. firm. Do wdrożenia obowiązku zostało jeszcze kilka dni, dlatego zachęcamy do wcześniejszego zapoznania się z działaniem systemu - poinformował Marcin Łoboda, wiceminister finansów, szef Krajowej Administracji Skarbowej.
Jak pokazują badania na zlecenie IFIRMA, dotychczasowe zetknięcie z KSeF firmy oceniają raczej negatywnie.
Ponad 80 proc. właścicieli małych i mikroprzedsiębiorstw miało już do tej pory styczność z Krajowym Systemem e-Faktur, ale tylko ok. 18 proc. korzysta z niego na co dzień do wystawiania faktur. Jednocześnie pierwsze doświadczenia nie są pozytywne: 45 proc. ankietowanych ocenia pierwszy etap wdrożenia negatywnie (w tym 36 proc. - bardzo źle), a ponad połowa badanych opowiada się za odroczeniem lub złagodzeniem obowiązku pełnego wdrożenia KSeF - wynika z badania IFIRMA.
Zobacz również:
Na krytyczną ocenę pierwszego etapu wdrożenia KSeF mogły wpływać doświadczenia firm z pierwszego miesiąca działania systemu. Wśród najczęściej wskazywanych trudności znalazły się: problemy techniczne oraz konieczność wykonywania dodatkowych czynności po stronie firm. W dalszej kolejności respondenci wymieniali: braki lub niejasności w wytycznych Ministerstwa Finansów, trudności z uprawnieniami, certyfikatami i autoryzacją oraz opóźnienia w przetwarzaniu dokumentów.
MF uspokaja: Nowe metody logowania mają zmniejszyć ryzyko awarii
- Widać, że odbiór KSeF po 1 lutego był negatywny. W pierwszym tygodniu lutego doszło do awarii Profilu Zaufanego, co powodowało, że przedsiębiorcy mieli problemy z połączeniem się z KSeF przy użyciu PZ. To zdecydowanie wpłynęło na negatywny odbiór. Oczywiście byli też przedsiębiorcy, którzy przygotowali się wcześniej - mieli wygenerowane certyfikaty, byli gotowi na połączenie i w ich przypadku oceny były zdecydowanie lepsze, bo od razu mogli zacząć działać - mówi Joanna Łuksza, kierownik zespołu ekspertów księgowych w IFIRMA.PL.
- Sam problem z Profilem Zaufanym był odczuwalny - przedsiębiorcy mieli narzędzia, mieli profil, a nie mogli się zalogować. W takich sytuacjach radziliśmy im, żeby próbowali o różnych porach albo nawet za kilka dni - dodaje.
W pierwszym miesiącu przedsiębiorcy zadawali naprawdę podstawowe pytania: gdzie wejść, co zrobić, czym jest certyfikat. Oczekiwali, że strona rządowa pokaże instrukcje krok po kroku. Było widać dużą niepewność - nie każdy wiedział, że są dwa certyfikaty, a rozróżnienie "certyfikat czy token" sprawiało trudność. Początki pokazały duże niejasności.
Czy może się powtórzyć sytuacja?
- Jest obawa o wystąpienie takiego paraliżu 1 kwietnia - słychać to w rozmowach z przedsiębiorcami. Ta data "budzi" grupę przedsiębiorców nietechnicznych, którzy mają małe doświadczenie z programami online, a wcześniej fakturowali na druczkach akcydensowych. To dla nich będzie trudniejszy moment. Z tego, co słyszymy, do systemu wejdzie duża liczba użytkowników. Sam problem wysyłania faktur - ich natężenie jednego dnia może doprowadzić do paraliżu. Być może to będzie moment pierwszej awarii, kiedy będzie okazja do przetestowania trybu offline - mówi Joanna Łuksza.
Problem z pierwszym etapem wdrożenia na początku lutego - przynajmniej w dużej mierze - wziął się stąd, że MF nie zrobiło integracji z węzłem krajowym i nie było możliwości logowania z użyciem mObywatela.
Eksperci zwracają uwagę, że do tej pory grupa podmiotów zobowiązanych do korzystania z KSeF była niewielka. Natomiast tych mniejszych przedsiębiorców, którzy będą aktywnie wchodzili do KSeF po 1 kwietnia, jest ponad dwa miliony. Skala rozszerzenia systemu jest ogromna i rodzi realne ryzyko awarii. Zdaniem ekspertów będą dwie newralgiczne daty - 1 kwietnia i 7 kwietnia (pierwszy dzień po świętach, kiedy może być wzmożony ruch).
Zapytaliśmy MF czy podjął działania, żeby zapobiec powtórzeniu się problemów z pierwszego etapu.
"14 lutego Krajowy System e-Faktur został zintegrowany z Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej. Dzięki temu użytkownicy KSeF mogą uwierzytelnić się w systemie za pomocą aplikacji mObywatel, mojeID - bankowości elektronicznej, e-dowodu i profilu zaufanego. Integracja umożliwia szybkie i wygodne potwierdzanie tożsamości, daje większą swobodę w wyborze metody uwierzytelnienia oraz zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa przy korzystaniu z bezpłatnych narzędzi logowania. Rozproszenie ruchu pomiędzy kilka kanałów ogranicza ryzyko przeciążeń i poprawia dostępność systemu" - odpowiedziało MF na pytanie Interii.
Z naszych informacji wynika, że właśnie trwają testy nad wydolnością systemu. Ryzyko jest, ale dużo mniejsze, bo logowanie przez mObywatela działa w oparciu o inne technologie i nie obciąża tak systemów.
Zobacz również:
Choć wokół samego wdrażania były problemy, to KSEF z jednej strony daje dodatkowe obowiązki, ale jest dużo głosów, że finalnie uprości funkcjonowanie faktur, które będą w jednym miejscu. Jednak wprowadza też zasadnicze zmiany, do których przedsiębiorcy będą musieli się przyzwyczaić.
Co realnie zmienia KSeF?
- Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana formatu pliku, ale głęboka ingerencja w procesy sprzedażowe i zakupowe. Kluczową zmianą jest uznanie daty wprowadzenia dokumentu do systemu za oficjalną datę wystawienia faktury. Rozwiązanie to definitywnie ukróci proceder antydatowania faktur. Co istotne, fakturę wystawioną poprawnie w KSeF nasz odbiorca zobaczy niemal natychmiast. Nie musimy jej już dodatkowo wysyłać w żadnej innej formie, ponieważ dokument wprowadzony do systemu uznaje się za doręczony nabywcy. Warto jednak dokładnie zweryfikować dane przed wysyłką - faktury w KSeF nie można usunąć, a ewentualne zmiany wymagają wystawienia korekty - podkreśla Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup.
Monika Krześniak-Sajewicz
