Biuro rachunkowe sposobem na wyeliminowanie zbędnych kosztów w firmie

_{Niejasne przepisy podatkowe, nowe - wynikające ze zmieniającego się prawa - obowiązki podatnika, czy skomplikowane formularze - te wszystkie kwestie wyjaśniają przedsiębiorcom biura rachunkowe}

Każdemu zależy na obniżeniu zbędnych wydatków firmowych. Jednak rozliczający się samodzielnie, bez pomocy biur rachunkowych, często - zamiast ograniczać - nieświadomie je zwiększają, bo nie nadążają za nowelizacjami prawa podatkowego: zarówno w zakresie zasad rozliczeń podatkowych (m.in. odpowiedniej kwalifikacji kosztów podatkowych), jak i za zmianami dotyczącymi wymogów związanych z elektronicznym składaniem dokumentów czy aktualizacjami programów księgowych i fakturowych, z których korzystają na co dzień. - Obecnie największym problemem przedsiębiorców jest nie tyle sama znajomość przepisów podatkowych, co elektronizacja wysyłek deklaracji i informacji podatkowych, tym samym konieczność zapewnienia w związku z tym określonych wymogów technicznych - podkreśla Magdalena Flis, ekspert Tax Care.

W praktyce nowe wymogi prawa przekładają się na konieczność korzystania wyłącznie z aktualnych programów do księgowości i do wystawiania faktur. A wszystko - w przypadku przedsiębiorcy, który nie korzysta z usług biura rachunkowego - sprowadza się do częstej aktualizacji IT: wgrywania nowych kluczy sprzętowych czy nowych licencji, przegrywania i konwersji baz danych, a przy tym wszystkim zapewnienia kompatybilności z pozostałym oprogramowaniem. Przypomnijmy, że obowiązek generowania co miesiąc plików JPK_VAT dotyczy zdecydowanej większości polskich firm. Wybrane przez przedsiębiorców oprogramowanie powinno zapewniać możliwość wygenerowania pliku. Klienci biur księgowych nie muszą się o to martwić, bo to biura przejmują na siebie sporządzenie i wysyłkę pliku.

Dodatkowo przedsiębiorcy w związku z wysyłką elektronicznych dokumentów (w tym JPK_VAT) muszą się zaopatrzyć w podpis elektroniczny lub założyć odpowiednie konto umożliwiające ich wysyłkę. Ponadto, o ile oprogramowanie księgowe, z którego korzystają tego nie umożliwia - powinni ręcznie weryfikować kontrahentów w zakresie ich statusu w rejestrze VAT. - Z technicznego punktu widzenia korzystanie z usług profesjonalnej księgowej jest o tyle proste, że przedsiębiorca koncentruje się na prowadzeniu własnego biznesu, a nie na obowiązkach księgowych - argumentuje Magdalena Flis.

_{Generalnie, kosztami obniżającymi kwotę podatku dochodowego są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą}

Firmom brakuje też szczegółowej wiedzy na temat kosztów, jakie mogą odliczyć. Wyjeżdżając w podróż służbową przedsiębiorcy zapominają, że mogą w kosztach firmowych rozliczyć własne diety. Na terenie Polski jest to 30 złotych dziennie, poza granicami odpowiednio więcej.

Problemy sprawia też rozliczenie w kosztach amortyzacji nieruchomości, wykorzystywanych do prowadzenia działalności gospodarczej. - Przedsiębiorcy nie wiedzą jak właściwie ustalić wartość początkową takiej nieruchomości i według jakich stawek ją amortyzować, w związku z tym często rezygnują z możliwości obniżenia podstawy opodatkowania o te koszty - mówi ekspert Tax Care i dodaje, że firmy zapominają również, że prowadzenie działalności gospodarczej w prywatnym domu upoważnia np. do odliczenia proporcjonalnej części wydatków na energię elektryczną, wodę czy wywóz śmieci.

Generalnie, kosztami obniżającymi kwotę podatku dochodowego są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą. Przykładem jest odzież. Podatek pomniejszają wydatki na zakup ubrań posiadających logo firmy. Jeśli nie mają logo, to przedsiębiorca musi udowodnić, że celem zakupów nie było zaspokojenie potrzeb osobistych, a zakup ma ścisły związek z prowadzoną działalnością gospodarczą bądź są to ubrania chroniące zdrowie i życie, określone w przepisach BHP.

- Dlatego firma nie rozliczy zakupu markowych koszul i krawatów - wyjaśnia Magdalena Flis. - Rozliczy natomiast kursy podnoszące kwalifikacje, zakup podręczników a nawet kursy językowe, o ile będą one zgodne z profilem prowadzonej działalności gospodarczej. - Nauka kreatywnych konwersacji w branży mody nie zostanie rozliczona w firmie zajmującej się mechaniką samochodową - tłumaczy rozmówca Interii. Od podatku nie można zaś odliczyć kursów i studiów odbytych przed założeniem działalności gospodarczej ani kursów, które na moment poniesienia wydatku nie wiążą się z profilem prowadzonej działalności.

Artykuł powstał we współpracy z firmą Tax Care