Ryzyko na horyzoncie: Ochrona sygnalistów

Zgodnie z Dyrektywą Unijną i polskimi regulacjami sygnalista to osoba, która zgłasza informacje o naruszeniu prawa, uzyskane w związku z pracą. Nie jest to jednak jedynie jakaś teoretyczna koncepcja, ponieważ przedsiębiorcy już teraz muszą zmierzyć się z wyzwaniem: ustawa została podpisana przez Prezydenta RP 19 czerwca 2024 r. Ustawa zacznie obowiązywać już 25 września 2024. Co to oznacza? Odpowiedź na pytanie jest prosta: to najwyższy czas, by przedsiębiorcy zaczęli wdrażać odpowiednie rozwiązania w swoich firmach.

Cóż, jak się okazuje, zakres osób objętych przepisami o ochronie sygnalistów jest bardzo szeroki. Ochroną mogą być objęci pracownicy (w tym pracownicy tymczasowi), osoby świadczące pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcy, akcjonariusze, wspólnicy, stażyści i praktykanci. A zatem, taki stan rzeczy oznacza, że nowe regulacje prawne obejmą właściwie wszystkie większe przedsiębiorstwa (zgodnie z projektem do wdrożenia odpowiednich procedur będą zobligowane m.in. firmy zatrudniające minimum 50 pracowników).

Warto przy tym pamiętać o jeszcze jednej kwestii. Ochrona sygnalistów, jak się okazuje, rozciąga się zarówno na okres przed, jak i po nawiązaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, który stanowi podstawę świadczenia pracy, usług lub pełnienia funkcji w danym podmiocie lub na jego rzecz.

Sygnaliści mają prawo zgłaszać wszelkie naruszenia prawa, czyli działania lub zaniechania sprzeczne z prawem, a także te, które mają na celu obejście przepisów w kontekście związanym z pracą. Zgłoszenia mogą obejmować szeroki zakres naruszeń, a szczegółowy katalog, choć zamknięty, obejmuje jednak bardzo szerokie spektrum — przedsiębiorcy powinni się z tym liczyć.

Wprawdzie ustawa wyklucza zgłaszanie informacji objętych tajemnicą, taką jak:

• przepisy o ochronie informacji niejawnych,
• tajemnice zawodowe medyczne i prawnicze,
• tajemnica narady sędziowskiej,
• tajemnice postępowania karnego oraz tajemnice rozpraw sądowych prowadzonych z wyłączeniem jawności,

to jednak widać, że wyjątki te dotyczą raczej sytuacji nadzwyczajnych...

Nowe przepisy to dla przedsiębiorców nowe obowiązki. Jak się okazuje, konieczne będzie wdrożenie regulaminu zgłaszania naruszeń prawa, który określi wewnętrzne procedury raportowania nieprawidłowości; trzeba m.in. wskazać osobę, która będzie odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń.

To jeszcze nie wszystko, ważne jest bowiem również:

• utworzenie dedykowanych kanałów komunikacji dla sygnalistów,
• prowadzenie rejestru zgłoszeń,
• stosowanie procedur wyjaśniających w zakresie dochodzeń wewnętrznych po otrzymaniu zgłoszenia,
• zachowanie poufności danych sygnalisty.

Jak zwykle bywa w takich sytuacjach, przewiduje się kary finansowe (i to spore!), a nawet kary więzienia za nieprzestrzeganie unijnych procedur. Może być to jednak miecz obosieczny: sankcje będą stosowane nie tylko wobec pracodawców, którzy całkowicie ignorują swoje obowiązki, ale także wobec tych, którzy podejmują działania odwetowe wobec sygnalistów. Obecnie nie znamy dokładnej wysokości kar, wiadomo jednak, że mają one być "skuteczne i proporcjonalne". Nie brzmi to dobrze, prawda?

Już wkrótce ochrona sygnalistów stanie się obowiązkowa. W związku z nadchodzącym terminem wdrożenia nowych regulacji, warto zastanowić się nad wykorzystaniem niezawodnego narzędzia do zarządzania zgłoszeniami od sygnalistów. Przykładem takiego rozwiązania jest AMODIT, platforma zapewniająca pełne wsparcie w ochronie sygnalistów. Cena usługi zaczyna się już od 1500 zł rocznie, a pierwsze pół roku jest bezpłatne. AMODIT oferuje pełną zgodność z przepisami, gotowy portal zgłoszeniowy umożliwiający anonimowe zgłoszenia oraz zaawansowane możliwości raportowania i integracji. To atrakcyjna propozycja dla firm chcących wdrożyć odpowiednie procedury zgodnie z nowymi wymogami jeszcze przed rozpoczęciem obowiązywania ustawy.