Spis treści:
- Czym jest zaległy urlop pracownika?
- Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?
- Czy można odmówić wykorzystania zaległego urlopu?
Czym jest zaległy urlop pracownika?
Urlop zaległy to ta część urlopu wypoczynkowego, której pracownik - mimo nabycia do niej prawa w danym roku kalendarzowym (20 lub 26 dni) - z różnych powodów nie zdołał w pełni wykorzystać.
Zgodnie z przepisami prawa pracy urlop powinien być w całości wykorzystany w tym samym roku, w którym pracownik go otrzymał. W praktyce jednak nie zawsze się to udaje. Do najczęstszych przyczyn powstawania takich zaległości należą duży nawał obowiązków służbowych, nagła choroba innego współpracownika, przebywanie na urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim czy też brak porozumienia między pracodawcą a pracownikiem w kwestii wyboru terminu wolnego.
W takich sytuacjach niewykorzystane dni wolne nie przepadają. Zamiast tego z automatu "przechodzą" na kolejny rok kalendarzowy i stają się oficjalnie urlopem zaległym.
Zobacz również:
Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?
Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy kluczową datą dla każdego pracownika posiadającego niewykorzystane dni wolne jest 30 września następnego roku kalendarzowego. To właśnie do tego dnia pracodawca ma ustawowy obowiązek udzielić pracownikowi zaległego urlopu. W praktyce urlop za 2025 rok musi zostać wykorzystany najpóźniej do 30 września 2026 roku.
Przy czym, jeśli pracownik ma np. 10 dni urlopu to nie musi go kończyć w ten dzień, wystarczy, że rozpocznie go 30 września (w tym roku jest to środa) i urlop może trwać również w październiku. Analogicznie sytuacja będzie wyglądać w roku następnym, jeśli pracownik będzie miał zaległe dni za 2026 roku to będzie je musiał wykorzystać do 30 września 2027 roku.
Zobacz również:
Czy można odmówić wykorzystania zaległego urlopu?
Pracownik nie może odmówić wykorzystania zaległego urlopu. W tej kwestii prawo stoi po stronie pracodawcy. Jeśli pracownik unika zaplanowania wolnego, pracodawca ma prawo jednostronnie wyznaczyć termin tego urlopu, a pracownik musi się do tej decyzji dostosować. Wynika to z faktu, że na firmie ciąży ustawowy obowiązek rozliczenia pracownika z zaległych dni do 30 września. Jeśli pracodawca tego nie zrobi Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) może nałożyć na niego karę grzywny od 1000 zł do nawet 30 000 zł. Z tego powodu szef ma pełne prawo "zmusić" pracownika do pójścia na odpoczynek.
Co ważne urlop nie przepada automatycznie z dniem 30 września. Data ta jest terminem ostatecznym dla pracodawcy, ale samo prawo pracownika do dni wolnych nie znika z dnia na dzień. Urlop jest roszczeniem pracowniczym i zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy przedawnia się dopiero z upływem 3 lat (licząc od dnia, w którym urlop stał się zaległy).
Oznacza to, że jeśli z jakiegoś powodu po 30 września pracownik wciąż posiada zaległe dni wolne nadal ma prawo żądać ich udzielenia. Swoich praw można dochodzić w sądzie lub zgłosić naruszenie przepisów przez pracodawcę do PIP.
Warto także pamiętać, że nie można zrzec się urlopu zaległego w zamian za wypłatę gotówki, jeśli nadal pracuje się w danej firmie. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane dni wolne jest wypłacany wyłącznie w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
