Wysyłamy pracownika za granicę

W efekcie coraz więcej firm wysyła swoich pracowników do pracy za granicę. Jakie zagadnienia z tym związane przysparzają im najwięcej problemów?

Nie posiadam zagranicznego zakładu, ale realizuję umowę na terenie Włoch. Które zwolnienie - z art. 21 ust. 1 pkt 16 czy pkt 20 ustawy o pdof - powinienem zastosować do pracowników, którzy w związku z tym będą przebywali dłuższy czas za granicą?

To, które ze wskazanych w pytaniu Czytelnika zwolnień znajdzie zastosowanie w konkretnej sytuacji, zależeć będzie od tego czy pracownik przebywa w podróży służbowej, czy też został oddelegowany do pracy za granicą.

O zagranicznej podróży służbowej możemy mówić w sytuacji, gdy pracodawca zleci pracownikowi wykonywanie obowiązków za granicą, poza miejscem stałego wykonywania przez niego pracy, w określonym terminie i państwie. Pracownik przebywający w takiej podróży wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, a po jej wykonaniu wraca do dotychczasowych obowiązków. Za czas, w jakim przebywa w podróży służbowej, przysługują mu diety i inne należności określone w przepisach prawa pracy, które zgodnie z ustawą o pdof będą korzystały ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16. Zasadniczo nie istnieją ograniczenia czasu trwania takiej podróży.

Z kolei oddelegowanie pracownika polega na zmianie miejsca wykonywania pracy. Zazwyczaj wiąże się ono dla pracownika nie tylko ze zmianą miejsca pracy, ale również zmianą podporządkowania organizacyjnego. W takim przypadku będzie on korzystał ze zwolnienia wskazanego w art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o pdof. Prześledźmy taką sytuację na przykładzie.

Przykład

Mateusz D., zamieszkały w Kielcach, zawarł z pracodawcą porozumienie. Na jego podstawie w okresie od 1 sierpnia 2007 r. do 15 października 2007 r. będzie wykonywał pracę w oddziale firmy w Barcelonie.

Z uwagi na to, że pan Mateusz będzie pracował w miejscu wskazanym w porozumieniu zawartym z pracodawcą, jego wyjazd nie jest podróżą służbową. Będzie mu zatem przysługiwało zwolnienie od podatku określone w art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o pdof.

Prowadzę firmę budowlaną i deleguję swoich pracowników do pracy za granicę. Gdzie powinno być opodatkowane ich wynagrodzenie, jeśli na stałe mieszkają w Polsce?

Zasadniczo umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania wskazują, że wynagrodzenie, które uzyskuje osoba mająca miejsce zamieszkania w jednym państwie za pracę w drugim państwie może być opodatkowane w drugim państwie. Na zasadzie wyjątku umowy wskazują, że wynagrodzenie za pracę może być opodatkowane wyłącznie w państwie zamieszkania danej osoby, jeżeli zostaną spełnione łącznie następujące warunki:

• pracownik przebywa w drugim państwie przez okres lub okresy nieprzekraczające łącznie 183 dni - w zależności od postanowień danej umowy - danego roku kalendarzowego (lub finansowego - np. umowa z Hiszpanią, ewentualnie podatkowego - np. umowa z Francją) albo w okresie każdych dwunastu miesięcy (np. umowa z Niemcami),
  
• wynagrodzenia są wypłacane przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy, który nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w drugim państwie,
  
• wynagrodzenia nie są ponoszone przez zakład lub stałą placówkę, którą pracodawca posiada w drugim państwie.

W takim przypadku wynagrodzenie pracownika będzie zwolnione od podatku w państwie, w którym wykonywana jest praca, natomiast będzie ono opodatkowane w państwie, w którym pracownik ma miejsce zamieszkania.

Z kolei, gdy pracownik za granicą przebywa w danym państwie w okresie lub okresach przekraczających łącznie 183 dni, wówczas wynagrodzenie za wykonywaną w nim pracę opodatkowane jest w tym właśnie państwie. Opodatkowaniu za granicą będzie w tej sytuacji podlegał dochód uzyskany za cały okres pobytu pracownika w kraju wykonywania pracy, a nie tylko dochód uzyskany od 184 dnia pobytu w tym kraju.

Pracownikom, których wysyłam w zagraniczne delegacje wypłacam diety w wysokości 120 zł za każdą dobę. Wypłatę tych kwot mają zagwarantowaną w umowie o pracę. Czy w związku z tym ze zwolnienia od podatku będą korzystały diety w pełnej wypłaconej wysokości?

Przepisy prawa pracy dopuszczają możliwość ustalenia wysokości diet w umowie o pracę przez pracodawcę niebędącego jednostką sfery budżetowej. Tak ustalona dieta zagraniczna nie może być jednak niższa niż dieta krajowa określona dla pracownika sfery budżetowej (obecnie - 23 zł).

Nie zawsze wypłacone przez pracodawcę diety będą korzystały ze zwolnienia w pełnej wysokości. Art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof wskazuje m.in., że diety z tytułu zagranicznej podróży służbowej są zwolnione od podatku dochodowego - do wysokości określonej w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Wobec powyższego, jeżeli pracodawca wypłaca pracownikom diety w kwotach wyższych niż wskazane w wymienionych przepisach, wówczas nadwyżka podlega opodatkowaniu. Nadwyżka ta powinna zostać doliczona do pozostałych składników wynagrodzenia danego pracownika, od sumy których pracodawca obowiązany jest pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

Czy u pracownika, który pracuje za granicą, kwoty będące równowartością wydatków na zakwaterowanie korzystają ze zwolnienia od podatku?

Ustawodawca w art. 21 ust. 1 pkt 23a lit. b) ustawy o pdof zwolnił od podatku część dochodów osób zamieszkałych w Polsce, a przebywających czasowo za granicą, z tytułu ryczałtów na koszty utrzymania i zakwaterowania wypłacanych z budżetu państwa ale jedynie w związku ze skierowaniem do pracy dydaktycznej w szkołach i ośrodkach akademickich za granicą, przyznanych na podstawie odrębnych przepisów.

U pracowników przebywających w podróży służbowej ze zwolnienia od podatku korzysta zwrot kosztów noclegów na zasadach przewidzianych w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof.

Jeżeli natomiast pracownik został oddelegowany do pracy za granicą - nie może on skorzystać z tego zwolnienia. Naszym zdaniem, w pewnych sytuacjach może mieć jednak zastosowanie inny przepis. Będzie to miało miejsce w przypadku zakwaterowania pracowników w hotelu pracowniczym lub w kwaterze prywatnej, wynajmowanej na cele zbiorowego zakwaterowania, jeżeli nie korzystają oni równocześnie z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Wówczas wolna od podatku jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników w hotelach pracowniczych - w całości, w kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł (art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o pdof).

Podstawa prawna: ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).

Agata Cieśla