Spotkanie w restauracji z kontrahentem jako koszt uzyskania przychodu

Wspomniane wątpliwości pojawią się bardzo często na tle organizacji spotkań z kontrahentami szczególnie poza siedzibą przedsiębiorstwa np. w restauracji.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. W art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT z kosztów uzyskania przychodów ustawodawca wyłączył wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Ustawodawca nie zdefiniował nigdzie pojęcia reprezentacji.

W związku z tym należy sięgnąć do definicji słownikowej pojęcia reprezentacji, aby ustalić, jakie znaczenie ma ono w języku powszechnym. Reprezentacja, zgodnie z definicją słownikową ("Słownik języka polskiego" pod red. M. Szymczaka, Wydawnictwo PWN, Warszawa 1992), oznacza okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Aby zatem ustalić, czy poniesione wydatki na spotkania z klientami, w tym w szczególności poczęstunek, stanowią koszt podatkowy należy zbadać w każdym przypadku, czy mają one charakter wytworności i okazałości.

Pomocna jest w tym względzie praktyka organów podatkowych. Dla przykładu Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 30 października 2008 r. (sygn. IPPB3/423-1220/08-2/MW) stwierdził, że "wydatki z tytułu zakupu kawy, herbaty, soków, wody mineralnej, słodyczy oraz usługi z firmy cateringowej, jeśli nie noszą znamion reprezentacji, są zwyczajowo przyjęte i nie mają charakteru okazałości mogą stanowić zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 w/w ustawy koszty uzyskania przychodów". Podobnie wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z dnia 6 stycznia 2009 r. (sygn. ILPB3/423-666/08-2/KS) uznając, że "wydatki ponoszone na zakup produktów spożywczych typu kawa, herbata, napoje, cukier w celu poczęstowania klientów oraz potencjalnych klientów, stanowią zwyczajowy poczęstunek klientów i należą do powszechnie obowiązujących kanonów kultury". Stanowisko takie potwierdzają także sądy administracyjne. W wyroku WSA w Warszawie z dnia 12 czerwca 2008 r. (III SA/Wa 157/08) Sąd stwierdził, że "wymienienie jako przykładowych wydatków na usługi gastronomiczne, zakupu żywności i napojów w tym alkoholowych, nie oznacza iż wydatki te nigdy nie będą kosztami.

Stwierdzić należy, że nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny". O ile kwalifikacja wydatków ponoszonych w siedzibie firmy nie budzi większych wątpliwości, pojawiają się one gdy spotkania biznesowe z klientami odbywają się np. w restauracjach. W takim przypadku bowiem element wytworności może być bardziej widoczny. Kryterium pomocniczym dla rozróżnienia takiej sytuacji może być charakter spotkania (wyroku WSA w Łodzi z dnia 27 listopada 2008 r., sygn. I SA/Łd 1112/08). WSA w Łodzi opowiedział się za możliwością zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup kawy oraz usługi gastronomiczno-hotelowej w sytuacji, gdy wydatki te są związane z organizacją spotkania biznesowego. W związku z powyższym, jeśli przedsiębiorca zaprosił kontrahenta do restauracji mając na celu przede wszystkim przeprowadzenie rozmów biznesowych, a nie okazywanie przepychu, wydatki poniesione w związku z takim spotkaniem powinny być uznane, za koszty uzyskania przychodów.

Zaproszenie kontrahenta na kawę, "zwykły" lunch, czy obiad do restauracji nie jest działaniem charakterze nadzwyczajnym. Jest to powszechnie spotykana praktyka. Posiłek spożywany w restauracji nie jest "okazały" ani "wykwintny", gdy powodem organizacji spotkania w restauracji nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością.

Organizacja okazjonalnych spotkań z kontrahentami, w czasie których omawiane są różnego rodzaju sprawy biznesowe (np. ustalanie warunków sprzedaży towarów, przedstawianie aktualnej oferty handlowej, negocjowanie postanowień umów zawieranych z kontrahentami, itp.), w ramach których przedsiębiorca ponosi koszt posiłku zamawianego z menu (np. lunchu, obiadu, czy kolacji) nie będą nosiły charakteru reprezentacji. Takie stanowisko potwierdzają też organy podatkowe (np. interpretacja indywidualna Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 2009.08.27 znak IPPB5/4240-24/09-2/AM).

Reasumując, o tym czy wydatki na spotkanie biznesowe z klientem poza siedzibą przedsiębiorstwa będzie można uznać za wydatek o charakterze reprezentacyjnym decydować będzie każdorazowa ocena charakteru spotkania i jego cel.

Justyna Zając-Wysocka, radca prawny, Dyrektor Departamentu Doradztwa Podatkowego Małopolskiego Instytutu Studiów Podatkowych w Krakowie

Artykuł ma charakter jedynie informacyjny i stanowi publikację zainspirowaną treścią artykułów prasowych, interpretacji organów podatkowych i orzeczeń sądów administracyjnych. Nie stanowi porady ani opinii podatkowej czy prawnej w rozumieniu art. 2 ust. 1 i art. 31 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 1996 r. Nr 102, poz. 475, ze zm.) i jest odzwierciedleniem poglądów wyrażanych przez autorów publikacji. Małopolski Instytut Studiów Podatkowych Sp. z o.o. nie bierze odpowiedzialności za ewentualne skutki podejmowanych decyzji na ich podstawie.