Uwaga! Nowy obowiązek dla mikroprzedsiębiorców

Przepisy o jednolitym pliku kontrolnym obowiązują od lipca 2016 roku. W pierwszej kolejności objęły największe przedsiębiorstwa, od początku bieżącego roku średnie, a teraz przyszła czas na maluchy.

- Obowiązek comiesięcznego przesyłania danych z ewidencji VAT w formie JPK od 2018 roku dotyczyć będzie tylko mikroprzedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT, czyli takich którzy odliczają VAT z faktur zakupowych i naliczają VAT na fakturach dokumentujących ich sprzedaż - tłumaczy Przemysław Grzanka, starszy konsultant w dziale prawno-podatkowym PwC.

Jak informuje Ministerstwo Finansów, mikroprzedsiębiorcy będą przesyłali pliki JPK w tej samej formie co duże, średnie i małe przedsiębiorstwa. Obowiązuje ten sam schemat. Dodatkowo najmniejsze firmy, nieposiadające programów księgowych, lub niekorzystające z usług biur rachunkowych będą miały możliwość skorzystania z narzędzi udostępnionych na stronach Ministerstwa Finansów czyli programu służącego do generowania i wysyłania plików "Klient JPK 2.0" oraz arkusza kalkulacyjnego przygotowanego zgodnie ze schematem JPK, który można uzupełnić wymaganymi danymi.

- Jako dodatkowe wsparcie w tym zakresie przewidziano bezpłatną aplikację księgową dedykowaną mikroprzedsiębiorcom, która zostanie udostępniona w styczniu 2018 r. Początkowo aplikacja umożliwi wystawianie i ewidencjonowanie faktur oraz generowanie i wysyłanie plików JPK_VAT - wyjaśnia resort finansów.

Eksperci zwracają jednak uwagę, że przygotowanie komplikuje brak finalnej wersji formatu dla danych, które będą przesyłane przez podatników.

- Dziś trudno ocenić uciążliwość nowego obowiązku dla mikroprzedsiębiorców, ponieważ nie wiadomo jeszcze czy i jakie będę ostateczne zmiany techniczne i merytoryczne w JPK_VAT obowiązującym od 2018, czyli w zakresie tego, co będzie on zawierał i czego wymagał. Dotyczy to także aplikacji służącej do przesyłania tych plików udostępnionej przez resort finansów, która od 2018 roku może się zmienić - podkreśla Przemysław Grzanka, starszy konsultant w dziale prawno-podatkowym PwC.

Tymczasem Ministerstwo Finansów zachęca mikroprzedsiębiorców do wcześniejszego rozpoczęcia wysyłania plików JPK VAT.

- W przypadku firm budowalnych korzystających z odwrotnego opodatkowania w branży budowlanej może to przyspieszyć zwrot nadwyżki podatku naliczonego nad należnym VAT. W innych przypadkach mikroprzedsiębiorca, wysyłając pliki JPK_VAT, już teraz ma możliwość przetestowania i zweryfikowania czy jego program księgowy, bądź jego biuro rachunkowe robi to poprawnie. Uzyska tym samym możliwość korygowania drobnych błędów w wysłanych plikach JPK_VAT bez konsekwencji - informuje resort finansów. Jak tłumaczy, po naniesieniu poprawek, opanowaniu mechanizmów generowania i wysłania plików JPK uniknie w przyszłości sankcji związanych z nieprawidłowo wygenerowanym lub niewłaściwie wysłanym plikiem.

Jednak zdaniem ekspertów w przypadku najmniejszych firm, na początku mogą być jednak problemy.

- O ile duże i średnie firmy mają profesjonalne działy księgowe, często wspierane przez wyspecjalizowane kancelarie podatkowe, to mikroprzedsiębiorstwa nie korzystają z takich usług, ponieważ są one drogie. Dlatego moim zdaniem, część małych firm może nawet nie być świadoma tego, że od początku przyszłego roku zostaną objęci nowym obowiązkiem i zapewne nie wszyscy zdążą z odpowiednim przygotowaniem - uważa Przemysław Pruszyński, doradca podatkowy, ekspert Konfederacji Lewiatan.

- O JPK w kręgach różnych stowarzyszeń i izb biznesowych mówi się od dawna, ale nie jestem pewien czy akurat ten temat przebił się do tych najmniejszych np. prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Na dziś trudno ocenić jaka to może być skala, bo zależy od tego jaka część rozlicza się samodzielnie, a jaka korzysta z biur rachunkowych, a sądzę, że to głównie na nich spoczywa obowiązek poinformowania swoich klientów o tym, że będą musieli przesyłać dane w tym formacie - dodaje ekspert Lewiatana. Jego zdaniem mikroprzedsiębiorcy muszą liczyć się z tym, że w związku z dodatkową usługą jaką jest sporządzanie tych plików biura księgowe podniosą opłaty.

Przemysław Grzanka z PwC zwraca z kolei uwagę, że zaoferowane przez ministerstwo programy zdadzą egzaminy tylko w przypadku części firm.

- Trzeba przyznać, że Ministerstwo Finansów przygotowało dla przedsiębiorców, którzy nie mają własnych działów IT, narzędzie do generowania i przekazywania plików JPK_VAT, jednak to rozwiązanie może nie sprawdzić się w przypadku wszystkich firm. O ile w sytuacji, gdy przedsiębiorca wystawia kilka faktur miesięcznie jeszcze da się przepisać dane do arkusza kalkulacyjnego i następnie przy użyciu aplikacji MF stworzyć i wysłać JPK_VAT, to przy działalności gospodarczej wymagającej wystawiania kilkuset faktur, ręczne wpisywanie takiej ilość danych może wręcz wymagać zatrudnienia dodatkowego pracownika - mówi Przemysław Grzanka, ekspert PwC.

Przypomina jednocześnie, że od stycznia przyszłego roku każdy podatnik VAT będzie musiał prowadzić ewidencję w formie elektronicznej, może się więc okazać, że wielu przedsiębiorcom będzie się opłacało zainwestować w nowoczesne rozwiązanie IT.

- Większość biur księgowych, także tych obsługujących małe firmy ma już programy zawierające funkcjonalność zamiany danych - dodaje.

Dużym ułatwieniem dla przedsiębiorców, którzy zostaną objęci nowym obowiązkiem jest to, że pliki JPK można podpisywać podpisem kwalifikowanym lub bezpłatnym profilem zaufanym e-PUAP. JPK mogą być przesyłane przez upoważnioną osobę i każdorazowo po wysłaniu generowany jest automatycznie plik UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru).

Monika Krześniak-Sajewicz