Sposoby na lepszą kontrolę cash flow w firmie

Cash flow to przepływ środków pieniężnych - wszystko, co wpływa i wypływa z firmowego konta. To nie to samo, co zysk. Firma może być na plusie w Excelu, a mimo to nie mieć gotówki na wypłaty. Według danych GUS, ponad 30% małych i średnich firm w Polsce przyznaje, że problemy z płynnością opóźniają ich inwestycje i ograniczają wzrost.

Kontrolowanie cash flow to jak codzienne sprawdzanie poziomu paliwa w aucie - bez tego możesz mieć świetny silnik (czyli zyskowny model biznesowy), ale daleko nie zajedziesz.

Poniżej znajdziesz 6 konkretnych kroków, które pomogą Ci lepiej zarządzać przepływami finansowymi i podejmować decyzje na chłodno - zamiast działać dopiero wtedy, gdy pojawi się problem.

1. Regularne monitorowanie przepływów pieniężnych

Podstawą skutecznego zarządzania cash flow jest bieżące monitorowanie wpływów i wydatków. Stały wgląd w przepływy umożliwia szybką reakcję na ryzyka, poprawia jakość podejmowanych decyzji i pozwala przewidzieć momenty napięć finansowych z wyprzedzeniem. 

Dobrym rozwiązaniem jest wdrożenie dashboardu finansowego, który prezentuje dane w formie przejrzystych wskaźników - takich jak saldo operacyjne netto czy planowany stan środków w kolejnych tygodniach. Horyzont prognoz powinien być dostosowany do rodzaju i specyfiki działalności firmy.

2. Świadome budżetowanie i kontrola kosztów

Tworzenie i aktualizacja budżetu to narzędzie do zarządzania finansami oraz oceny skuteczności strategii działania. Budżet powinien obejmować zarówno planowane przepływy pieniężne, jak i prognozę głównych źródeł przychodów oraz kategorii kosztów stałych i zmiennych. Warto również uwzględnić planowane inwestycje i wydatki rozwojowe.

Rekomenduje się porównywanie budżetu z rzeczywistymi wynikami co najmniej raz w miesiącu. Znaczące odchylenia mogą wskazywać na konieczność korekty polityki cenowej, struktury kosztowej lub modelu operacyjnego.

3. Efektywne zarządzanie należnościami i zobowiązaniami

Opóźnienia w płatnościach są jedną z najczęstszych przyczyn problemów z płynnością. Dlatego warto z wyprzedzeniem zarządzać harmonogramem wpływów i wydatków, ustalać realistyczne terminy płatności z kontrahentami oraz wykorzystywać narzędzia przypominające o należnościach.

Dobrym standardem jest również segmentacja klientów pod kątem ryzyka płatniczego i dopasowanie warunków handlowych do ich historii współpracy.

4. Zabezpieczenie finansowe w postaci rezerwy

Stabilność finansowa nie opiera się wyłącznie na bieżących wpływach. Kluczowe znaczenie ma utrzymywanie bufora - rezerwy finansowej, która pozwala przetrwać okresy przejściowych problemów lub nagłych wydatków. 

Plona Consulting rekomenduje podejście oparte na tzw. systemie świateł, w ramach którego przykładowo czerwone oznacza rezerwę na maksymalnie 3 miesiące, żółte - od 4 do 6 miesięcy, a zielone - powyżej pół roku działania firmy bez dodatkowych wpływów. 

5. Optymalizacja procesów i wykorzystanie danych

Wiele problemów z płynnością wynika z nieskutecznych procesów - powolnych, nieprzejrzystych lub opartych na błędnych danych. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na automatyzację powtarzalnych działań (takich jak fakturowanie, rozliczenia czy monitorowanie płatności) oraz wdrożenie narzędzi do analizy finansowej. Systemy do zarządzania cash flow pozwalają śledzić kluczowe wskaźniki w czasie rzeczywistym, identyfikować trendy i planować przyszłe działania na podstawie twardych danych, a nie intuicji.

Skuteczna kontrola cash flow to proces wymagający systematyczności, narzędzi i podejścia strategicznego. W firmach z sektora MŚP - zwłaszcza tych szybko rosnących - zarządzanie przepływami pieniężnymi staje się jednym z najważniejszych obszarów decyzyjnych. Im wcześniej zostanie uporządkowany, tym większe szanse na stabilny rozwój, przewidywalność i odporność na zawirowania zewnętrzne.