Kopiowanie dowodów osobistych w firmach - co zmienia nowe prawo?

Znowelizowana ustawa z 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych wprowadza odpowiedzialność karną do 2 lat pozbawienia wolności za wytwarzanie, oferowanie, zbywanie lub przechowywanie w celu zbycia repliki dokumentu publicznego.

Wyjątek stanowią jedynie przypadki jednoznacznie wskazane w innych przepisach prawa, np. związane z postępowaniami przed urzędami państwowymi. Za replikę dokumentu publicznego uznaje się kopię lub odwzorowanie, jeśli jej wielkość mieści się w przedziale od 75% do 120% oryginału.

Dozwolone są wydruki komputerowe i dokonywanie kserokopii do celów urzędowych oraz służbowych i zawodowych, a także na użytek osoby, dla której dany dokument zostały wydany.

To, czy firma będzie mogła nadal kopiować zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej dokumenty publiczne zależy od regulacji, którym podlega branża, w jakiej funkcjonuje. Warto jednak podkreślić, że kserowanie dowodów osobistych od dawna było ograniczone do konkretnych przepisów, np. prawa bankowego czy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy.

Przepisy karne także obowiązywały już wcześniej - w ustawie o ochronie danych osobowych. Jeśli firma do tej pory nie przetwarzała zbyt szerokiego zakresu danych osobowych, nie powinna obawiać się nowych przepisów.

Opinia dr Paweł Mielniczek, ODO 24

Zmiany w ustawie o dokumentach publicznych mają przede wszystkim "uderzyć" w tzw. dowody kolekcjonerskie oraz przyczynić się do ograniczenia kradzieży tożsamości i podszywania się pod inne osoby.

Często słyszymy doniesienia o wyłudzaniu kredytów i pożyczek czy spłacaniu rat za sprzęt RTV i AGD przez osoby, które nawet nie planowały go kupić. Teraz skala tych przestępstw ma się zmniejszyć.

Pracodawcy powinni zadbać o to, aby wszystkie zatrudnione osoby mające styczność z plikami na których widnieją dane osobowe, były odpowiednio przeszkolone.

Wielu pracowników nie zdaje sobie sprawy, że dokumenty publiczne to nie tylko dowód osobisty, paszport i prawo jazdy. Zalicza się do nich także m.in. akt ślubu, Kartę Polaka oraz patent żeglarza. Wiedza w tym zakresie jest istotna.

Alternatywą dla kopiowania dokumentów tożsamości oraz innych zawierających dane osobowe jest spisywanie z nich niezbędnych informacji, po okazaniu przez właściciela. To one w rzeczywistości są potrzebne do ubiegania się o rekompensatę, w tym również finansową, za choćby zniszczenie lub zgubienie wypożyczonych akcesoriów sportowych lub dewastację pokoju hotelowego,

uważa dr Paweł Mielniczek, ODO 24.

ODO 24 sp. z o. o. oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji. Dzięki doświadczonemu zespołowi ekspertów z zakresu m.in. prawa, informatyki, zarządzania kryzysowego oraz ciągłości działania dostarcza organizacjom praktyczne rozwiązania, pozwalające skutecznie zabezpieczyć posiadane zasoby informacyjne.