- Choć w grudniu 2019 roku i na początku stycznia tego roku do UODO docierały sygnały o tym, że pracownicy wypożyczalni sprzętu narciarskiego żądają pozostawiania dokumentów tożsamości w zastaw lub chcą je kserować, to jak dotąd nie wpłynęły skargi na takie praktyki. Takich skarg nie było również na przedsiębiorców prowadzących pensjonaty - odpowiada Urząd Ochrony Danych Osobowych.
Jak podkreśla, świadomość przedsiębiorców w tym zakresie jest coraz większa, a coraz skuteczniejsze są też szeroko publikowane komunikaty przed sezonem wyjazdowym.
Według Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych praktyka kopiowania dowodów osobistych i innych dokumentów potwierdzających tożsamość, stosowana przez różne podmioty - ze względu na związane z tym zagrożenia, m.in. kradzieży tożsamości - powinna zostać wyeliminowana.
- Takie postępowanie z reguły prowadzi do pozyskania danych w zakresie szerszym niż ten, do przetwarzania którego poszczególne podmioty uprawnione są na podstawie przepisów prawa regulujących ich działalność- tłumaczy Urząd.
W przypadkach, w których kopiowanie dokumentów potwierdzających tożsamość prowadzi do pozyskiwania danych wykraczających poza zakres dopuszczalny przepisami prawa, na podstawie których działają dane podmioty, albo gdy takie przetwarzanie danych jest nieadekwatne, niezgodne z celem przetwarzania danych, organ ds. ochrony danych osobowych zakazuje tego typu praktyki.
Urząd Ochrony Danych Osobowych radzi, by w sytuacji, gdy konkretny podmiot, z którym zamierzamy zawrzeć umowę (np. wypożyczenia sprzętu) ma zamiar skopiować dokument potwierdzający naszą tożsamość, pytać, na jakiej podstawie prawnej będzie przetwarzał dane osobowe w nim zawarte. Powinniśmy zwrócić mu uwagę, że takie działanie jest niezasadne i zaproponować inne rozwiązanie, jak np. pozostawienie kaucji będącej gwarancją zwrócenia wypożyczonej rzeczy bądź spisanie niezbędnych danych, czy zamazanie tych danych, które wykraczają poza dopuszczalny zakres. Taki przedsiębiorca może również zastosować specjalną nakładkę, która zasłoni część danych, by nie dochodziło do ich przetwarzania w zbyt szerokim zakresie. Można także zrezygnować z usługi, jeśli dojdziemy do wniosku, że bezpieczeństwo naszych danych osobowych jest dla nas ważniejsze, niż potrzeba skorzystania z oferty konkretnej firmy.
Na potrzeby ewentualnego dochodzenia roszczeń wystarczające wydaje się pozyskanie jedynie takich danych, jak np. imię i nazwisko, PESEL - podkreśla UODO.
Warto przy tym zaznaczyć, że nawet te dane nie powinny być przechowywane dłużej, niż to niezbędne dla osiągnięcia celu, w którym zostały zebrane. Zatem jeśli zwracamy wypożyczoną rzecz w stanie nienaruszonym, to nasze dane powinny zostać usunięte.
Monika Krześniak-Sajewicz
