Czas to pieniądz. Jak efektywnie zorganizować pracę zdalną?

Jak wynika z danych GUS z 31 marca 2021 r., zdalnie pracowało 14,2 proc. zatrudnionych. Głównym narzędziem organizacji pracy zdalnej jest oczywiście podłączony do internetu laptop, by jednak usprawnić łączność ze współpracownikami, potrzebujemy sprawnego komunikatora. Jak zorganizować pracę, by współpracownicy nie stracili ze sobą kontaktu?

Recepta na zespół idealny

Kilka lat temu jeden z gigantów technologicznych stworzył specjalny zespół, który miał przeanalizować, w jakich warunkach pracownicy współpracują ze sobą najlepiej. Okazało się, że to nie wybitne jednostki tworzą najlepsze zespoły - te często nie potrafią grać do jednej bramki, wolą pracować w pojedynkę.

Po kilku latach badań i setkach przeprowadzonych wywiadów okazało się, że najbardziej efektywny zespół to ten, który jest ze sobą zżyty, a współpracownicy sobie ufają i czują się na tyle bezpiecznie, by zabierać głos, nie obawiając się, że zostaną wyszydzeni. W epoce pracy zdalnej stworzenie takiego zespołu wydaje się trudnym zadaniem. Ale w końcu nie ma rzeczy niemożliwych, szczególnie przy narzędziach, jakimi obecnie dysponujemy.

Kontrola czy zaufanie?

Pamiętajmy, że nadmierna liczba spotkań nie sprawi, że zyskamy kontrolę nad osobami zatrudnionymi, a może dezorganizować ich pracę. Z kolei inwigilacja spowoduje spadek motywacji - sięgając po takie środki, ryzykujemy tym, że nasi pracownicy zaczną szukać nowego miejsca zatrudnienia. Warto pamiętać, że komunikacja zdalna zakłada nie tylko nadzór nad realizacją projektów. Równie ważna jest integracja, warto więc zadbać o to, by wirtualne relacje zastąpiły te standardowe.

Najlepiej więc zaufać pracownikom, ale mimo wszystko monitorować ich wyniki. By z kolei pozostać w stałym kontakcie, warto uporządkować narzędzia pracy i przypisać im role. Warto także zbilansować dwa modele komunikacji: synchronicznej oraz asynchronicznej. Ta pierwsza to komunikacja w czasie rzeczywistym, druga - pozwala na zapoznanie się z treścią w dowolnym momencie lub w różnych terminach.

Komunikator do spraw bieżących

Pracując w biurze, odpowiedzi na najpilniejsze pytania byliśmy w stanie uzyskać natychmiast - pytając współpracownika siedzącego obok. Gdy przeszliśmy na tryb zdalny, stało się to nieco bardziej kłopotliwe. Rozmowy telefonicznie w tym przypadku się nie sprawdzają - trwają zbyt długo, a gdyby każdy próbował coś ustalić w ten sposób, niektórzy musieliby rozmawiać przez telefon przez cały dzień pracy, co utrudniałoby im wykonywanie codziennych obowiązków. Wysyłając maila, z założenia nie powinniśmy oczekiwać natychmiastowej odpowiedzi.

Najlepszym rozwiązaniem w takim przypadku jest kontakt ze współpracownikiem za pomocą komunikatora. Pozwala to przeprowadzić krótką rozmowę i otrzymać odpowiedź natychmiast. Warto jasno ustalić zestaw oficjalnych narzędzi, którymi mają się posiłkować pracownicy w sprawach zawodowych, i określić zakres ich działania. Dzięki temu unikniemy chaosu organizacyjnego.

Spotkania online

Większość pracodawców docenia rolę spontanicznych rozmów przy kawie, które odbywaliśmy w biurze - czasami nieoczekiwanie rodziły świetne pomysły. Warto więc, wykorzystując potencjał na przykład polskiego narzędzia do webinarów i wideokonferencji ClickMeeting, spotykać się online w mniejszych zespołach, by łatwo omówić kwestie, które wymagają zaangażowania więcej niż dwóch pracowników.

ClickMeeting umożliwia nie tylko udostępnianie ekranu czy prezentacji, ale także uczestnictwo w kilku spotkaniach jednocześnie dzięki funkcji nagrywania. Tego typu narzędzia można stosować nie tylko w celu nawiązania kontaktu ze współpracownikami. To również doskonały sposób na podtrzymanie kontaktu z klientem.

Duże spotkania

Oprócz spotkań w zespołach czasami konieczne jest odbycie dużego spotkania ze wszystkimi pracownikami. Najczęściej organizujemy je, by obwieścić ważne zmiany w firmie i odpowiedzieć na wszystkie pytania niepokojące pracowników. Tutaj również doskonale sprawdzi się ClickMeeting.

Narzędzie umożliwia prowadzenie spotkania dla 25 osób, które mogą widzieć, słyszeć i rozmawiać ze sobą w czasie rzeczywistym (wkrótce będzie możliwe połączenie nawet 40 osób). Jeśli w spotkaniu bierze udział większa liczba uczestników, może mówić jedna lub parę osób, a reszta - zadawać pytania na moderowanym czacie ze wbudowanym tłumaczeniem symultanicznym. Prócz opcji podzielenia ekranu, włączenia tablicy czy prezentacji, narzędzie umożliwia również przeprowadzenie ankiety i testu. W dodatku osoba prowadząca spotkanie może jednocześnie komunikować się na prywatnym czasie z pozostałymi prezenterami.

Webinary

By stale podnosić kompetencje swojego zespołu oraz rozwijać organizację, konieczne jest prowadzanie webinarów szkoleniowych, prezentacyjnych czy wydarzeń sprzedażowych dla klientów.

Dostępne funkcje polskiej platformy webinarowej pozwalają na prowadzenie działań content marketingowych za pomocą edukacji i promocji. Oprócz prowadzenia spotkania możemy  tworzyć ankiety, automatyczne zaproszenia, podziękowania, nagrania z wydarzenia czy bezpośrednie CTA (np. z linkiem odsyłającym do naszej strony internetowej). Z kolei dzięki generowaniu statystyk z wydarzeń możemy ulepszyć działania webinar marketingowe.

Onboarding pracownika

To rozwiązanie pomoże również wdrożyć nowego pracownika bez konieczności osobistego spotykania się. Wystarczy zaplanować cykl szkoleń umożliwiających właściwe wprowadzenie do firmy.

ClickMeeting pozwala na tworzenie webinarów nawet dla 1000 uczestników jednocześnie. Możemy udostępniać pliki, ekrany i wideo, a dzięki komentarzom i czatom widzowie pozostaną w łączność z prowadzącym. Istnieje nawet możliwość utworzenia transmisji na YouTube lub Facebooku, by dotrzeć do większej liczby osób. Użyteczna może okazać się także opcja webinarów na żądanie czy automatycznych. Pozwala na dostęp do treści w dogodnym dla danej osoby momencie lub w różnych terminach. Obecnie platformę ClickMeeting można testować przez 30 dni za darmo, wystarczy wejść tutaj i założyć konto próbne.

 

Prezentacja partnera

Strona główna INTERIA.PL

Polecamy

Rekomendacje

Finanse / Giełda / Podatki
Bądź na bieżąco!
Odblokuj reklamy i zyskaj nieograniczony dostęp do wszystkich treści w naszym serwisie.
Dzięki wyświetlanym reklamom korzystasz z naszego serwisu całkowicie bezpłatnie, a my możemy spełniać Twoje oczekiwania rozwijając się i poprawiając jakość naszych usług.
Odblokuj biznes.interia.pl lub zobacz instrukcję »
Nie, dziękuję. Wchodzę na Interię »