Zarządzanie flotą samochodową: kluczowe wyzwania i najlepsze praktyki
Posiadanie własnej floty niesie za sobą szereg zalet dla przedsiębiorcy, w tym swobodę w kwestiach transportowych, prestiż branżowy oraz możliwość obniżenia podstawy opodatkowania dzięki dodatkowym kosztom. Korzyści z tym związane odczuwają również pracownicy, którzy mogą liczyć na dodatkowy benefit będący jednocześnie narzędziem niezbędnym do pracy. Warto jednak pamiętać o jednej zasadniczej wadzie: flota spełni swoją funkcję tylko wtedy, gdy będzie właściwie zarządzana. Co się z tym wiąże?
Wdrożenie odpowiedniego planu zarządzania flotą pomoże w jej zoptymalizowaniu pod wieloma względami. Po pierwsze, użytkowanie samochodów na potrzeby firmowe zawsze wiąże się z pewnymi wydatkami, a im więcej ich ma przedsiębiorca, tym trudniej kontrolować, czy wszystkie koszty są uzasadnione. Opracowanie odpowiedniego planu i trzymanie się go może zatem przynieść korzyści w kontekście finansowym.
Warto też pamiętać o tym, że flota nie służy jedynie celom reprezentacyjnym. Powinna przede wszystkim spełniać potrzeby firmy i jej pracowników, a te mogą być różne. Właściwie zarządzana nie tylko zadba o to, by wszystkie upoważnione osoby miały dostęp do samochodu, lecz również o to, żeby auta nie stały bezczynnie, generując tylko koszty i nie przynosząc żadnych korzyści. Należy też spojrzeć na tę kwestię przyszłościowo. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na skalowanie biznesu, w krótkim czasie może pojawić się potrzeba zwiększenia floty. Dzięki starannie przygotowanym procesom nie sprawi to żadnych problemów formalnych.
Nie należy też zapominać, że wbrew pozorom flota wcale nie musi składać się z samych pojazdów osobowych z tego samego segmentu. Dzisiejsze firmy stawiają na zróżnicowanie pod tym względem i chętnie łączą różne typy pojazdów w ramach jednej floty, np. eleganckie sedany dla kadry zarządzającej, ekonomiczne hatchbacki dla przedstawicieli handlowych i pojemne samochody dostawcze z niskim spalaniem. Rolą osoby zarządzającej flotą jest znalezienie sposobu na to, by pogodzić te wszystkie potrzeby przy minimalnych formalnościach.
Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że zarządzanie flotą to proste zadanie, z którym upora się każdy pracownik administracyjny w ramach standardowych obowiązków służbowych. W rzeczywistości zadanie to wymaga specyficznych umiejętności, bo do działań potencjalnego fleet managera należą m.in.:
- monitorowanie pojazdów w czasie rzeczywistym,
- inwentaryzacja i sprawdzanie stanu technicznego aut,
- optymalizacja wykorzystania samochodów,
- kontrola nad tym, czy pracownicy używają pojazdów zgodnie z ustaleniami,
- zarządzanie zamówieniami na samochody i procesami ich udostępniania oraz zdawania,
- zaimplementowanie rozwiązań technologicznych służących do zarządzania flotą,
- bieżąca obsługa kosztów związanych z eksploatacją aut,
- szukanie sposobów na obniżenie ryzyka biznesowego,
- szukanie oszczędności w kontekście całego procesu zarządzania flotą.
Stopień trudności zarządzania flotą zależy w dużej mierze od tego, ile pojazdów wchodzi w jej skład i ile osób jest uprawnionych do korzystania z nich. Im ich więcej, tym przydatniejsze okaże się zewnętrzne wsparcie, by podołać wszystkim obowiązkom.
Ułatwieniem w zarządzaniu flotą może być już sam wybór odpowiedniej formy finansowania samochodów. Jeśli celem przedsiębiorcy jest uproszczenie tego procesu i zoptymalizowanie go, dobrym wyborem może okazać się wynajem długo- lub średnioterminowy. Dlaczego?
Decydując się na tę opcję, otrzymujesz samochody wraz z pakietem usług wliczonych w miesięczną ratę. Mogą do nich należeć m.in. ubezpieczenie, serwis, przegląd techniczny, a nawet wymiana i przechowywanie opon czy wypożyczenie samochodu zastępczego. Z punktu widzenia przedsiębiorcy oznacza to możliwość zaplanowania budżetu dla całej floty z góry, bez obawy o żadne niespodziewane wydatki związane z eksploatacją aut. To z kolei sposób na zoptymalizowanie kosztów obsługi samochodów.
Wynajem długoterminowy umożliwia również szybkie i sprawne odmłodzenie parku pojazdów, jeśli zajdzie taka potrzeba. Po zakończeniu kontraktu przedsiębiorca może po prostu zwrócić auta i wybrać nowe w ramach kolejnej umowy. Równa się to minimalnej ilości formalności, co pozostawia więcej czasu na skupienie się na innych kwestiach związanych z prowadzeniem własnej firmy.
Skorzystanie z wynajmu średnio- lub długoterminowego okazuje się korzystne niezależnie od skali biznesu. Na wyborze takiego rozwiązania zyska zarówno przedsiębiorca, który potrzebuje kilku samochodów, jak i ten planujący zbudować park z kilkudziesięciu lub kilkuset pojazdów. Z punktu widzenia przedsiębiorcy istotne jest również to, że ten sposób finansowania nie tyle obniża, co wręcz całkowicie eliminuje ryzyko związane ze spadkiem wartości samochodów.
Podsumowując, sfinansowanie floty za pomocą wynajmu długoterminowego może sprawić, że zarządzanie nią stanie się niemal bezobsługowe. Szukając sposobu na zoptymalizowanie tego procesu, zdecydowanie warto zwrócić uwagę na tę opcję, zwłaszcza w kontekście potencjalnych oszczędności finansowych.
