KSeF wprowadza prawdziwą rewolucję w księgowości

W praktyce oznacza to, że jeszcze zanim faktura trafi do kontrahenta, będzie widoczna w systemie, z którego skorzystają urzędy skarbowe. Jaki wpłynie to na przedsiębiorców?

Krajowy System e-Faktur to system nie tylko przechowujący, ale też pozwalający na wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych, a więc takich, które powstały zgodnie z jednym, ogólnopolskim wzorem. Za jego wdrożenie odpowiada Ministerstwo Finansów, które już w 2021 roku uruchomiło program pilotażowy polegający na przetestowaniu działania systemu.

Od 1 stycznia 2022 roku KSeF funkcjonuje już w pełnej, dobrowolnej formie. Przedsiębiorcy mogą go używać, ale nie muszą. 1 lutego 2026 roku ma się to zmienić. Od tego momentu duże firmy (których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł) będą musiały korzystać z systemu, natomiast od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek ten dotknie wszystkich przedsiębiorców, co wiąże się z niemałą rewolucją w księgowości. 

Wyjątkiem będą firmy, które wystawiają wyłącznie faktury uproszczone o wartości do 450 zł, a ich miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł. Dla nich terminem ostatecznym jest 1 stycznia 2027 roku.

• faktury ustrukturyzowane w formacie XML staną się jedyną poprawną formą dokumentów sprzedażowych dla polskich podmiotów gospodarczych,
• każda faktura sprzedażowa będzie widoczna w systemie,
• urzędy skarbowe zyskają natychmiastowy dostęp do wszystkich faktur, a także wielu informacji - m.in. danych kontrahentów, stawek VAT, kwot netto/brutto, przedmiotów transakcji, terminów płatności,
• skarbówka będzie mogła łatwo sprawdzić także powiązania między podmiotami, których dotyczą faktury,
• w połączeniu z danymi z JPK_CIT i JPK_VAT, urzędy będą miały dostęp do przychodów i kosztów przedsiębiorstw działających w Polsce, jak również ich struktury i sezonowości.

Obsługa KSeF przekazuje urzędom skarbowym zupełnie nowe narzędzia nadzoru nad firmami. Natychmiastowy dostęp do faktur sprzedażowych, a także sposób działania algorytmów analizujących dane w czasie rzeczywistym, sprawi, że będą w stanie od razu reagować na wszelkie nieprawidłowości (np. związane z błędną stawką VAT) poprzez wystosowanie wezwania lub uruchomienie procedury kontrolnej.

I choć specyfika, jak również zawartość Krajowego Systemu e-Faktur, może przedsiębiorcom wydać się zagrożeniem, w praktyce przynosi wiele korzyści.

Dotyczą one m.in. braku konieczności archiwizowania dokumentów sprzedażowych, czy też możliwości szybkiego ich wystawiania i przesyłania. Sporym ułatwieniem okaże się ponadto opcja pobierania dokumentów zakupowych i importowania ich do rejestrów VAT. To sposób na znaczne przyspieszenie rozliczeń ze skarbówką. Przy okazji ewentualnych czynności sprawdzających natomiast, podatnik będzie mógł bez problemu komunikować się z urzędem.

Biorąc pod uwagę powyższe informacje, na pierwszy plan wysuwają się kluczowe zalety cyfryzacji, związane z oszczędnością czasu i wyższym poziomem bezpieczeństwa.

Obowiązek obsługi KSeF odpowiada za nowe realia w prowadzeniu księgowości. Dotychczasowe, standardowe usługi obejmujące proste księgowanie faktur i przeprowadzanie rozliczeń muszą zostać zastąpione przez szczegółową kontrolę spójności dokumentów z JPK, analizę danych, a także stały nadzór nad procesem umieszczania faktur w systemie.

Duże znaczenie będzie miało też wskazywanie na ryzyka podatkowe, wyszukiwanie potencjalnych błędów i ich natychmiastowa poprawa. Z tego właśnie powodu BTTP Accounting oferuje usługi księgowe nowej generacji - skoncentrowane na bezpieczeństwie, technologii i dostosowaniu do realiów cyfrowego fiskusa.

Z tego powodu KSeF dla klientów nie jest zagrożeniem, lecz szansą na uzyskanie przewagi konkurencyjnej - dzięki profesjonalizmowi, doświadczeniu i nowoczesnym narzędziom analitycznym.

W erze KSeF usługi księgowe stają się usługą premium. Skontaktuj się z nami już teraz, aby przygotować swoją firmę na wymóg obsługi KSeF przed 2026 rokiem.

Bibliografia:

https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-o-ksef/

https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur

https://www.gov.pl/web/kas/struktury-jpk-w-podatkach-dochodowych

https://www.money.pl/gospodarka/zalety-i-wady-korzystania-z-ksef-dla-malych-i-srednich-przedsiebiorstw-6943165183318720a.html

https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-krajowy-system-e-faktur

https://www.gov.pl/web/finanse/krajowy-system-e-faktur--plan-wdrozenia

https://ksef.podatki.gov.pl/konsultacje/