Jak strategicznie zarządzać firmą poprzez realizację projektów?

Strategiczne zarządzanie projektami jest niezmiernie ważne, ponieważ w istotnym stopniu decyduje o przyszłości oraz sukcesie rynkowym organizacji. Dość często słyszymy, że opracowanie bardzo dobrej strategii jest trudne, ale jeszcze trudniejsze jest jej skuteczne wdrożenie. A to właśnie strategiczne zarządzanie projektami ma olbrzymi wpływ na sukces wdrożenia strategii. Zarząd firmy w każdej chwili powinien mieć dostępną informację na temat statusu realizacji projektów strategicznych, aby móc na bieżąco reagować na istotne negatywne sytuacje. W obecnym dynamicznym środowisku konkurencyjnym szybkość realizacji strategii a co za tym idzie szybkość podejmowania trafnych decyzji to istotny element sukcesu.  

Na strategiczne zarządzanie projektami składa się kilka elementów, z których najważniejsze to obiektywny wybór najlepszych projektów do realizacji, powiązanie projektów z poszczególnymi celami i wskaźnikami KPI, zdefiniowanie i zarządzanie portfelami i programami projektów oraz regularne monitorowanie progresu realizacji projektów strategicznych. Za te wszystkie procesy odpowiada głównie zarząd firmy, w czym jest wspierany przez Project Management Office (PMO). Dość łatwo sobie wyobrazić szereg negatywnych konsekwencji niewłaściwej selekcji projektów wybranych do realizacji strategii. Po pewnym czasie może się okazać, że pomimo dużego zaangażowania w realizację projektów wskaźniki KPI nie potwierdzają istotnego progresu w osiąganiu celów strategicznych. Takiej sytuacji można uniknąć budując modele scoringowe pozwalające selekcjonować projekty w sposób obiektywny.

Na strategiczne zarządzanie składają się następujące elementy:

• Zdefiniowanie strategii firmy i przełożenie jej na cele strategiczne oraz wskaźniki KPI. Być może nie jest to bezpośrednio aspekt strategicznego zarządzania projektami, ale bez dobrze sformułowanej strategii strategiczne zarządzanie projektami nie będzie miało większego sensu.
• Selekcja najlepszych projektów do realizacji celów strategicznych. Zazwyczaj organizacje mają dużo pomysłów na przyszłe projekty, ale nie każdy z nich jest tak samo wartościowy dla realizacji strategii firmy. Aby wybierać najlepsze projekty do realizacji, warto zbudować modele scoringowe, które w tym wyborze będą bardzo pomocne. Dodatkowo warto, aby przed podjęciem decyzji o wyborze projektu do realizacji miał on opracowany Business Case.
• Precyzyjne powiązanie celów strategicznych oraz projektów. Projekty wybrane przy pomocy modeli scoringowych należy powiązać z celami strategicznymi. Wówczas będzie widać, które projekty wspierają poszczególne cele strategiczne i w jakim stopniu.
• Strategiczne zarządzanie zasobami projektowymi. Praktycznie żadna firma nie ma nieograniczonych zasobów. Dlatego należy na strategicznym poziomie planować zaangażowanie kluczowych zasobów w projekty. Rozpoczynać należy tylko te projekty, gdzie firma ma dostępne zasoby, aby je skutecznie zrealizować. W przeciwnym razie narażamy się na ryzyko opóźnień.
• Stworzenie portfeli i programów projektów. Pogrupowanie projektów strategicznych w portfele oraz programy istotnie wpływa na sukces w ich realizacji.
• Proces regularnego monitorowania przebiegu projektów strategicznych. Zarząd firmy musi na bieżąco interesować się tym, jaki jest status realizacji projektów strategicznych.

Trudno sobie obecnie wyobrazić, że strategiczne zarządzanie projektami w dużej organizacji nie jest wspierane przez profesjonalny program do zarządzania projektami i portfelami projektów. Na przykładzie programu FlexiProject opiszemy, jakie korzyści niesie jego wykorzystanie. Oto wybrane procesy strategicznego zarządzania projektami, które są skutecznie automatyzowane przez system.

• Budowa modeli scoringowych - w programie można zbudować dowolną liczbę modeli scoringowych wspierających obiektywny wybór strategicznych projektów do realizacji. W programie cały proces oceny projektu prowadzony jest automatycznie.
• Moduł strategii pozwala powiązać cele strategiczne z projektami oraz wskaźnikami KPI. Zarząd firmy precyzyjnie wie, jak poszczególne projekty wpływają na realizację poszczególnych celów strategicznych. Dodatkowo karta celu strategicznego pokazuje jakie projekty wspierają dany cel oraz jaki jest progres w osiąganiu wskaźników KPI - taką kartę celu strategicznego pokazano na poniższej ilustracji:

• Zarządzanie portfelami i programami projektów - dobry program informatyczny wspiera zarządzanie portfelami projektów. Poniższa ilustracja pokazuje mapę drogową realizowanych projektów strategicznych. Zarząd firmy w każdej chwili ma informację o opóźnionych projektach oraz o progresie w realizacji kamieni milowych każdego z projektów.

• Strategiczne zarządzanie zasobami - nie da się skutecznie strategicznie zarządzać projektami bez zarządzania zasobami projektowymi. Podejmując decyzję o uruchomieniu kolejnego projektu, zarząd firmy musi mieć informację o dostępności zasobów.

• Automatyzacja procesu raportowania statusu realizacji projektów strategicznych - cały proces raportowania statusu realizacji projektów strategicznych jest zautomatyzowany. Jest to bardzo duże ułatwienie zarówno dla pracowników PMO jak też dla zarządu firmy.

Strategiczne zarządzanie projektami to kluczowy czynnik wpływający na sukces realizacji strategii firmy. Procesy zarządzania strategicznego są kompleksowe i dlatego warto, aby były wspierane poprzez dobry program do zarządzania projektami i portfelami projektów.