Już na początku roku doradcy podatkowi ostrzegali, że okres przejściowy z jednej strony zmniejsza stres związany z wejściem centralnego systemu faktur, ale z drugiej jednoczesne funkcjonowanie faktur w kilku formach może być bardziej problematyczne.
Od kwietnia obowiązek KSeF objął już praktycznie wszystkich przedsiębiorców - podatników VAT, choć na razie nie będzie kar za brak wdrożenia.
- Przedsiębiorcy dopiero uczą się obsługi KSeF. Wielu z nich trudno jest zrezygnować z dokumentacji papierowej czy przesyłanej drogą mailową. Ze względu na wypracowane relacje i przyzwyczajenia często wybierana jest podwójna ścieżka doręczania dokumentów: oficjalna w systemie rządowym oraz dodatkowa w formie papierowej lub pliku PDF. Firmy nie zdają sobie sprawy, że takie postępowanie zwiększa ryzyko zarówno dla nich, jak i dla ich kontrahentów. Istnieje również ryzyko, że dana faktura zostanie zaksięgowana dwukrotnie. Zwiększa to pracochłonność procesów dekretacji oraz weryfikacji dokumentów, a i te czynności nie zawsze gwarantują uniknięcie duplikowania zapisów. Takie sytuacje są problematyczne dla księgowych, którzy muszą rozstrzygać, który dokument powinien ostatecznie trafić do rejestrów - komentuje Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup k24.
Zobacz również:
Zwraca uwagę, że brak sankcji nie oznacza braku zainteresowania ze strony urzędów skarbowych.
- Nie zapominajmy również, że fakt, iż fiskus nie może nas obecnie karać, nie oznacza, że nam się nie przygląda. Przykładowo w plikach JPK raportuje się, które faktury zostały wystawione poza KSeF i z jakiej przyczyny. Sam resort finansów niejednokrotnie wskazywał, że monitoruje firmy, które jeszcze nie przystąpiły do systemu. Tym bardziej, mimo braku sankcji, warto wykorzystać ten czas na realne przygotowania, gdyż docelowo dołączenie do KSeF będzie nieuniknione - podsumowuje Monika Piątkowska.
Podwójny obieg faktur największym problemem firm
W okresie przejściowym to także duże wyzwanie dla księgowych, którzy muszą mierzyć się z równoległym funkcjonowaniem aż trzech form tego samego dokumentu: oficjalnego pliku ustrukturyzowanego w KSeF, jego graficznej wizualizacji oraz tradycyjnego pliku PDF bądź papieru. To rozproszenie nakłada na biura rachunkowe obowiązek czasochłonnej weryfikacji statusu każdej faktury oraz ręcznego dopasowywania danych, by wykluczyć ryzyko podwójnego ujęcia transakcji.
Czy pierwsze rozliczenia z fiskusem mogą to uwidocznić?
- Pierwsze rozliczenie może być problematyczne nie dlatego, że sam KSeF nagle przestanie działać, ale dlatego, że wiele firm dopiero uczy się nowego sposobu pracy z dokumentami. W praktyce przedsiębiorcy oswajają nie tylko samą wysyłkę faktur, ale też poznają nowe funkcje w programach do fakturowania i księgowości, z których korzystają. W pytaniach od klientów widać, że wątpliwości dotyczą dziś nie tylko przepisów, ale też tego, jak korzystać z nowych opcji w systemach, jak poprawnie obsłużyć korekty, zweryfikować nabywcę czy rozliczyć dokument wystawiony omyłkowo. Pierwsze miesiące to okres zmian w procesie fakturowania i praktycznego uczenia się nowych narzędzi. Właśnie na tym etapie pojawiają się pytania bardziej szczegółowe, wynikające nie z teorii, ale z codziennego działania w KSeF. Tam, gdzie firma ma już ustalone role i dobrze poznane funkcje programu, wejście w rozliczenie przebiega spokojniej - mówi Interii Joanna Łuksza, kierownik zespołu ekspertów księgowych w IFIRMA.PL.
Zobacz również:
Przyznaje, że może być zamieszanie związane z podwójnym systemem wysyłania faktur.
- Takie zamieszanie jest dziś zrozumiałe, bo firmy funkcjonują jeszcze w dwóch równoległych obiegach - z jednej strony uczą się obowiązkowego obiegu w KSeF, a z drugiej próbują zachować dotychczasowe poczucie kontroli, wysyłając dokument także mailem w PDF. Problem pojawia się wtedy, gdy odbiorca dostaje fakturę poza systemem, ale nie widzi jej w KSeF i nie ma pewności, czy powinien ją już księgować, czy najpierw wyjaśniać sprawę ze sprzedawcą. W pytaniach od klientów wracają też sytuacje bardziej praktyczne: faktura wystawiona na niewłaściwego nabywcę, transakcje z udziałem podmiotu trzeciego albo wątpliwość, czy dokument, który "przyszedł na firmę", automatycznie oznacza koszt do ujęcia - tłumaczy.
Pierwsze rozliczenia pokazują mankamenty hybrydowego systemu
Ten podwójny obieg będzie z czasem słabnąć, ale nie zniknie z dnia na dzień.
- Dla faktur objętych KSeF dokumentem referencyjnym staje się faktura w systemie, a PDF lub wydruk może pełnić rolę wizualizacji, np. z kodem QR po nadaniu numeru KSeF. Jednocześnie przepisy przewidują jeszcze wyjątki i okresy przejściowe, więc część dokumentów nadal będzie funkcjonować poza KSeF do końca 2026 r. To oznacza, że przez najbliższe miesiące firmy nadal będą poruszać się między starymi przyzwyczajeniami a nowym standardem. Kluczowe będzie więc nie tylko samo wystawienie faktury, ale też jasne ustalenie w firmie, który dokument jest "roboczy", a który jest właściwy do rozliczenia - mówi Joanna Łuksza.
Monika Krześniak-Sajewicz
