Uchwalona jesienią ubiegłego roku ustawa, poszerzająca zakres aktywności zawodowej wliczanej do stażu pracy, wchodzi w życie w dwóch etapach. Od stycznia już działa w sektorze publicznym (m.in. w urzędach, szkołach publicznych, samorządowych instytucjach kultury, SP ZOZ-ach), a od maja obejmie też pracowników zatrudnionych w sektorze prywatnym. Ma wpływ na długość urlopu wypoczynkowego czy dodatki stażowe, choć nie wpływa na wysokość emerytury.
- Nowelizacja Kodeksu pracy nie opiera sposobu obliczania stażu pracy wyłącznie na stosunku pracy. Zamiast tego wprowadza szerokie podejście obejmujące różne formy aktywności zawodowej, w tym działalność gospodarczą oraz wybrane umowy cywilnoprawne, o ile spełnione są warunki ustawowe. Do tej pory uwzględniano głównie zatrudnienie na etacie oraz wybrane formy służby. Inne aktywności zawodowe nie miały wpływu na uprawnienia pracownicze. Zmiany w tym obszarze prowadzą do wyrównania sytuacji osób samozatrudnionych i pracujących na zleceniach z pracownikami etatowymi - wyjaśnia Joanna Łuksza, kierownik zespołu ekspertów księgowych w IFIRMA.PL.
Zobacz również:
Sama nowelizacja Kodeksu pracy z 26 września 2025 r. nie oznacza automatycznego przeliczenia tego stażu, a pracownicy będą musieli udokumentować wcześniejsze okresy aktywności, czyli np. prowadzenia działalności gospodarczej czy wykonywania umów zlecenie, aby pracodawca mógł uwzględnić je przy ustalaniu stażu pracy.
Co można wliczyć do stażu pracy na podstawie nowych przepisów?
- Okresy prowadzenia działalności gospodarczej, w których przedsiębiorca faktycznie wykonywał działalność i podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym albo miał obowiązek ich opłacania (w tym na podstawie wpisu do CEIDG i zgłoszenia do ZUS);
- okresy zawieszenia działalności gospodarczej w związku z opieką nad dzieckiem, o ile w tym czasie opłacane były składki na ubezpieczenia społeczne;
- okresy wykonywania umów cywilnoprawnych, w tym umów zlecenia, agencyjnych oraz innych umów o świadczenie usług;
- okresy współpracy z przedsiębiorcą, w szczególności w ramach rodzinnego zaangażowania w działalność gospodarczą (np. współpraca z małżonkiem);
- okresy członkostwa w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych oraz spółdzielniach kółek rolniczych;
- udokumentowane okresy pracy za granicą, niezależnie od tego, czy były wykonywane w ramach stosunku pracy;
- okres tzw. "ulgi na start", czyli czas, w którym osoba rozpoczynająca działalność gospodarczą nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
- okres współpracy z osobą korzystającą z "ulgi na start", jeżeli odprowadzane były składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe lub wypadkowe).
Podstawą potwierdzenia stażu nie są umowy ani wpisy w rejestrach, ale zaświadczenie z ZUS.
Aby je uzyskać, trzeba złożyć wniosek w ZUS, a można to zrobić przez konto PUE ZUS (eZUS). W panelu "Ubezpieczony" należy wejść w zakładkę "Dokumenty i wiadomości", wyszukać "Wniosek USP", wypełnić formularz, który pojawi się w nowym oknie, wybierając okresy ubezpieczeń, których dotyczy wniosek. ZUS powiadomi o dostępności dokumentu. To ten dokument będzie kluczowy dla pracodawcy przy przeliczaniu stażu pracy.
Zobacz również:
Jeśli okaże się, że ZUS nie posiada pełnych danych, konieczne będzie ich uzupełnienie. W tym celu można przedstawić: umowy zlecenie lub inne umowy cywilnoprawne, faktury lub rachunki, potwierdzenia opłacania składek, dokumenty z CEIDG lub urzędu skarbowego.
Na tej podstawie ZUS może uzupełnić historię ubezpieczeniową i wydać poprawione zaświadczenie. Dopiero po uzyskaniu kompletnego zaświadczenia należy przekazać je pracodawcy (np. do działu HR) wraz z wnioskiem o przeliczenie stażu pracy.
Nowe przepisy nie wprowadzają "podwójnego stażu", ale porządkują zasady zaliczania okresów aktywności zawodowej i ułatwiają ich dokumentowanie na podstawie zaświadczeń z ZUS.
- Tego samego okresu nie zalicza się podwójnie, nawet jeśli były dwa tytuły zatrudnienia czyli okres ten traktowany jest jako jeden okres ubezpieczenia, mimo że składki mogły być odprowadzane jednocześnie z etatu i zlecenia - tłumaczy Państwowa Inspekcja Pracy.
Dwa lata na dostarczenie dokumentów
Choć przepisy działają wstecz, nie oznacza to pełnej dowolności czasowej. Pracownicy mają 24 miesiące na dostarczenie dokumentów od momentu wejścia przepisów w życie dla ich pracodawcy (w sektorze prywatnym od 1 maja 2026 r.). Po tym czasie pracodawca nie będzie zobowiązany do uwzględnienia dodatkowych okresów.
Na co szczególnie uważać? Kluczowym kryterium pozostaje podleganie ubezpieczeniom społecznym lub możliwość ich udokumentowania, co oznacza, że sama formalna aktywność nie zawsze będzie wystarczająca do zaliczenia okresu do stażu pracy.
- Niestety wiele osób błędnie zakłada, że aby skorzystać z nowych zasad wystarczą same umowy lub wpis do CEIDG. Tymczasem bez zaświadczenia z ZUS pracodawca nie ma podstaw do przeliczenia stażu. Tym samym skorzystanie z dodatkowych uprawnień wymaga złożenia w ZUS "Wniosku o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy". Można to zrobić wyłącznie online, korzystając ze swojego konta na platformie eZUS - komentuje Joanna Łuksza z IFIRMA.PL.
Podkreśla też, że wliczanie nowych okresów nie będzie wpływało wstecz na długość wypowiedzenia umowy o pracę ani na toczące się już nabory, w których wymagany był określony staż pracy.
Nowe przepisy nie dotyczą stażu emerytalnego. Nie wpływają na prawo do emerytury ani na sposób obliczania jej wysokości. Te kwestie nadal regulują odrębne przepisy.
Monika Krześniak-Sajewicz
