Rozliczenie składkowo-podatkowe ryczałtu z tytułu używania prywatnego pojazdu przez pracownika

W jaki sposób należy przyznawać i rozliczać ryczałty na zwrot kosztów używania samochodu niebędącego własnością pracodawcy w celach związanych z pracą w przypadku pracowników niepełnoetatowych? Czy kwota ryczałtu jest zwolniona z oskładkowania i opodatkowania?

Pracownik wykorzystujący prywatny samochód osobowy do celów służbowych może otrzymać zwrot poniesionych z tego tytułu wydatków na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej z pracodawcą. Zasady kompensaty wynikają z uregulowań rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.), dalej rozporządzenia.

Strony mogą w umowie ustalić, że zwrot kosztów używania do celów służbowych pojazdu będącego w posiadaniu danego pracownika nastąpi w formie:

- miesięcznego ryczałtu albo

- na podstawie liczby faktycznie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówki).

Jeśli strony umówią się na zwrot kosztów w formie ryczałtu, to jest on wypłacany w okresach miesięcznych. Ryczałt obliczany jest jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu i przyznanego przez pracodawcę miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Ustalając miesięczny ryczałt należy uwzględnić wartości stawek i limitów określone rozporządzeniem. Stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu, nie może być wyższa niż:

- 0,5214 zł - dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3

- 0,8358 zł - dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.

Wysokość limitu kilometrów na jazdy lokalne zależy od liczby mieszkańców w danej gminie lub w mieście, w których pracownik jest zatrudniony, z tym że nie może przekroczyć: 300 km, jeżeli gmina/miasto liczy do 100 tys. mieszkańców; 500 km, jeżeli gmina/miasto liczy ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców; 700 km, jeżeli gmina/miasto liczy ponad 500 tys. mieszkańców.

Wyżej określone limity kilometrów mogą zostać podwyższone dla pojazdów używanych do celów służbowych w służbie leśnej oraz w służbach ratowniczych i innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej.

Ważne: W przypadku pracownika niepełnoetatowego ryczałt może być ustalony proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (art. 292 K.p.). Nic jednak nie stoi na przeszkodzie aby kwota ryczałtu była ustalona w takiej wysokości, jak dla pracownika pełnoetatowego.

Przykład

Pracodawca zwraca pracownikom koszty używania w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych niebędących jego własnością w formie ryczałtów. Pojazdy mają pojemność skokową silnika powyżej 900 cm3, a miasto, w którym są zatrudnieni pracownicy liczy 120 tys. mieszkańców. Pracownikowi zatrudnionemu na pełen etat pracodawca przyznał limit 450 km, a zatrudnionemu na 1/2 etatu - 200 km. Pracownicy otrzymują ryczałty odpowiednio w wysokości: 376,11 zł (450 km x 0,8358 zł), 167,16 zł (200 km x 0,8358 zł).

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Aby otrzymać zwrot kosztów, pracownik składa oświadczenie zawierające dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określa ilość dni nieobecności w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

W praktyce wątpliwości budzi rozliczanie ryczałtu przyznanego pracownikom zatrudnionym na część etatu, którzy wykonują pracę przez mniejszą liczbę dni roboczych niż to wynika z normatywnego czasu pracy. Naszym zdaniem nie można tych dni traktować jak dni nieobecności w pracy ani jak dni robocze, w których pracownik nie używał pojazdu do celów służbowych. Kwestię tę może rozstrzygać umowa, w której pracodawca określi, że ryczałt obniża się na zasadach określonych rozporządzeniem, z zastrzeżeniem, iż dni nieświadczenia pracy ze względu na wymiar etatu albo rozkład czasu pracy uznawane są za dni robocze, w których pracownik nie korzysta z pojazdu do celów służbowych. Jeżeli umowa tego nie reguluje, to ryczałtu nie obniża się za dni, które są dla pracownika wolne z tytułu rozkładu czasu pracy.

Przykład

Pracodawca zatrudnia pracownika na 1/2 etatu, który wykonuje pracę przez kilka dni w tygodniu. Temu pracownikowi zwraca koszty używania w celach służbowych do jazd lokalnych samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy w wysokości 78,21 zł (150 km x 0,5214 zł). W lipcu 2009 r. pracownik przez 6 dni korzystał z urlopu wypoczynkowego. Ponieważ umowa nie reguluje kwestii zmniejszania ryczałtu można go było zmniejszyć jedynie o 6/22 za okres urlopu wypoczynkowego.

Przykład

Pracownik jest zatrudniony na 3/4 etatu i obecnie pracuje przez cztery dni w tygodniu od wtorku do piątku. Pracodawca ustalił jego miesięczny limit kilometrów na 280 km ze stawką za 1 km przebiegu w wysokości 0,8358 zł. Kwota ryczałtu wynosi 234,02 zł (280 km x 0,8358 zł). Należy ją w każdym miesiącu pomniejszyć o 1/22 za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Zgodnie z umową takimi dniami są również dni harmonogramowo wolne od pracy. W lipcu br. pracownik miał wolne 4 poniedziałki, za które nie przysługuje mu ryczałt. W tej sytuacji limit zostanie obniżony o 42,55 zł, tj. (4 dni x 1/22 x 234,02 zł).

Przechodząc do odpowiedzi na drugie pytanie wyjaśniamy, że zwrot pracownikowi kosztów używania przez niego w jazdach lokalnych, dla potrzeb pracodawcy, pojazdu niebędącego własnością pracodawcy jest zwolniony ze składek ZUS do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego obliczonego na zasadach określonych ww. rozporządzeniem z dnia 25 marca 2002 r. Zwolnieniem składkowym objęty jest również zwrot poniesionych kosztów w wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu, jeżeli przebieg pojazdu jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych (tzw. kilometrówka, która nie jest przedmiotem niniejszego opracowania). Tak wynika z § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. (Dz. U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

Przykład

Pracodawca zatrudnia pracownika na 1/2 etatu, który świadczy pracę od poniedziałku do piątku po 4 godziny dziennie. Pracodawca wypłaca mu ryczałt z tytułu używania samochodu niebędącego własnością pracodawcy dla celów służbowych, ustalony zgodnie z przepisami rozporządzenia z dnia 25 marca 2002 r., w wysokości 250,74 zł (300 km x 0,8358 zł). W lipcu 2009 r. pracownik był 2 dni nieobecny w pracy w związku z przebywaniem na urlopie wypoczynkowym. Ryczałt za lipiec 2009 r. został więc zmniejszony za każdy dzień nieobecności o 1/22, czyli o kwotę 22,79 zł, tj. (250,74 zł x 1/22 x 2 dni). Kwota przysługującego ryczałtu za lipiec 2009 r. wynosiła 227,95 zł (250,74 zł - 22,79 zł). Kwota ryczałtu jest w całości zwolniona z oskładkowania.

Gdyby pracodawca wypłacił ryczałt w pełnej wysokości 250,74 zł, to nadwyżkę w kwocie 22,79 zł (250,74 zł - 227,95 zł) obowiązany byłby oskładkować.

Ryczałt podlega opodatkowaniu. Zwolnieniem podatkowym objęte są jedynie kwoty zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego określonej w ww. rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r. (art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o pdof).

Ubezpieczenia i Prawo Pracy Nr 16 z dnia 2009-08-10