Co z monitoringiem na terenach osiedli wspólnot mieszkaniowych?
Wspólnoty mieszkaniowe na gruncie nowych przepisów w zakresie ochrony danych osobowych (w tym RODO) uprawnione są do stosowania monitoringu. W takiej sytuacji podmioty te będą pełnić rolę administratorów danych osobowych przetwarzanych w ramach stosownych systemów rejestrujących obraz na obszarach do nich należących.
Każdorazowo musi to być jednak związane z poszanowaniem praw i wolności osoby, której wizerunek jest rejestrowany przez monitoring oraz wypełnianiem obowiązków ustawowych administratora.
Obowiązkiem wspólnoty będzie m.in. poinformowanie każdej osoby, przebywającej na terenie wspólnoty, że obszar ten jest monitorowany.
W ramach tej informacji za niewystarczające należy uznać działanie polegające jedynie na umieszczeniu popularnego piktogramu informującego o wejściu na teren monitorowany.
Wspólnota dodatkowo winna umożliwić każdej osobie zapoznanie się z informacjami wynikającymi z art. 13 RODO, w tym m.in.:
- swoją nazwą, adresem jako administratora danych,
- celem przetwarzania danych,
- czasem przez jaki dane będą przetwarzane (tj. przez jaki czas nagrania będą przetrzymywane),
- potencjalnych odbiorcach danych (tj. jakim podmiotom mogą zostać udostępnione nagrania z monitoringu)
- podstawą prawna przetwarzania danych w ramach monitoringu.
Ostatni w przywołanych punktów może wydawać się problematyczny, w szczególności ze względu na fakt, że kwestie monitoringu zostały uregulowane wraz z 25.05.2018 r. odpowiednimi przepisami jedynie częściowo. Jako przykład można wskazać tutaj nowelizacje Kodeku Pracy, ustawy o samorządzie gminnym czy też ustawy Prawo oświatowe.
Ze względu na powyższe, jako podstawę prawną przetwarzania danych w ramach stosowanego monitoringu przez podmioty prywatne w tym i wspólnoty mieszkaniowe należy wskazać art. 6 ust. 1 lit f RODO tj. prawnie uzasadniony interes administratora. Przez interes ten rozumieć należy konieczności zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia znajdującego się na obszarze należącym do wspólnoty mieszkaniowej.
Decydując się na prowadzenie monitoringu, wspólnota mieszkaniowa jako administrator danych, winna również zastanowić się nad faktycznym obszarem, z którego obraz będzie rejestrowany, co w praktyce będzie odnosiło się umiejscowienia samych kamer.
Za właściwe oraz zgodne z zasadą minimalizacji danych wynikającą z art. 5 ust. 1 lit c RODO, należy uznać objęcie monitoringiem jedynie tzw. części wspólnych budynków oraz gruntów wspólnoty mieszkaniowej, na które mogą składać się: korytarze, klatki schodowe, parking, teren zielony wokół budynku.
Pożądanym działaniem jest również uregulowanie wszelkich kwestii prowadzenia monitoringu (w tym m.in. czasu przetrzymywania nagrań oraz zasady ich udostępniania) w ramach wewnętrznego regulaminu wspólnoty mieszkaniowej.
Autor: Adw. Łukasz Pociecha, ekspert ds. ochrony danych, ODO 24
