Jedno okienko również dla spółek - niestety

Obowiązujący od 31 marca 2009 r. tzw. system jednego okienka ma za zadanie zredukować trudności związane z zakładaniem działalności gospodarczej. Paradoksalnie dla podmiotów podlegających wpisowi do KRS zmiana może oznaczać więcej formalności i wydłużenie procesu zakładania spółki, spółdzielni czy stowarzyszenia.

Zamiast czterech okienek…

Jeszcze 30 marca założenie spółki wymagało złożenia dokumentów w co najmniej trzech lub czterech instytucjach. Cały proces rozpoczynało złożenie wniosku o wpis spółki do rejestru przedsiębiorców. Otrzymane z sądu postanowienie o wpisie było podstawą do złożenia wniosku o nadanie w urzędzie statystycznym numeru REGON. Dysponując zaświadczeniem o nadaniu REGON, spółka otwierała rachunek bankowy. Następnie mogła złożyć wniosek o nadanie NIP, do którego trzeba było dołączyć postanowienie z KRS, zaświadczenie REGON, umowę rachunku bankowego i dokument potwierdzający posiadanie tytułu prawnego do lokalu, w którym znajduje się siedziba. Po uzyskaniu NIP informację o nim oraz o REGON należało zgłosić do KRS. Niezależnie od tego wspólnicy podlegający ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu musieli zadbać o zgłoszenie w ZUS do tych ubezpieczeń.

…jedno okienko

Zmiany wprowadzone 31 marca br. w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym zobowiązują przedsiębiorcę do złożenia wraz z wnioskiem o wpis do KRS, pod rygorem zwrotu:

• wniosku o wpis do systemu REGON
   
• zgłoszenia płatnika składek do ZUS
   
• zgłoszenia identyfikacyjnego NIP.

Do wniosku o pierwszy wpis do rejestru przedsiębiorców wnioskodawca musi dołączyć również dodatkowy egzemplarz umowy spółki (czyli łącznie dwa) oraz dokument potwierdzający uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się jego siedziba. Dokumenty te wraz ze zgłoszeniem NIP i odpisem postanowienia sąd przekaże do urzędu skarbowego w terminie 3 dni roboczych od dnia dokonania wpisu. W tym samym terminie prześle do urzędu statystycznego wniosek o nadanie REGON. Uzyskawszy zwrotną informację o nadaniu spółce NIP, sąd prześle do ZUS otrzymane wcześniej zgłoszenie płatnika składek.

Referendarz nie sprawdzi…

Powyższe rozwiązanie wydaje się być uproszczeniem procedury uruchamiania działalności spółki. Niestety, tylko w przypadku, gdy wszystkie wnioski i zgłoszenia nie będą zawierały żadnej omyłki. Sąd rejestrowy nie jest bowiem uprawniony do badania poprawności podań załączanych do wniosku o wpis. Ponieważ nie jest organem powołanym do ich rozpoznania, nie może np. wezwać wnioskodawcy do uzupełnienia braków formalnych wniosku o nadanie REGON. Nawet oczywiście wadliwie wypełniony wniosek sąd przekaże do właściwego organu. Dopiero ten wszczynając postępowanie administracyjne (podatkowe), będzie zobowiązany do pisemnego wezwania do uzupełnienia braków pod rygorem wydania odmownej decyzji.

Nietrudno sobie wyobrazić sytuację, w której wnioskodawca popełni pomyłkę w zgłoszeniu identyfikacyjnym NIP czy w zgłoszeniu płatnika składek. W efekcie w trakcie całej procedury będzie dwukrotnie wzywany do uzupełnienia swoich podań. Każde wezwanie będzie skutkować przedłużeniem postępowania nawet o 10 dni.

…a urzędnik nie pomoże

Największą wadą nowego systemu jest pozbawienie wnioskodawcy możliwości weryfikacji podania przez urzędnika bezpośrednio przed jego złożeniem. O ile do tej pory urzędnik mógł na miejscu wskazać uchybienia składanego zgłoszenia NIP czy wniosku o wpis do REGON, to obecnie wnioskodawca takiej pomocy nie uzyska. Komplet wniosków i zgłoszeń wysyła się pocztą lub składa w biurze podawczym sądu, gdzie odbierze je pracownik nieposiadający żadnego merytorycznego przygotowania.

To zasadnicza różnica w porównaniu do „jednego okienka”, z którego korzystają osoby fizyczne. Przy rejestrowaniu działalności jednoosobowej wystarczające jest sporządzenie jednego wniosku obejmującego również wniosek do urzędu statystycznego, urzędu skarbowego i ZUS. Wniosek ten przyjmuje gminny urzędnik, który z reguły sam go rozpatruje. Może więc służyć przedsiębiorcy merytoryczną pomocą.

Niewątpliwie wadą nowego rozwiązania jest również to, że sąd i urzędy komunikują się między sobą drogą pocztową, co już powoduje ogromną przewlekłość. Nawet przy bezzwłocznym wydawaniu rozstrzygnięć przez wszystkie organy, cała procedura zakładania spółki w „jednym okienku”, licząc od złożenia wniosku w sądzie do zgłoszenia płatnika w ZUS, będzie trwać 25-30 dni.

Nowy obowiązek

O tym czy w nowym stanie prawnym założenie spółki okaże się prostsze prawdopodobnie zadecyduje dopiero praktyka postępowania sądów i urzędów. Szkoda jednak, że przed podjęciem decyzji o wprowadzeniu jednego okienka dla podmiotów podlegających wpisowi w KRS nie przeanalizowano funkcjonowania w praktyce dawnego art. 19b ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Przepis ten umożliwiał dobrowolne złożenie, wraz z wnioskiem o wpis do KRS, wniosku o wpis do REGON i do urzędu skarbowego o nadanie NIP. Z tej istniejącej od kilku lat możliwości korzystała śladowa ilość podmiotów składających wnioski o pierwszy wpis do KRS. Ogromna większość decydowała się samodzielnie załatwiać REGON i NIP, zachowując zarazem kontrolę nad tempem załatwiania sprawy.

To co dotychczas było dobrowolne, stało się obowiązkowe. Miejmy nadzieję, że bez szkody dla przedsiębiorców.

Podstawa prawna: ustawa z dnia 19.12.2008 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2009 r. nr 18, poz. 97).