Nie pozwalaj kopiować swojego dowodu

Dotychczasowa nielegalna praktyka skanowania czy kserowania dowodów osobistych przez wypożyczalnie sprzętu sportowego czy przy wynajmowaniu apartamentów powinna zostać wreszcie ukrócona. Po pierwsze dlatego, że coraz więcej osób jest świadomych, że to jest wystawianie się na niebezpieczeństwo kradzieży tożsamości, a po drugie grożą za to konkretne kary.

Już przed wejściem RODO te praktyki były niegodne z prawem, ale teraz unijne rozporządzenie wprowadziło mocniejsze sankcje.

- RODO zabrania skanowania dowodu tożsamości w sytuacjach, w których wszystkie z tych danych nie są konieczne, a przy wypożyczaniu sprzętu czy wynajmowaniu pokoju hotelowego czy apartamentu nie ma takiej potrzeby. W tym przypadku zakres danych zawartych w dowodzie jest zbyt szeroki, bo znajdują się w nim nie tylko imię, nazwisko czy numer dowodu, ale również wzrost, wizerunek biometryczny- tłumaczy Maciej Kawecki, dyrektor departamentu zarządzania danymi w Ministerstwie Cyfryzacji. Przypomina, że skan dowodu osobistego może być wykorzystany do zaciągnięcia pożyczki, chwilówki.

Jeszcze przed wejściem w życie unijnych regulacji takie praktyki czyli kserowanie i skanowanie dowodów było niezgodne z prawem, ale w praktyce nie było za nie odczuwalnych sankcji. Po wejściu RODO to się zmieniło.

- RODO wprowadza sankcje, które zależą od skali naruszeń i praktyki, ale również zmienia świadomość. Coraz więcej osób jest bardziej wyczulonych na sytuacje, w których ktoś prosi o skan paszportu czy dowodu osobistego. Ostatnio publikowane badania pokazały, że 98 proc. polskich użytkowników internetu wie co to jest RODO, a ponad 40 proc. zadeklarowało, że zna jego szczegółowe regulacje.

To nie oznacza, że właściciel wypożyczalni nie ma prawa zażądać od nas danych, tyle tylko, że nie w formie kopiowania dokumentu.

Dowód osobisty jest dokumentem, który służy do naszej identyfikacji. Ktoś kto wypożycza nam sprzęt czyli powierza czasowo nam swoje mienie, ma prawo się zabezpieczyć na wypadek jego zniszczenia, bo w takiej sytuacji może dochodzić od nas roszczeń.

- W tego typu sytuacjach niezależnie od tego czy chodzi o wynajem sprzętu sportowego czy wynajem pokoju, ich właściciel ma prawo pozyskać dane z dowodu czyli imię nazwisko czy numer dowodu i adres, ale poprzez okazanie dokumentu i spisanie tych danych- tłumaczy Kawecki.

Jeśli zdarzać się będą sytuacje, w których pracownik wypożyczalni będzie się upierał przy skopiowaniu dowodu można go pouczyć, że jest to nielegalne i przywołać konkretny przepis.

Chodzi o tzw. zasadę minimalizacji danych zawartą w Art. 5 rozporządzenia RODO, który mówi, że przetwarzane mogą być dane osobowe wyłącznie w zakresie koniecznym do realizacji określonego celu i zgodnie z tym przepisem skan dowodu nie jest potrzebny nikomu do tego żeby wypożyczyć sprzęt.

Jeśli to nie pomoże można złożyć skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

- Od 25 maja 2018 roku do tej pory do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęło sześć skarg dotyczących kserowania dowodów osobistych. Dotyczą one m.in. kserowania dowodów na lodowisku pod zastaw wypożyczenia sprzętu sportowego - podało Interii biuro prasowe UODO.

Obecnie UODO nie prowadzi kontroli związanych z kserowaniem dokumentów tożsamości. Zastrzega jednak, że nie można ich wykluczyć, gdyż Urząd przeprowadza nie tylko kontrole planowane, ale i doraźnie, które mogą być podejmowane m.in. w związku ze zgłaszanymi skargami.

Urząd zaznacza, że od dawna wskazuje przy tym, że praktyka ta stosowana przez różne podmioty - ze względu na związane z tym zagrożenia, m.in. kradzieży tożsamości - powinna zostać wyeliminowana.

- Firmy, z którymi zawieramy umowy, mają prawo zażądać wglądu do dokumentu tożsamości, aby potwierdzić dane osoby zawierającej umowę, ale jego kopiowanie nie jest, według mnie, niczym uzasadnione. Bezpieczniejszym rozwiązaniem, ku któremu osobiście się skłaniam, byłoby zastosowanie innej techniki gromadzenia danych, jak chociażby sporządzanie poświadczonego przez klienta wypisu z dowodu osobistego - wskazuje dr Edyta Bielak-Jomaa, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Przypomina, że w przypadkach, w których kopiowanie dokumentów potwierdzających tożsamość prowadzi do pozyskiwania danych wykraczających poza zakres dopuszczalny szczególnymi przepisami prawa, na podstawie których działają dane podmioty, albo gdy takie przetwarzanie danych jest nieadekwatne, niezgodne z celem przetwarzania danych, organ ds. ochrony danych osobowych zakazuje im tego typu praktyki.

W przypadku, gdy dana osoba uważa, że jej dane są przetwarzane bez podstawy prawnej, może żądać od administratora ich usunięcia (art. 17 RODO). Gdy żądanie to nie zostanie spełnione, ma prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO, w której należy też wskazać oczekiwania wobec organu ds. ochrony danych osobowych (np. wydanie decyzji nakazującej usunięcie danych).

- Co się zaś tyczy kar, to należy podkreślić, że przewidziane w RODO kary finansowe to tylko jeden z instrumentów oddziaływania, jakimi dysponuje Prezes UODO, by zapewnić przestrzeganie nowego prawa. RODO zawiera bowiem całą gamę różnych rozwiązań, które służą wzmocnieniu ochrony danych osobowych obywateli. W przypadku stwierdzenia naruszenia przepisów może być bowiem m.in. wydane ostrzeżenie, udzielone upomnienie czy wydany nakaz dostosowania określonych działań do obowiązujących przepisów - podaje Urząd.

"Kary pieniężne mają być nie tylko skuteczne i odstraszające, ale i proporcjonalne. Dlatego przy ich wymierzaniu Prezes UODO musi brać pod uwagę aż 11 różnych czynników, o których mowa w art. 83 RODO. Istotne będą więc m.in.: charakter, waga i czas trwania naruszenia, to czy miało ono charakter umyślny, czy też nie, warunki, w jakich do niego doszło, liczba poszkodowanych osób, rozmiar poniesionej przez nie szkody, czy jest to pierwsze naruszenie, czy kolejne, stopień współpracy z organem ds. ochrony danych" - tłumaczy UODO w odpowiedzi na pytania Interii.

Monika Krześniak-Sajewicz