Systemy workflow: technologia, która odmienia zarządzanie obiegami
Automatyzacja procesów biznesowych to dziś jedno z podstawowych rozwiązań w kierunku budowania konkurencyjności i rozwoju przedsiębiorstwa. Niestety również w tej sferze użytkownik może napotkać pewne problemy. Związane są one głównie ze skomplikowaną obsługą oprogramowania oraz brakiem elastyczności. Istnieje jednak technologia, która znacząco zmienia, a nawet wręcz rewolucjonizuje zarządzanie workflow w tradycyjnym rozumieniu.
System workflow umożliwia automatyzację procesów operacyjnych w firmie. Wykorzystuje się go do tworzenia obiegów (workflows) i zapewnienia uporządkowanego przepływu pracy pomiędzy różnymi działami, zespołami lub osobami, minimalizując potrzebę ręcznego przekazywania pojedynczych wiadomości pomiędzy osobami w firmie. Zadania w systemie workflow są automatycznie przekazywane między kolejnymi etapami, np. między działem sprzedaży a działem obsługi klienta, firma zaś może śledzić stan realizacji zadań, zyskując transparentność i kontrolę nad całym procesem.
Jak wspomnieliśmy, w systemie workflow tworzone są tzw. obiegi (lub: przepływy pracy), które mogą być realizowane z wykorzystaniem dedykowanej aplikacji. Firmy z powodzeniem korzystają z rozwiązań, które umożliwiają samodzielną budowę aplikacji biznesowych. Niestety na wstępnym etapie prac trudno przewidzieć, czy i w jakim stopniu obiegi będą potrzebowały modyfikacji w przyszłości, co widoczne jest zwłaszcza w dynamicznych sektorach czy firmach prężnie się rozwijających.
W rezultacie nawet przy dokładnie opracowanej strategii może się okazać, że przedsiębiorstwu potrzebny jest zupełnie inny zestaw funkcjonalności, ponieważ na przykład znacznie urosła lubzmieniły się warunki rynkowe. Wiele systemów workflow nie jest w stanie sprostać takim wyzwaniom, ponieważ mają dwa istotne ograniczenia:
- Złożoność i kosztowność wprowadzania zmian w procesach: obsługa systemu workflow przez użytkownika może wymagać nie tylko zaawansowanej wiedzy programistycznej, ale i adaptacji do mało intuicyjnego interfejsu
- Brak elastyczności: tworzenie obiegów w przypadku większości platform zaczyna się od danych, z którymi powiązane są poszczególne etapy. Oznacza to, że po pierwsze, cały proces trzeba zaprojektować i przewidzieć, zanim powstanie, a po drugie, że aby stworzyć kolejny workflow, trzeba na nowo zdefiniować proces i formularze, zidentyfikować dane, skonfigurować przepływ itd.
Przykładowo, system workflow umożliwia stworzenie obiegu dla konkretnego zadania, jednak jego modyfikacja może wymagać interwencji programistów oraz zaprojektowania ścieżki zadań od nowa i na bazie innych danych. Taka sytuacja prowadzi nie tylko do frustracji, ale i opóźnień oraz zwiększenia kosztów, ponieważ zadanie i tak musi zostać ukończone, zanim będzie można je zmodyfikować. Użytkownicy mają ograniczoną kontrolę nad modyfikacjami, a procesy trudno dostosować do bieżących potrzeb.
Złożoność i kosztowność modyfikacji oraz brak elastyczności systemu workflow jest tym bardziej problematyczna, im większa jest skala działalności przedsiębiorstwa. Uruchomienie nowego obiegu naraża firmę na spore koszty, spowalniając procesy biznesowe i zwiększając ryzyko niepowodzeń. Z pomocą w takich sytuacjach przychodzi technologia umożliwiająca bieżące (real-time) wprowadzanie zmian w gotowych obiegach bez konieczności tworzenia ścieżki od nowa. Posiadają je natomiast nieliczne, obecne na rynku platformy do automatyzacji procesów.
Dzięki takiej technologii twórcy aplikacji mogą swobodnie modyfikować obiegi. Przykładowo, gdy potrzebna jest natychmiastowa zmiana ścieżki akceptacji wniosku o reklamację, można ją zmodyfikować, nawet jeśli część takich wniosków znajduje się już w procesie akceptacji albo odrzucenia, bez potrzeby finalizowania rozpoczętych obiegów i przechodzenia przez cały proces od nowa - dla nowych wniosków i nowych danych. Takie rozwiązanie minimalizuje czas i nakład pracy, pozwalając dostosować aplikacje i workflow do bieżących potrzeb przedsiębiorstwa. Sprawdza się niezależnie od skali jego działalności, jednak szczególnie pomocne okazuje się w dużych firmach o ogólnokrajowym lub globalnym zasięgu, gdzie na co dzień funkcjonują dziesiątki, a nawet setki złożonych obiegów.
