Do końca stycznia 2009 r. obowiązek złożenia informacji ZUS IWA za rok 2008

Do końca stycznia 2009 r. obowiązek złożenia informacji ZUS IWA za rok 2008

Do 31 stycznia danego roku płatnicy składek, którzy spełniają łącznie trzy warunki określone poniżej są obowiązani przekazać do ZUS informację ZUS IWA za poprzedni rok kalendarzowy. Obowiązek przekazania do ZUS informacji ZUS IWA wynika z przepisów:

*

ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. nr 199, poz. 1673 z późn. zm.), dalej ustawy wypadkowej,

*

rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy? (Dz. U. nr 200, poz. 1692 z późn. zm.).

Informację ZUS IWA za 2008 r. - w terminie do 31 stycznia 2009 r. - obowiązani są złożyć płatnicy, którzy:

*

byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składki wypadkowej od 1 stycznia do 31 grudnia 2008 r. i co najmniej 1 dzień w styczniu 2009 r.,

*

w 2008 r. zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,

*

byli wpisani do rejestru REGON w dniu 31 grudnia 2008 r.

Poprzez nieprzerwane zgłoszenie w ZUS jako płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe należy rozumieć, iż w każdym z miesięcy 2008 r. przynajmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu. Obowiązku złożenia informacji ZUS IWA nie ma zatem płatnik, który choć w jednym miesiącu 2008 r. nie był płatnikiem składki wypadkowej (tzn. ani jeden ubezpieczony nie podlegał temu ubezpieczeniu).

Liczbę ubezpieczonych ustala się jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy 2008 r. i liczby miesięcy (art. 28 ust. 3 ustawy wypadkowej). Ponieważ informację ZUS IWA składają płatnicy zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składki wypadkowej od 1 stycznia do 31 grudnia 2008 r., przy wyliczaniu liczby ubezpieczonych liczba miesięcy zawsze wynosi 12. Liczbę ubezpieczonych zaokrągla się do jedności w górę, jeśli końcówka jest większa lub równa 0,5 lub w dół, jeśli jest mniejsza od 0,5.

Przykład

Płatnik składek prowadzi działalność gospodarczą od kilku lat. W 2008 r. zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego:

           m-c 	I-IV   V-VII   VIII-X   XI-XII   Razem
liczba ubezpieczonych 	12       8       15      9        135

Liczba ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy 2008 r. wyniosła 11, zgodnie z wyliczeniem: 135 : 12 = 11,25, po zaokrągleniu 11.

W styczniu 2009 r. płatnik nadal zgłasza do ubezpieczenia wypadkowego 9 ubezpieczonych. Płatnik składek jest obowiązany złożyć informację ZUS IWA za 2008 r., ponieważ:

*

był zgłoszony w ZUS jako płatnik składki wypadkowej nieprzerwanie w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2008 r. i co najmniej 1 dzień w styczniu 2009 r.,

*

w 2008 r. zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,

*

był wpisany do rejestru REGON w dniu 31 grudnia 2008 r.

Ustalając liczbę ubezpieczonych w ciągu poszczególnych miesięcy 2008 r., należy uwzględnić wszystkie osoby, które w danym miesiącu przynajmniej jeden dzień podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu. Przy ustalaniu tej liczby w ciągu miesiąca daną osobę uwzględnia się jako jednego ubezpieczonego.

Przykład

Pracodawca od 25 sierpnia 2008 r. zatrudnia pracownika. Osoba ta do 17 sierpnia 2008 r. wykonywała u tego pracodawcy umowę zlecenia, z tytułu której podlegała ubezpieczeniom społecznym, w tym wypadkowemu. Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w ciągu sierpnia 2008 r. osobę tę należy uwzględnić jako jednego ubezpieczonego.

W liczbie ubezpieczonych nie uwzględnia się osób, które:

*

cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, zostały powołane do zasadniczej służby wojskowej,

*

podlegają ubezpieczeniom społecznym, ale nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu,

*

mają za dany miesiąc rozliczane składki lub wykazywane świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych (tj. w miesiącu, za który składany jest imienny raport miesięczny nie podlegają one ubezpieczeniu wypadkowemu ani przez jeden dzień).

Przykład

Pracownica w okresie od 2 czerwca do 30 października 2008 r. przebywała na urlopie wychowawczym. W związku z tym, że w czerwcu i w październiku 2008 r. podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu przez co najmniej jeden dzień, należy ją uwzględnić w liczbie ubezpieczonych w tych miesiącach. Nie powinno się uwzględniać jej w liczbie ubezpieczonych w lipcu, w sierpniu i we wrześniu 2008 r. W tych bowiem miesiącach pracownica nie podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu ani przez jeden dzień.

Przykład

Z dniem 31 sierpnia 2008 r. z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę. W dniu 5 września 2008 r. pracodawca wypłacił mu wynagrodzenie za pracę wykonywaną w sierpniu 2008 r. W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za wrzesień 2008 r. pracodawca wykazał byłego już pracownika z kodem 30 00 0 0 i rozliczonymi składkami od wypłaconego we wrześniu wynagrodzenia. W liczbie osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu września 2008 r. pracodawca nie uwzględni pracownika, z którym z dniem 31 sierpnia 2008 r. rozwiązał umowę o pracę. We wrześniu 2008 r. osoba ta nie podlegała bowiem ubezpieczeniu wypadkowemu ani przez jeden dzień.

Poniżej zamieszczamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, dotyczące sporządzania informacji ZUS IWA, które w ostatnim czasie wpłynęły do naszej redakcji.

1) Od lutego 2008 r. spółka z o.o. prowadzi działalność gospodarczą i zgłasza do ubezpieczenia wypadkowego więcej niż 10 ubezpieczonych. Czy ma obowiązek złożyć informację ZUS IWA za 2008 r.?

Nie, ponieważ spółka z o.o. nie była płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2008 r. i co najmniej 1 dzień w styczniu 2009 r

2) Czy rodzaj przeważającej działalności wykazywany w informacji ZUS IWA należy ustalić według PKD 2004, czy PKD 2007?

W informacji ZUS IWA w bloku IV - ?Zestawienie danych do ustalenia kategorii ryzyka dla płatnika składki?, w polu 01 wpisuje się rodzaj przeważającej działalności według PKD ujętego w rejestrze REGON w dniu 31 grudnia 2008 r. Jest to pięcioznakowy kod z zaświadczenia o nadaniu numeru identyfikacyjnego REGON, aktualnego na dzień 31 grudnia 2008 r. W informacji ZUS IWA za 2008 r. należy podać pięcioznakowy kod rodzaju przeważającej działalności według PKD, wprowadzonej przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 20 stycznia 2004 r. (Dz. U. nr 33, poz. 289 ze zm.), czyli PKD 2004.

3) Czy w liczbie ubezpieczonych należy uwzględnić pracownika, który od kilku miesięcy przebywa na długotrwałym zwolnieniu lekarskim?

Tak. W liczbie ubezpieczonych należy uwzględnić wszystkie osoby podlegające w danym miesiącu ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej przez jeden dzień. Pracownik na długotrwałym zwolnieniu lekarskim nadal podlega ubezpieczeniom społecznym, w tym wypadkowemu. To oznacza, iż powinien być uwzględniany w liczbie ubezpieczonych, także gdy cały miesiąc przebywa na zwolnieniu lekarskim.

4) Czy w informacji ZUS IWA sporządzonej za 2008 r. należy uwzględnić pracownika, który uległ wypadkowi w grudniu 2008 r., z tym że do rejestru wypadków został wpisany na początku stycznia 2009 r.?

Nie, w informacji ZUS IWA w bloku IV w polu 02 należy wpisać liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, które miały miejsce w 2008 r. W liczbie tej należy uwzględnić pracowników poszkodowanych w wypadkach przy pracy, które zostały zarejestrowane w rejestrze wypadków nie wcześniej niż 1 stycznia 2008 r. i nie później niż 31 grudnia 2008 r. Jeżeli więc wypadek przy pracy zdarzył się:

*

w 2007 r., z tym że został wpisany do rejestru wypadków w 2008 r., należy uwzględnić go w informacji ZUS IWA za 2008 r.,

*

w 2008 r. i w tym samym roku został wpisany do rejestru wypadków, należy uwzględnić go w informacji ZUS IWA za 2008 r.,

*

w 2008 r., z tym że wpisany został do rejestru wypadków w 2009 r. będzie należało uwzględnić go w informacji ZUS IWA za 2009 r.

Na analogicznych zasadach wypełnia się w bloku IV pole 03 - ?Liczba poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich?. Co istotne, liczba poszkodowanych podana w polu 03 w bloku IV nie może być wyższa od liczby wskazanej w polu 02 tego bloku.

5) Czy w liczbie osób poszkodowanych w wypadku przy pracy należy uwzględnić zleceniobiorcę, który uległ wypadkowi przy pracy w maju 2008 r.?

Tak, jeżeli zleceniobiorca podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu. W liczbie poszkodowanych w wypadku przy pracy uwzględnia się też innych niż pracownicy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu, dla których karta wypadku została sporządzona nie wcześniej niż 1 stycznia 2008 r. i nie później niż 31 grudnia 2008 r.

6) W naszej firmie w 2008 r. nie było ani jednej osoby, która uległaby wypadkowi przy pracy. Czy mimo to musimy składać informację ZUS IWA za 2008 r.?

Jeżeli firma spełnia łącznie trzy warunki omówione na wstępie niniejszego artykułu, to ma obowiązek sporządzenia i przesłania do ZUS informacji ZUS IWA za 2008 r. Bez znaczenia jest, że w firmie w 2008 r. nie odnotowano żadnych wypadków przy pracy. W takim przypadku w bloku IV w polu 02 i 03 wpisuje się 0.

7) Jak ustalić liczbę zatrudnionych w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy?

Ustalając liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia, o których mowa w pytaniu (blok IV, pole 04), bierze się pod uwagę wyłącznie pracowników, tj. osoby pozostające w stosunku pracy w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, według stanu na 31 grudnia 2008 r. Danego pracownika uwzględnia się w tej liczbie tylko raz. Przy ustalaniu liczby zatrudnionych stosuje się zasady obowiązujące przy wypełnianiu działu 2 (wiersz 1, rubryka 1) sprawozdania o warunkach pracy (Z-10).

8) Czy płatnik składek ma obowiązek przechowywania kopii informacji ZUS IWA?

Tak, płatnik składek jest zobowiązany przechowywać kopie informacji ZUS IWA (także ich korekty) przez okres 10 lat, licząc od dnia ich przekazania do ZUS, w formie elektronicznej lub papierowej.

9) W jakiej formie należy przesłać informację ZUS IWA?

Płatnik składek przekazuje informację ZUS IWA w takiej samej formie, w jakiej przekazuje do ZUS inne dokumenty ubezpieczeniowe. Jeżeli płatnik składek przekazuje dokumenty ubezpieczeniowe w formie:

* elektronicznej, to także informację ZUS IWA powinien przekazać w tej formie,

* papierowej, to także informację ZUS IWA przekazuje w tej formie (na kopercie powinien wtedy umieścić napis ZUS IWA).

Ubezpieczenia i Prawo Pracy Nr 2 z dnia 2009-01-10