POLWAX (PWX): Polwax Spółka Akcyjna Raport dotyczący zakresu stosowania Dobrych Praktyk - raport 2

Raport EBI

Poniedziałek, 18 stycznia 2016 (12:45)

Na podstawie par. 29 ust. 3 Regulaminu Giełdy Papierów Wartościowych w Warszawie S.A. Polwax Spółka Akcyjna przekazuje raport dotyczący niestosowania zasad szczegółowych zawartych w zbiorze "Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW 2016"

Polityka informacyjna i komunikacja z inwestorami

I.Z.1.11. informację o treści obowiązującej w spółce reguły dotyczącej zmieniania podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych, bądź też o braku takiej reguły,
Spółka nie stosuje powyższej zasady.
Spółka nie zamieszcza na swojej stronie internetowej takiej informacji, jednak nie wyklucza, że zasada ta będzie stosowana w przyszłości. Spółka umieści stosowną informację niezwłocznie po podjęciu decyzji czy reguła taka będzie przez nią wypracowana.

I.Z.1.15. informację zawierającą opis stosowanej przez spółkę polityki różnorodności w odniesieniu do władz spółki oraz jej kluczowych menedżerów; opis powinien uwzględniać takie elementy polityki różnorodności, jak płeć, kierunek wykształcenia, wiek, doświadczenie zawodowe, a także wskazywać cele stosowanej polityki różnorodności i sposób jej realizacji w danym okresie sprawozdawczym; jeżeli spółka nie opracowała i nie realizuje polityki różnorodności, zamieszcza na swojej stronie internetowej wyjaśnienie takiej decyzji,
Spółka nie stosuje powyższej zasady.
Spółka nie zamieszcza na swojej stronie internetowej takiej informacji, jednak nie wyklucza, że zasada ta będzie stosowana w przyszłości. Spółka umieści stosowną informację niezwłocznie po podjęciu decyzji czy reguła taka będzie przez nią wypracowana. Aktualnie, pomimo braku wdrożenia zasad polityki różnorodności, w decyzjach kadrowych Spółka kieruje się bieżącymi potrzebami przedsiębiorstwa, które wyrażają się poprzez uwzględnianie posiadanego przez kandydatów doświadczenia zawodowego, kompetencji oraz wykształcenia.

I.Z.1.16. informację na temat planowanej transmisji obrad walnego zgromadzenia - nie później niż w terminie 7 dni przed datą walnego zgromadzenia,
Spółka nie stosuje powyższej zasady.
Spółka nie przewiduje zamieszczania na swojej stronie internetowej zapisu przebiegu obrad Walnego Zgromadzenia w formie audio lub wideo. Z uwagi na uwarunkowania prawne dotyczące kwestii wykorzystania - poprzez zamieszczenie na stronie internetowej Emitenta - wizerunku i innych cech uczestników Walnego Zgromadzenia, jak również dotyczących ich informacji, które zostałyby utrwalone w zapisie wideo przebiegu Walnego Zgromadzenia, Spółka nie zamierza zamieszczać na stronie internetowej utrwalonego w zapisie wideo przebiegu Walnego Zgromadzenia.

I.Z.1.20. zapis przebiegu obrad walnego zgromadzenia, w formie audio lub wideo,
Spółka nie stosuje powyższej zasady.
Spółka nie przewiduje zamieszczania na swojej stronie internetowej zapisu przebiegu obrad Walnego Zgromadzenia w formie audio lub wideo, Z uwagi na uwarunkowania prawne dotyczące kwestii wykorzystania - poprzez zamieszczenie na stronie internetowej Emitenta - wizerunku i innych cech uczestników Walnego Zgromadzenia, jak również dotyczących ich informacji, które zostałyby utrwalone w zapisie wideo przebiegu Walnego Zgromadzenia, Spółka nie zamierza zamieszczać na stronie internetowej utrwalonego w zapisie wideo przebiegu Walnego Zgromadzenia.

I.Z.2. Spółka, której akcje zakwalifikowane są do indeksów giełdowych WIG20 lub mWIG40, zapewnia dostępność swojej strony internetowej również w języku angielskim, przynajmniej w zakresie wskazanym w zasadzie I.Z.1. Niniejszą zasadę powinny stosować również spółki spoza powyższych indeksów, jeżeli przemawia za tym struktura ich akcjonariatu lub charakter i zakres prowadzonej działalności.
Spółka nie stosuje powyższej zasady.
Spółka nie przewiduje w najbliższym okresie zapewnienia dostępności swojej strony internetowej w języku angielskim, gdyż nie przemawia za tym struktura akcjonariatu spółki oraz charakter i zakres prowadzonej działalności.

Zarząd i Rada Nadzorcza

II.Z.2. Zasiadanie członków zarządu spółki w zarządach lub radach nadzorczych spółek spoza grupy kapitałowej spółki wymaga zgody rady nadzorczej.
Spółka nie stosuje powyższej zasady.
Spółka nie stosuje powyższej zasady. Wewnętrzne regulacje obowiązujące aktualnie w Spółce, ani umowy z Członkami Zarządu nie zawierają powyższych ograniczeń. Powyższa zasada jest stosowana w ograniczonym zakresie. Spółka stosuje w tym zakresie zapisy statutu tj. Rada Nadzorcza wyraża zgodę na zajmowanie się przez Członka Zarządu interesami konkurencyjnymi lub też uczestnictwo w spółce konkurencyjnej jako wspólnik lub członek władz. Również zapisy umów o pracę posiadają zapisy dotyczące zakazu działalności konkurencyjnej. Zawarcie umowy lub zaciągnięcie zobowiązań prowadzących do zawarcia umowy pomiędzy Spółką a członkami Zarządu, podmiotami powiązanymi z Członkami Zarządu wymaga zgody Rady Nadzorczej.

II.Z.6. Rada nadzorcza ocenia, czy istnieją związki lub okoliczności, które mogą wpływać na spełnienie przez danego członka rady kryteriów niezależności. Ocena spełniania kryteriów niezależności przez członków rady nadzorczej przedstawiana jest przez radę zgodnie z zasadą II.Z.10.2.
Spółka nie stosuje powyższej zasady.
Spółka nie będzie stosować powyższej zasady. Zarówno Statut jak Regulamin Rady Nadzorczej nie obligują członków Rady do prowadzenia ocen niezależności jej członków. Ocenę spełnienia kryteriów niezależności przeprowadza każdy członek rady nadzorczej wobec siebie, składając stosowne oświadczenie.

II.Z.7. W zakresie zadań i funkcjonowania komitetów działających w radzie nadzorczej zastosowanie mają postanowienia Załącznika I do Zalecenia Komisji Europejskiej, o którym mowa w zasadzie II.Z.4. W przypadku gdy funkcję komitetu audytu pełni rada nadzorcza, powyższe zasady stosuje się odpowiednio.
Komentarz spółki dotyczący sposobu stosowania powyższej zasady.
W Spółce nie funkcjonują komitety, także te wskazane w Załączniku I do Zalecenia Komisji Europejskiej, o którym mowa w zasadzie II.Z.4. W przypadku, w którym Rada Nadzorcza liczy nie więcej niż 5 członków, zadania komitetu audytu pełni Rada Nadzorcza, tak więc zasada jest stosowana.

II.Z.8. Przewodniczący komitetu audytu spełnia kryteria niezależności wskazane w zasadzie II.Z.4.
Nie ma zastosowania.
Zasada nie ma zastosowania, w Spółce nie funkcjonuje komitet audytu.

II.Z.10.1. ocenę sytuacji spółki, z uwzględnieniem oceny systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, compliance oraz funkcji audytu wewnętrznego; ocena ta obejmuje wszystkie istotne mechanizmy kontrolne, w tym zwłaszcza dotyczące raportowania finansowego i działalności operacyjnej;
Spółka nie stosuje powyższej zasady.
Spółka nie stosuje powyższej zasady. W Spółce nie funkcjonują wyodrębnione jednostki odpowiedzialne za system kontroli wewnętrznej, zarzadzanie ryzykiem, compliance oraz funkcji audytu wewnętrznego. Przekrojowa ocena sytuacji Spółki nie jest sporządzana.

II.Z.10.2. sprawozdanie z działalności rady nadzorczej, obejmujące co najmniej informacje na temat:

Reklama

- składu rady i jej komitetów,
- spełniania przez członków rady kryteriów niezależności,
- liczby posiedzeń rady i jej komitetów w raportowanym okresie,
- dokonanej samooceny pracy rady nadzorczej;

Komentarz spółki dotyczący sposobu stosowania powyższej zasady.
Spółka będzie stosować powyższą zasadę począwszy od ZWZ w 2016r.

II.Z.10.3. ocenę sposobu wypełniania przez spółkę obowiązków informacyjnych dotyczących stosowania zasad ładu korporacyjnego, określonych w Regulaminie Giełdy oraz przepisach dotyczących informacji bieżących i okresowych przekazywanych przez emitentów papierów wartościowych;
Spółka nie stosuje powyższej zasady.
Spółka nie stosuje powyższej zasady. Rada Nadzorcza sprawuje nadzór nad działalnością Spółki we wszystkich jej obszarach, w tym również nad wypełnianiem przez Spółkę obowiązków informacyjnych .

II.Z.10.4. ocenę racjonalności prowadzonej przez spółkę polityki, o której mowa w rekomendacji I.R.2, albo informację o braku takiej polityki.
Spółka nie stosuje powyższej zasady.
Spółka nie stosuje powyższej zasady. Rada Nadzorcza sprawuje nadzór nad działalnością Spółki we wszystkich jej obszarach, w tym również dotyczącej działalności charytatywnej i sponsoringowej. Statut spółki zawiera zapisy dotyczące konieczności uzyskania zgody Rady Nadzorczej na działalność charytatywną po przekroczeniu kwoty 100 tys. zł. rocznie. Ponadto każda decyzja dotycząca zobowiązań charytatywnych i sponsoringowych wymaga zgody Zarządu w formie uchwały.

Systemy i funkcje wewnętrzne

III.Z.1. Za wdrożenie i utrzymanie skutecznych systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, compliance oraz funkcji audytu wewnętrznego odpowiada zarząd spółki.
Spółka nie stosuje powyższej zasady.
Spółka nie wypełnia wymienionej zasady w sposób określony w powyższej zasadzie, natomiast poszczególne elementy są realizowane w spółce w odmienny sposób, a mianowicie zadania są rozproszone i realizowane w poszczególnych komórkach organizacyjnych Spółki.

III.Z.2. Z zastrzeżeniem zasady III.Z.3, osoby odpowiedzialne za zarządzanie ryzykiem, audyt wewnętrzny i compliance podlegają bezpośrednio prezesowi lub innemu członkowi zarządu, a także mają zapewnioną możliwość raportowania bezpośrednio do rady nadzorczej lub komitetu audytu.
Spółka nie stosuje powyższej zasady.
Zasada nie ma zastosowania. W Spółce nie funkcjonują struktury odpowiedzialne za zarządzanie ryzykiem, audyt wewnętrzny i compliance. Zadania powyższe realizują Członkowie Zarządu wspomagani dyrektorami pionów. Częściowo funkcje kontrolne, jak również zgodności z prawem pełnią audytorzy poszczególnych systemów zarządzania (jakością, środowiskiem, bhp).

III.Z.3. W odniesieniu do osoby kierującej funkcją audytu wewnętrznego i innych osób odpowiedzialnych za realizację jej zadań zastosowanie mają zasady niezależności określone w powszechnie uznanych, międzynarodowych standardach praktyki zawodowej audytu wewnętrznego.
Spółka nie stosuje powyższej zasady.
Nie ma zastosowania. W Spółce nie funkcjonuje audyt wewnętrzny.

III.Z.4. Co najmniej raz w roku osoba odpowiedzialna za audyt wewnętrzny (w przypadku wyodrębnienia w spółce takiej funkcji) i zarząd przedstawiają radzie nadzorczej własną ocenę skuteczności funkcjonowania systemów i funkcji, o których mowa w zasadzie III.Z.1, wraz z odpowiednim sprawozdaniem.
Spółka nie stosuje powyższej zasady.
Nie ma zastosowania. W Spółce nie funkcjonuje audyt wewnętrzny, nie funkcjonują również systemy kontroli wewnętrznej, zarzadzania ryzykiem, compliance oraz audytu wewnętrznego.

III.Z.5. Rada nadzorcza monitoruje skuteczność systemów i funkcji, o których mowa w zasadzie III.Z.1, w oparciu między innymi o sprawozdania okresowo dostarczane jej bezpośrednio przez osoby odpowiedzialne za te funkcje oraz zarząd spółki, jak również dokonuje rocznej oceny skuteczności funkcjonowania tych systemów i funkcji, zgodnie z zasadą II.Z.10.1. W przypadku gdy w spółce działa komitet audytu, monitoruje on skuteczność systemów i funkcji, o których mowa w zasadzie III.Z.1, jednakże nie zwalnia to rady nadzorczej z dokonania rocznej oceny skuteczności funkcjonowania tych systemów i funkcji.
Spółka nie stosuje powyższej zasady.
Spółka nie stosuje powyższej zasady. W Spółce nie funkcjonują systemy i funkcje o których mowa w zasadzie III.Z.1.

III.Z.6. W przypadku gdy w spółce nie wyodrębniono organizacyjnie funkcji audytu wewnętrznego, komitet audytu (lub rada nadzorcza, jeżeli pełni funkcję komitetu audytu) co roku dokonuje oceny, czy istnieje potrzeba dokonania takiego wydzielenia.
Spółka nie stosuje powyższej zasady.
Spółka nie stosuje powyższej zasady. Rada Nadzorcza pełni bieżącą kontrolę nad działalnością spółki.

Walne zgromadzenie i relacje z akcjonariuszami

IV.Z.2. Jeżeli jest to uzasadnione z uwagi na strukturę akcjonariatu spółki, spółka zapewnia powszechnie dostępną transmisję obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym.
Spółka nie stosuje powyższej zasady.
Zgodnie z § 12 pkt 10 Statutu Spółka ma formalną możliwość zapewnienia udziału w toku walnego zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Jednak na chwilę obecną w opinii Zarządu Spółki wprowadzenie takiej możliwości nie jest jeszcze dostatecznie rozpowszechnione, a tym samym niesie za sobą ryzyko natury organizacyjno-technicznej mogące skutkować możliwością podważenia podjętych uchwał na skutek usterek technicznych i związanych z tym komplikacji natury prawnej. W miarę upowszechnienia się stosowania przedmiotowej zasady ładu korporacyjnego zarząd Spółki rozważa w przyszłości zastosowanie środków komunikacji elektronicznej przy wykonywania prawa głosu w toku walnego zgromadzenia.

IV.Z.3. Przedstawicielom mediów umożliwia się obecność na walnych zgromadzeniach.
Spółka nie stosuje powyższej zasady.
W opinii Zarządu Spółki wprowadzenie takiej możliwości nie jest konieczne ze względu na przejrzysty charakter przekazywania informacji przez Spółkę, a dotyczących całokształtu procesu zwoływania walnych zgromadzeń, przedstawiania projektów uchwał na walne zgromadzenia oraz przebiegu walnych zgromadzeń i podejmowanych na nich uchwał, a w szczególności uchwał dotyczących wypłaty dywidendy przez Spółkę.

Konflikt interesów i transakcje z podmiotami powiązanymi

V.Z.5. Przed zawarciem przez spółkę istotnej umowy z akcjonariuszem posiadającym co najmniej 5% ogólnej liczby głosów w spółce lub podmiotem powiązanym zarząd zwraca się do rady nadzorczej o wyrażenie zgody na taką transakcję. Rada nadzorcza przed wyrażeniem zgody dokonuje oceny wpływu takiej transakcji na interes spółki. Powyższemu obowiązkowi nie podlegają transakcje typowe i zawierane na warunkach rynkowych w ramach prowadzonej działalności operacyjnej przez spółkę z podmiotami wchodzącymi w skład grupy kapitałowej spółki.

W przypadku, gdy decyzję w sprawie zawarcia przez spółkę istotnej umowy z podmiotem powiązanym podejmuje walne zgromadzenie, przed podjęciem takiej decyzji spółka zapewnia wszystkim akcjonariuszom dostęp do informacji niezbędnych do dokonania oceny wpływu tej transakcji na interes spółki.
Spółka nie stosuje powyższej zasady.
Zasada ta nie jest stosowana. Statut Spółki nie przyznaje radzie nadzorczej kompetencji do wyrażania zgody na zawarcie umowy z akcjonariuszem posiadającym co najmniej 5% ogólnej liczby głosów w spółce lub z podmiotem powiązanym. Zmiana postanowień statutu uzależniona jest od decyzji akcjonariuszy.

V.Z.6. Spółka określa w regulacjach wewnętrznych kryteria i okoliczności, w których może dojść w spółce do konfliktu interesów, a także zasady postępowania w obliczu konfliktu interesów lub możliwości jego zaistnienia. Regulacje wewnętrzne spółki uwzględniają między innymi sposoby zapobiegania, identyfikacji i rozwiązywania konfliktów interesów, a także zasady wyłączania członka zarządu lub rady nadzorczej od udziału w rozpatrywaniu sprawy objętej lub zagrożonej konfliktem interesów.

Komentarz spółki dotyczący sposobu stosowania powyższej zasady.
Spółka stosuje powyższą zasadę w ograniczonym zakresie. W aktualnie obowiązujących regulacjach, tj. Statut, zawarte są zasady dotyczące konieczności uzyskania zgody rady nadzorczej na zawarcie (w odniesieniu do członków Zarządu Spółki) lub wyrażenie zgody na zawarcie wszystkich umów lub podjęcie zobowiązań prowadzących do zawarcia umów pomiędzy Spółką lub spółką od Spółki zależną, a członkami Zarządu, członkami Rady Nadzorczej, lub Podmiotami Powiązanymi z którymkolwiek z członków Zarządu, członków Rady Nadzorczej Spółki. Zarówno Regulamin Rady Nadzorczej jak też Regulamin Zarządu zawierają zapisy o konieczności powstrzymania się od udziału w rozstrzyganiu spraw, w których może dojść do konfliktu interesów i żądać zanotowania tego w protokole .

Wynagrodzenia

VI.Z.2. Aby powiązać wynagrodzenie członków zarządu i kluczowych menedżerów z długookresowymi celami biznesowymi i finansowymi spółki, okres pomiędzy przyznaniem w ramach programu motywacyjnego opcji lub innych instrumentów powiązanych z akcjami spółki, a możliwością ich realizacji powinien wynosić minimum 2 lata.
Spółka nie stosuje powyższej zasady.
Spółka w chwili obecnej nie spełnia wymogów tej zasady szczegółowej, gdyż aktualnie funkcjonujący program motywacyjny opcji powiązanych z akcjami spółki, a możliwością ich realizacji wynosi jeden rok. Niemniej jednak nie ma przeciwskazań aby stosować zasadę w przyszłości.

VI.Z.3. Wynagrodzenie członków rady nadzorczej nie powinno być uzależnione od opcji i innych instrumentów pochodnych, ani jakichkolwiek innych zmiennych składników, oraz nie powinno być uzależnione od wyników spółki.
Spółka nie stosuje powyższej zasady.
Spółka nie stosuje powyższej zasady. Wynagrodzenie członków Rady Nadzorczej z tytułu pełnienia funkcji w Radzie Nadzorczej ustalane jest przez Walne Zgromadzenie Spółki. Wobec tego faktu, Spółka nie ma podstaw do ograniczania swobody Walnego Zgromadzenia w ustalaniu składników wynagrodzenia członków Rady.

VI.Z.4. Spółka w sprawozdaniu z działalności przedstawia raport na temat polityki wynagrodzeń, zawierający co najmniej:

1) ogólną informację na temat przyjętego w spółce systemu wynagrodzeń,
3) informacje na temat przysługujących poszczególnym członkom zarządu i kluczowym menedżerom pozafinansowych składników wynagrodzenia,
4) wskazanie istotnych zmian, które w ciągu ostatniego roku obrotowego nastąpiły w polityce wynagrodzeń, lub informację o ich braku,
5) ocenę funkcjonowania polityki wynagrodzeń z punktu widzenia realizacji jej celów, w szczególności długoterminowego wzrostu wartości dla akcjonariuszy i stabilności funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Spółka nie stosuje powyższej zasady.
Spółka w chwili obecnej nie spełnia wymogów tej zasady szczegółowej, jednak doceniając wagę tej Dobrej Praktyki, Spółka dołoży wszelkich starań aby założenie, które przyświecało jej autorom, a więc posiadanie przez Spółkę polityki wynagrodzeń co najmniej dla członków organów spółki i kluczowych menedżerów określającą sposób ustalania wynagrodzeń, znalazło właściwe odzwierciedlenie w regulacjach wewnętrznych, pozwalając tym samym na jej pełne wypełnienie.

Osoby reprezentujące spółkę:
Dominik Tomczyk - Prezes Zarządu
Piotr Kosiński - Wiceprezes Zarządu