Czy można wystawić fakturę online i jak to zrobić?

Faktura elektroniczna w przeciwieństwie do tradycyjnej faktury papierowej, ma postać cyfrową. Do jej wystawienia używa się zazwyczaj specjalnego oprogramowania księgowego. Proces ten można zrealizować na dwa sposoby:

• offline - na systemie zainstalowanym na komputerze bez konieczności dostępu do Internetu
• online - przez Internet na oprogramowaniu dostępnym w chmurze czy z poziomu aplikacji mobilnej 

W tym drugim przypadku wystawiona zostaje faktura online, która de facto jest po prostu fakturą elektroniczną.

Do wystawienia faktury online wystarczy znaleźć odpowiednie oprogramowanie za pomocą wyszukiwarki internetowej lub skorzystać z przeznaczonej do tego aplikacji mobilnej. Większość systemów do fakturowana online wymaga jedynie założenia konta, które umożliwia korzystanie z szeregu różnych funkcji - nie tylko wystawiania faktur online. System do wystawiania faktur może być również zintegrowany z dodatkowymi modułami, takimi jak:

• księga przychodów i rozchodów (KPiR),
• ewidencja ryczałtowa,
• magazyn,
• księga handlowa,
• raporty BI,
• system OCR - automatyczne odczytanie zdjęcia / skanu faktury i wprowadzenie jej do systemu,

Trzeba też zaznaczyć, że w przypadku fakturowania online za pomocą takich systemów, korzystamy również z możliwości przechowywania dokumentów w chmurze w ramach programu.

Jedną z największych zalet fakturowania zdalnego jest prostota całego procesu związanego z wystawianiem faktury online. Po zarejestrowaniu się do wybranego systemu zyskujemy dostęp do panelu użytkownika. Nowoczesne systemy do wystawiania faktur online charakteryzują się łatwym w użyciu interfejsem, którego obsługa nie powinna przysporzyć nikomu większych problemów. 

Co ważne, takie aplikacje mogą być zintegrowane z krajowymi bazami informacji gospodarczych, takimi jak np. GUS. Wtedy przy wystawieniu faktury wystarczy podać NIP kontrahenta i wszystkie jego dane zostaną załadowane do systemu automatycznie.

Fakturowanie online pod względem formalnym nie różni się od tradycyjnego wystawiania faktur - muszą się tam znaleźć wszystkie wymagane przez przepisy dane, jednak ich wprowadzenie jest zazwyczaj wygodniejsze i w dużym stopniu zautomatyzowane. Program nadaje kolejny numer wystawionej faktury i pozwala wysłać od razu fakturę do klienta.

Przy czym fakturę online można wystawić za pośrednictwem komputera lub urządzenia mobilnego, takiego jak smartfon czy tablet. A zalet skorzystania z takiego rozwiązania jest naprawdę wiele.

Zalety fakturowania online:

• zdalny dostęp do aplikacji - możliwość fakturowania z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie
• automatyzacja procesów - szybkie i wygodne wystawianie faktur oraz ich przesyłanie do klientów
• prosta obsługa - możliwość wystawiania faktur już w kilka sekund 
• przechowywanie danych w bezpiecznej chmurze - brak konieczności posiadania odpowiedniego serwera do ewidencjonowania faktur
• optymalizacja kosztów i czasu - faktury online wystawia się szybko i prosto, nie trzeba zlecać tej czynności zewnętrznym biurom rachunkowym

Według przepisów faktura elektroniczna jest tak samo ważna, jak faktura papierowa, należy jednak pamiętać, że sama wysyłka faktur elektronicznych powinna być poprzedzona akceptacją tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę. Przy czym warto tutaj mieć na uwadze, że już niedługo powstanie obowiązek wystawiania e-faktur. Ministerstwo Finansów uruchomiło już Krajowy System e-Faktur, z którego niedługo będą mieli obowiązek korzystać wszyscy przedsiębiorcy. Dlatego przy wyborze aplikacji do fakturowania online najlepiej wybrać tę, która jest już zintegrowana z KSeF.

Artykuł sponsorowany