Zwrot kosztów podróży zleceniobiorcy - skutki podatkowe.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej przysługują z tego tytułu pewne świadczenia takie jak diety, zwrot kosztów przejazdu, zwrot kosztów noclegu. Zasady rozliczania podróży służbowych znajdują się w Kodeksie Pracy, rozporządzeniach wydanych na ich podstawie oraz w regulacjach wewnętrznych pracodawcy m.in. zawartych umowach o pracę oraz regulaminach.
Kodeks pracy dotyczy jednak pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, nie obowiązuje natomiast w zakresie umów cywilnoprawnych. Przepisy dotyczące zawierania umów zlecenia oraz o dzieło zawarte są w Kodeksie Cywilnym, zawarte tam regulacje nie zawierają jednak przepisów dotyczących wysyłania zleceniobiorcy lub osoby wykonującej określone dzieło w podróż służbową.
Jedynie art. 742 Kodeksu Cywilnego stanowi, że dający zlecenie powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia. W przepisach brak jest natomiast podstawy prawnej zobowiązującej zleceniodawcę do wypłaty diet czy innych należności z tytułu podróży służbowych. Przepisy pozostawiają zawierającym umowę zlecenia dowolność w zakresie zwrotu kosztów podróży, czyli strony same mogą w podpisanej umowie określić warunki płatności oraz ich zakres.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13. .
Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 13 ustawy o PIT, powyższy przepis stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów oraz zostały poniesione:
- w celu osiągnięcia przychodów lub
- w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
- przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
- przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.
Powyższe przepisy oznaczają, że zwolnienie z opodatkowania diet i innych należności za czas podróży przysługuje nie tylko pracownikom. Jednakże w przypadku zleceniobiorców skorzystanie z powyższego zwolnienia jest możliwe przy spełnieniu określonych warunków. Wartość oraz warunki zwrotu diet i innych należności powinny zostać ustalone w umowie. Wysokość diet i innych należności nie może przekraczać limitów określonych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej i samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju obowiązującego od dnia 1 marca 2013 r. Warunkiem skorzystania ze zwolnienia jest również to aby otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zleceniobiorcy. Ponadto wydatki te muszą zostać poniesione w celu osiągnięcia przychodów a nie na cele osobiste zleceniobiorcy. Kwoty wypłacone ponad limity wynikające z Rozporządzenia będą przychodem podlegającym opodatkowaniu. W takiej sytuacji na Zleceniodawcy ciąży obowiązek obliczenia, pobrania i wpłacenia na rachunek urzędu skarbowego odpowiedniej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od sfinansowanych ponad limity kosztów.
Należy podkreślić, iż kwoty przyznane zleceniobiorcy nie muszą wiązać się z wyjazdem poza miejscowość, w której znajduje się siedziba podmiotu je wypłacającego. Zleceniobiorca nie znajduje się bowiem w podróży służbowej a tym samym wypłacone mu kwoty nie wiążą się tylko i wyłącznie z wyjazdem poza stałe miejsce pracy jak w przypadku podróży służbowych.
Moment uwzględnienia w kosztach podatkowych.
W myśl art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT, wydatki na rzecz zleceniobiorców (którzy osiągają przychody z działalności wykonywanej osobiście) stanowią koszt podatkowy zlecającego dopiero w momencie, w którym faktycznie zostały poniesione (przekazane zleceniobiorcy lub postawione do jego dyspozycji). W związku z powyższymi przepisami zleceniodawca, zwrot kosztów podróży zleceniobiorcy zaliczy do kosztów podatkowych dopiero w momencie ich faktycznej wypłaty.
Joanna Litwińska, ECDDP Spółka Doradztwa Podatkowego
