Te rachunki musisz trzymać w domu 3 lata od ich opłacenia. Ich brak może słono kosztować
Większość z nas zachowuje rachunki za sprzęty elektronicznie, meble czy ubrania na wypadek zwrotu, reklamacji i gwarancji. Często jednak zapominamy o tym, żeby przechowywać rachunki za media, które w niektórych sytuacjach mogą uratować nas przed niepotrzebnymi kosztami i problemami. Jakie rachunki i dokumenty powinniśmy przechowywać?
Niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że rachunki za media, w tym za prąd, gaz czy wodę, podlegają określonemu obowiązkowi przechowywania. Oznacza to więc, że po opłaceniu faktury nie powinniśmy jej wyrzucać - w rzeczywistości mamy obowiązek zachować ją jeszcze przez kilka lat.
Zgodnie z aktualnymi przepisami tzw. świadczenia okresowe, czyli np. rachunki za prąd i gaz, przedawniają się po 3 latach od terminu płatności. W związku z tym przez okres 3 lat dostawca prądu czy gazu może jeszcze dochodzić od nas zapłaty, np. jeśli uzna, że faktura została opłacona błędnie lub nie została opłacona w całości. W tym okresie również my, jako konsumenci, mamy prawo złożyć reklamację lub dochodzić zwrotu nadpłaty.
Z tego powodu zaleca się, aby rachunki za prąd i gaz oraz inne media były przechowywane przez okres 3 lat od dnia zapłaty. Po upływie tego okresu roszczenie ulega przedawnieniu, a więc możemy wtedy zniszczyć rachunki i je wyrzucić.
Warto pamiętać, że są też takie dokumenty, które musimy przechowywać znacznie dłużej niż 3 lata. Dotyczy to przede wszystkim rocznych zeznań PIT oraz dokumentów, które stanowiły podstawę do rozliczenia podatku, tj. zaświadczenia o dochodach, ulgach czy darowiznach.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami dokumenty podatkowe należy przechowywać co najmniej 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to, że rozliczenie PIT za 2024 r., które złożymy w 2025 r., musimy zachować aż do końca 2030 r. W tym czasie bowiem urząd skarbowy ma prawo przeprowadzić kontrolę i zażądać wglądu do naszych dokumentów.
Ponadto obowiązek ten dotyczy także osób, które dokonują elektronicznego rozliczenia PIT. W takim przypadku powinny one przechowywać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które stanowi jedyne potwierdzenie skutecznego złożenia deklaracji.
Stare rachunki za media przechowujemy głównie w celach dowodowych. Mogą okazać się potrzebne gdy:
- otrzymamy błędne wezwanie do zapłaty - rachunek będzie potwierdzeniem, że opłata została uregulowana,
- po stronie dostawcy prądu lub gazu pojawiają się niejasności - wówczas dzięki rachunkom będziemy mogli udowodnić, że płatność została dokonana w terminie,
- chcemy złożyć reklamację lub wniosek o zwrot nadpłaty, np. gdy dostawca błędnie naliczył opłaty za poprzednie okresy.
Dokumenty podatkowe z kolei powinniśmy zachować przez okres 5 lat na wypadek:
- kontroli skarbowej - urząd skarbowy ma prawo żądać od nas dokumentów potwierdzających rozliczenia nawet kilka lat po złożeniu zeznania PIT,
- potrzeby skorygowania zeznania podatkowego lub wyjaśnienia nieprawidłowości,
- konieczności udowodnienia dochodu lub kosztów, np. przy ubieganiu się o kredyt.
WB
