Jak biura rachunkowe mogą pomóc w implementacji Krajowego systemu e-Faktur (KSeF) w Twojej firmie?

Katarzyna Lisowska (WARIDO): Inicjowany przez Ministerstwo Finansów Rzeczpospolitej Polskiej, Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanowi kompleksową platformę technologiczną, której celem jest uproszczenie oraz unifikacja procedur związanych z generowaniem, przechowywaniem, dystrybucją i akceptacją e-faktur. Zgodnie z obowiązującym prawem, począwszy od 1 lipca 2024 roku przedsiębiorcy będą zmuszeni do wystawiania faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem tego systemu. W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw, które są zwolnione z VAT, korzystanie z systemu KSeF stanie się obligatoryjne dopiero od dnia 1 stycznia 2025 roku.

Po przesłaniu e-faktury do KSeF, system automatycznie przeprowadzi procedurę weryfikacji zgodności z obowiązującymi standardami dla faktur ustrukturyzowanych. Każda faktura, która przejdzie przez tę procedurę otrzyma unikalny numer identyfikacyjny, który stanowi potwierdzenie jej ważności. Faktura zyskuje status prawomocności tylko po przypisaniu jej tego unikalnego identyfikatora i jej akceptacji przez system KSeF.

Warto również podkreślić, że przedsiębiorcy mogą już obecnie korzystać z systemu, co daje im możliwość skrócenia okresu zwrotu podatku VAT. Jest to istotne zwłaszcza dla firm, których model biznesowy generuje regularne zwroty podatku VAT, na przykład w kontekście transakcji wewnątrzwspólnotowych. Implementacja systemu KSeF w aktualnym okresie może znacząco optymalizować ich płynność finansową.

Biuro rachunkowe WARIDO, będąc pionierem w dziedzinie rachunkowości, z sukcesem wdrożyło już dla swoich kilku klientów Krajowy System e-Faktur (KSeF). Umożliwiliśmy im efektywną integrację z tym kluczowym systemem. Jest to dla nas znaczące osiągnięcie, które podkreśla naszą rolę, jako wartościowego partnera.

Katarzyna Lisowska (WARIDO): Bez wątpienia, implementacja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wprowadza znaczące modyfikacje w kontekście zarządzania dokumentacją fakturową. Kluczową zmianą jest nieodwracalność wystawionej faktury; wszelkie poprawki będą możliwe jedynie przez wygenerowanie formalnej korekty. To stanowi istotne wyzwanie dla wielu przedsiębiorstw, zwłaszcza mniejszych, które do tej pory stosowały nieformalne metody modyfikacji faktur, nawet jeśli były one niezgodne z obowiązującą regulacją.

Ograniczenie to przede wszystkim wpłynie na małe jednoosobowe podmioty gospodarcze, dla których manualne wystawianie faktur stanie się praktyką przestarzałą. Konieczność adaptacji technologicznej będzie nieunikniona; przedsiębiorca będzie musiał zainwestować w dedykowane oprogramowanie do fakturowania bądź zdecydować się na korzystanie z rozwiązań oferowanych przez swoje biuro rachunkowe.

Już teraz warto zwrócić się z zapytaniem do swojego biura rachunkowego, czy ich infrastruktura jest przygotowana do oferowania takiej usługi. W WARIDO nasi klienci mają możliwość wystawiania faktur elektronicznych poprzez nasze dedykowane interfejsy, o ile zdecydują się na taką opcję.

Ponadto, można przewidywać wprowadzenie nowych usług w temacie "księgowość" polegających na prewencyjnej weryfikacji faktur przed ich ostatecznym wystawieniem. W krajach, gdzie system KSeF jest już funkcjonalny, takie procedury są już praktykowane. Wysyłany przez przedsiębiorcę szkic faktury podlega wtedy szczegółowej analizie przez biuro rachunkowe, które po zatwierdzeniu udostępnia go do ostatecznego wystawienia w KSeF, minimalizując tym samym ryzyko błędów i konieczność późniejszych korekt. Jest to dodatkowa usługa, na którą warto już teraz przygotować swoją infrastrukturę księgową.

Katarzyna Lisowska (WARIDO): W aktualnej erze cyfryzacji, zadaniem wydajnego biura rachunkowego jest zapewnienie płynnej i efektywnej transakcji klienta przez labirynt proceduralny i technologiczny - jakim jest Krajowy System e-Faktur (KSeF). Kluczową rolą staje się tutaj antycypacja potencjalnych wyzwań i komplikacji, zwłaszcza w kontekście zarządzania obiegiem dokumentów.

Nie można ignorować faktu, że to biura rachunkowe będą w dużej mierze odpowiedzialne za przeniesienie faktur ich klientów do systemu KSeF. Nie oznacza to jednak, że będą one mogły autonomicznie księgować te dokumenty. Ostateczne zatwierdzenie każdej faktury powinno pozostawać w gestii klienta, aby upewnić się, że jest ona zgodna z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Opuszczenie tego etapu weryfikacyjnego może prowadzić do ryzykownego, niekontrolowanego księgowania i stawiać klienta wobec potencjalnych problemów z organami fiskalnymi.

Optymalizacja tego procesu będzie zatem wymagała zaimplementowania efektywnego systemu workflow, czyli obiegu dokumentów między biurem a klientem. W erze post-papierowej, jaka nadejdzie wraz z wprowadzeniem KSeF, uwidoczni się również znacząca zmiana na rynku usług księgowych. Znaczenie geograficznej bliskości biura rachunkowego zaniknie, co otworzy drogę do świadczenia usług na skalę ogólnopolską. W WARIDO już teraz obsługujemy klientów z różnych regionów Polski, wykorzystując mechanizmy OCR i digitalizację dokumentów. Po pełnym wdrożeniu KSeF, takie rozwiązania staną się standardem w branży, co jest dla nas obiecującą perspektywą, zwłaszcza w kontekście eliminacji kosztów związanych z systemami OCR.

Katarzyna Lisowska (WARIDO): W kontekście nadchodzących zmian w systemie e-fakturowania KSeF, przedsiębiorcy powinni od swoich biur rachunkowych oczekiwać proaktywnego podejścia i przygotowania. Nie można zapominać, że początek roku kalendarzowego to intensywny okres dla branży księgowej, skupiony na sporządzaniu bilansów i rozliczeniach. Jest to zdecydowanie nieodpowiedni moment na inicjowanie i implementację nowych projektów. Stąd, jeżeli biuro rachunkowe nie ma już na koniec roku opracowanych strategii adaptacji do KSeF, jest to sygnał alarmujący dla przedsiębiorcy.

Warto podkreślić, że proces adaptacji nie ogranicza się wyłącznie do kwestii technicznych. Obejmuje on również istotne zmiany w organizacji i funkcjonowaniu biura, co może być wyjątkowym wyzwaniem, zwłaszcza dla tych placówek, które wciąż opierają swoją działalność na tradycyjnym obiegu dokumentów papierowych. Nasze doświadczenia, zwłaszcza podczas wdrażania mechanizmów OCR, pokazują, że największą trudność stanowi często zmiana utrwalonych nawyków i procedur, a nie same wyzwania techniczne. Jest to szczególnie problematyczne dla biur z dłużej zatrudnioną kadrą, dla których adaptacja do nowych technologii może być trudniejsza.

Sumując, przedsiębiorcy powinni spodziewać się, że profesjonalne biura rachunkowe będą przygotowane na wdrożenie KSeF już na przełomie 2023 i 2024 roku. Co więcej, nie tylko powinny mieć one gotowe systemy, ale również za sobą pierwsze, pilotażowe wdrożenia, potwierdzające skuteczność i efektywność ich adaptacji.

Katarzyna Lisowska (WARIDO): Kluczową datą, którą przedsiębiorcy powinni mieć na uwadze, jest 1 lipca 2024 roku. Choć do tego momentu korzystanie z systemu KSeF jest opcjonalne, niezalecane jest odwlekanie procesu implementacji do ostatniej chwili.

Pierwszym krokiem w tym kontekście powinna być konsultacja ze swoim obecnym biurem rachunkowym. Kluczowe jest zidentyfikowanie czy biuro posiada już zintegrowane rozwiązania wspierające KSeF i jest w stanie zapewnić efektywną migrację na nowy system. Jeżeli okaże się, że nie jest ono przygotowane na nadchodzące zmiany, przedsiębiorca będzie musiał samodzielnie opracować strategię adaptacji. Opcje są różne - od zakupu nowego oprogramowania do zmiany biura rachunkowego na takie, które jest w stanie wsparć firmę w tym tranzycyjnym okresie.

Oprócz tego warto mieć na uwadze, że chociaż obecnie nie ma oficjalnych informacji o ewentualnym przesunięciu kluczowej daty, to jednak taka możliwość nie jest wykluczona. Niemniej jednak, jeśli reorganizacja oprogramowania wewnętrznego jest nieunikniona, zaleca się, aby proces ten zainicjować na przełomie roku kalendarzowego. Innymi słowy, już teraz, w październiku 2023 roku, warto zacząć planować, jak zminimalizować ryzyko i dyskomfort związany z integracją z systemem KSeF do 1 lipca 2024 roku.

Katarzyna Lisowska (WARIDO): Operacyjny kamień milowy, którego przedsiębiorstwa nie mogą zignorować, przypada na 1 lipca 2024. Mimo że użycie systemu KSeF do tego czasu pozostaje fakultatywne, zignorowanie jego integracji wydaje się nieoptymalnym podejściem.

Pierwsza faza procesu powinna rozpocząć się od strategicznej konsultacji z aktualnym dostawcą usług rachunkowych. Istotne jest ustalenie czy biuro jest już wyposażone w zintegrowane rozwiązania kompatybilne z KSeF i czy jest zdolne do zapewnienia płynnej tranzycji na nową platformę. W przypadku braku adekwatnej gotowości ze strony biura, przedsiębiorca winien podjąć inicjatywę w kierunku niezależnej strategii adaptacji. Możliwości są różnorodne, począwszy od akwizycji nowego software'u, aż po zmianę dostawcy usług rachunkowych na jednostkę spełniającą wymagania nowego ekosystemu.

Nie można również wykluczyć potencjalnej modyfikacji kluczowego terminu przez organy regulacyjne, choć na chwilę obecną nie ma ku temu oficjalnych przesłanek. Jeśli jednak zaistnieje konieczność restrukturyzacji wewnętrznego systemu IT, zalecaną praktyką jest inicjacja tego procesu na przełomie roku kalendarzowego. Zatem już w bieżącym miesiącu, wskazane jest rozpoczęcie planowania w celu minimalizacji ryzyka i perturbacji związanych z nadchodzącą implementacją systemu KSeF na dzień 1 lipca 2024.

Red: To już koniec naszego wywiadu. Serdecznie dziękujemy Pani Katarzynie Lisowskiej za udzielenie odpowiedzi i szerokie spojrzenie na temat Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jego wprowadzenie przyniesie wiele zmian dla przedsiębiorców w Polsce, a biura rachunkowe odgrywają kluczową rolę w tym procesie. Zachęcamy wszystkich do bliższego zapoznania się z tym tematem i przygotowania swoich firm do nadchodzących zmian.

Artykuł sponsorowany