Świadczenia pozapłacowe dla pracowników w kosztach

Koszty pracownicze

Kosztami uzyskania przychodów są wydatki, które mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma wpływ na uzyskiwanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła. Za racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą uznaje się tzw. koszty pracownicze. Koszty te obejmują nie tylko wynagrodzenia zasadnicze, nagrody, premie, diety i inne należności za czas podróży służbowych oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, ale także wydatki ponoszone na zakup dodatkowych pozapłacowych świadczeń na rzecz pracowników. Wydatki na pozapłacowe świadczenia nie wykazują bezpośredniego związku z konkretnym przychodem, jednak są ponoszone przez pracodawcę w związku z łączącym go z pracownikiem stosunkiem pracy. Aby uwzględnić je w kosztach uzyskania przychodów, należy mieć na uwadze art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o pdop. Stosownie do tych przepisów nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Chodzi tu o działalność socjalną zdefiniowaną w art. 2 pkt 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1316 ze zm.). W myśl tego przepisu przez działalność socjalną rozumie się usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Zatem, gdy dodatkowe pozapłacowe świadczenie pracownicze pracodawca sfinansuje ze środków ZFŚS, wówczas świadczenie to będzie spełniało warunki uznania je za działalność socjalną i w konsekwencji wydatek na jego zakup nie będzie stanowił kosztu uzyskania przychodów. Rozliczeniu w kosztach podatkowych nie podlega również wydatek na dodatkowe świadczenia dla pracowników sfinansowany ze środków obrotowych pracodawcy z zastosowaniem kryterium socjalnego (z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika). Pracodawcy mają jednak możliwość zaliczania do kosztów podatkowych wydatków na zakup pozapłacowych świadczeń sfinansowanych ze środków obrotowych pracodawcy i przekazywanych pracownikom bez stosowania kryterium socjalnego (niezależnie od ich sytuacji życiowej, rodzinnej, materialnej), jeśli mają one na celu m.in. zmotywowanie pracowników do efektywnej pracy, wzmocnienie ich więzi z pracodawcą, integrację z pozostałymi członkami załogi, ograniczenie absencji pracowniczej, zapewnienie komfortowych warunków pracy itp.

Impreza integracyjna

Dla zakwalifikowania do kosztów podatkowych wydatków na zorganizowanie spotkań integracyjnych, okolicznościowych lub innych wydarzeń firmowych dla pracowników i członków ich rodzin zasadnicze znaczenie ma cel takiego spotkania. Gdy jego celem jest zintegrowanie pracowników z pracodawcą, budowanie zespołu oraz poprawa wzajemnych relacji między pracownikami, to wówczas wydatki poniesione na organizację imprezy pracodawca może zakwalifikować do kosztów podatkowych. Jeśli jednak spotkanie nie służy takim celom, a przebywanie pracowników ze sobą oraz konsumpcja są celem samym w sobie, to wtedy koszty zorganizowania takiej imprezy nie spełniają przesłanek uznania ich za koszt podatkowy. Stąd uwzględniając takie wydatki w kosztach uzyskania przychodów pracodawca powinien posiadać dokumenty potwierdzające integracyjny i motywacyjny cel spotkania (np. program imprezy z wyszczególnioną częścią dotyczącą działalności firmy, planów jej działania na przyszłość). Użycie bowiem jedynie nazwy "spotkanie integracyjne" nie przesądza automatycznie o możliwości zaliczenia kosztów organizacji takiego spotkania do kosztów podatkowych.

Pakiety medyczne

Z reguły zapewnienie pracownikom pakietów medycznych ma na celu umocnienie ich więzi z pracodawcą, aby zasilali szeregi jego załogi i nie zmieniali miejsca dotychczasowego zatrudnienia, ograniczenie absencji pracowniczej itp. W takim przypadku przekazanie pakietów medycznych pracownikom wykazuje pośredni związek z przychodami pracodawcy. Poniesione zatem na te pakiety wydatki (ze środków obrotowych) pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Według organów podatkowych kosztem podatkowym mogą być również wydatki na pakiety medyczne dla członków rodzin pracowników (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 grudnia 2018 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.467.2018.1.JF). Jest to także koszt pracowniczy, ponieważ świadczenie to jest związane ze stosunkiem pracy łączącym pracownika z pracodawcą.

Karnety sportowe

Wydatki poniesione przez pracodawcę na dostęp do korzystania z usług sportowo-rekreacyjnych poprzez zapewnienie pracownikom wstępu na obiekty sportowe i rekreacyjne, tj. siłownie, baseny, kluby fitness, zdaniem organów podatkowych wpływają na poprawę ich zdrowia, kondycji psychicznej i fizycznej, a w konsekwencji na efektywność i jakość wykonywanej pracy. Tego typu świadczenia w ocenie organów podatkowych służą integracji pracowników z pracodawcą, co w efekcie może przełożyć się na wysokość osiąganych przez pracodawcę przychodów. W rezultacie wydatki na zakup karnetów sportowych dla pracowników sfinansowane ze środków obrotowych pracodawcy spełniają przesłanki zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2018 r. poz. 1036 ze zm.)

autor: Ewelina Piotrowska
Gazeta Podatkowa nr 25 (1587) z dnia 2019-03-28

GOFIN podpowiada