Nowe obowiązki działu kadr i płac w małych firmach

1 stycznia 2020 roku do PPK przystąpiły firmy zatrudniające minimum 50 pracowników. 1 lipca 2020 roku przyjdzie pora na wdrożenia PPK w małych firmach, które zatrudniają od 20 do 49 pracowników. Nie tylko wdrożenie, ale przede wszystkim bieżąca obsługa PPK w małych przedsiębiorstwach to nie lada wyzwanie.

Jak wdrożyć PPK? Najważniejszy - z punktu widzenia przedsiębiorcy i jego pracowników - jest wybór odpowiedniego partnera do wdrożenia PPK. Dlaczego? Wybierając instytucję finansową, która zapewnia fachowe wsparcie, odciążysz dział kadr i dopełnisz wymaganych ustawowo terminów. Podpisanie umów na zarządzanie PPK z doświadczonym partnerem gwarantuje korzystanie z przemyślanych i przepracowanych już w dużych firmach rozwiązań. Zwróć uwagę na specjalistów od długoterminowego oszczędzania i inwestycji - to jest równie ważne, bo przecież PPK to program na wiele lat.

Zanim firma przystąpi do programu, musi zadbać o aktualizację oprogramowania ERP tak, aby mógł on poprawnie obsługiwać PPK. Dział kadr będzie miał sporo nowych dokumentów do wygenerowania: począwszy od list pracowników przystępujących do programu, przez deklaracje uczestnictwa i rezygnacje, po poprawne naliczanie wpłat. To wszystko obarczone jest ryzykiem popełnienia błędu. Wybierając sprawdzonego partnera do obsługi PPK, jak choćby Nationale-Nederlanden, masz możliwość skorzystania z Bramki Testowej, za pomocą której przetestujesz pliki przesłane przez Portal Pracodawcy, który NN udostępni Ci w ramach współpracy. Za jego pośrednictwem zawrzesz umowy i zapewnisz bieżącą obsługę systemu PPK w Twojej firmie.

Dział kadr będzie zobowiązany również do dopełnienia każdorazowo obowiązku informacyjnego - ustawodawca przewidział bowiem szereg sytuacji, w których pracownik musi otrzymać stosowne pisma, a w nich konkretną i rzetelną informację. Konieczna będzie również prawidłowa archiwizacja dokumentów związanych z PPK, a będzie ich całkiem sporo. Dlatego musisz wygospodarować dodatkową przestrzeń biurową do tych celów.

Ze względu na to, że PPK działa od 2019 roku, na rynku pracy funkcjonują już pracownicy, którzy przystąpili do programu w pierwszej turze. W tym okresie pracownik mógł zmienić zatrudnienie i trafić do mniejszej firmy. Zatem bezpośrednio po wdrożeniu pracodawca będzie zaangażowany w transfer środków, które do tej pory pracownik zgromadził na swoim rachunku PPK. To operacja, która będzie wymagała od działu kadr wygenerowania kolejnych dokumentów, drobiazgowej staranności i terminowości. Dlatego warto, abyś miał obok siebie profesjonalistów - bieżąca obsługa rachunków, w tym również transfery, będzie wówczas zdecydowanie łatwiejsza. Twój dział kadr zawsze będzie mógł liczyć na merytoryczną pomoc.