Spis treści:
- Zaległy urlop pracownika
- Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop w 2026 roku?
- Czy pracownik może odmówić wykorzystania zaległego urlopu?
- Czy niewykorzystany urlop przepada?
Zaległy urlop pracownika
Urlop zaległy to niewykorzystana część urlopu wypoczynkowego. Mowa o tej części, którą pracownik nabywa w danym roku kalendarzowym, ale z różnych powodów nie zdążył jej w pełni wykorzystać. Zgodnie z przepisami prawa pracy jest bowiem tak, że urlop wypoczynkowy powinien zostać udzielony w tym roku, w którym pracownik nabył do niego prawo.
To jednak nie zawsze jest możliwe. Przyczynami powstania zaległego urlopu mogą być ogrom obowiązków służbowych, choroba współpracownika, urlop macierzyński lub rodzicielski czy nawet brak porozumienia w sprawie terminu pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. W takich momentach niewykorzystany urlop "przechodzi" na kolejny rok i z automatu staje się urlopem zaległym.
Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop w 2026 roku?
Odpowiedzią na to pytanie i najważniejszą regulacją jest art. 168 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim niewykorzystany urlop w terminie powinien zostać udzielony pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. A to oznacza, że:
- urlop należny za 2025 rok powinien zostać wykorzystany najpóźniej do 30 września 2026 roku;
- urlop zaległy za 2026 rok będzie można wykorzystać najpóźniej do 30 września 2027 roku.
Warto jednocześnie podkreślić, że przepisy kodeksu mówią o udzieleniu urlopu, a nie o jego zakończeniu przed datą 30 września. A to oznacza, że zaległy urlop można rozpocząć się pod koniec września i może on trwać również w październiku. W praktyce zaległy urlop za 2025 rok można rozpocząć więc nawet 30 września 2026 roku.
Czy pracownik może odmówić wykorzystania zaległego urlopu?
Wprowadzenie czasowego ograniczenia zaległego urlopu ma taki sens, że ma zapobiegać sytuacji, kiedy pracownicy gromadzą wiele niewykorzystanych jego dni przez kilka lat. Jednocześnie często pojawia się pytanie, czy pracownik może odmówić wykorzystania zaległego urlopu. W praktyce w tej kwestii większe uprawnienia ma pracodawca. Co to oznacza?
Jeżeli pracownik nie wykorzysta zaległego urlopu, pracodawca ma prawo sam wyznaczyć jego termin. Wynika to wprost z obowiązku udzielenia urlopu w ustawowym terminie. To oznacza jednocześnie, że pracownik nie może dowolnie i w nieskończoność odkładać zaległego urlopu na kolejne lata.
Co więcej, pracodawca, który nie udzieli pracownikowi zaległego urlopu do 30 września następnego roku, może zostać ukarany karą grzywny od 1000 do 30000 zł. Dlatego też może chcieć zmusić nas do pójścia na urlop.
Czy niewykorzystany urlop przepada?
Warto mieć na uwadze, że choć data 30 września jest wiążąca dla pracownika i pracodawcy, to niewykorzystany urlop co do zasady nie przepada automatycznie. A to dlatego, że termin 30 września wyznacza obowiązek dla pracodawcy, ale samo prawo urlopu jest roszczeniem pracownika i podlega zasadom przedawnienia.
W praktyce, jak wspomnieliśmy wyżej, to ostatecznie na pracodawcy ciąży obowiązek udzielenia zaległego urlopu. Jeśli tego nie zrobił i na przykład po dniu 30 września 2026 roku pracownik ma zaległy urlop, to może wystąpić z roszczeniem o udzielenie urlopu. Co więcej, pracownik może także dochodzić swoich praw przed sądem pracy lub zgłosić naruszenie do Państwowej Inspekcji Pracy. Zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy roszczenie o udzielenie urlopu przedawnia się z upływem 3 lat. Termin przedawnienia liczony jest od dnia, w którym urlop powinien zostać udzielony. Ten termin warto zapamiętać.
W polskich przepisach obowiązuje także ekwiwalent na niewykorzystany urlop. Warto jednak pamiętać, że jest on wypłacany za zaległy urlop, ale tylko w przypadku rozwiązania stosunku pracy. Nie jest więc wypłacany, kiedy nie wykorzystamy urlopu do 30 września i nadal pracujemy w tym samym miejscu.
Inaczej wygląda sytuacja z urlopem na żądanie. Dni jego urlopu w praktyce przechodzą na kolejny rok i stają się częścią urlopu wypoczynkowego.
